Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Un flujo de control de tiempo para consultoría que respalda la facturación tiene cuatro etapas: abrir un código para cada encargo antes de empezar el trabajo, registrar el tiempo a diario con frases que el cliente pueda leer, revisar un borrador de factura antes de cada factura y conciliar cada mes las horas facturadas, corregidas a la baja y sin facturar. Una hoja de cálculo puede llevar las cuatro.
La consultoría es más difícil de facturar que la mayoría del trabajo por horas, porque el cliente lee el detalle. Un director financiero que ve «Investigación, 6 horas» preguntará qué se investigó, y un consultor sin un registro mejor solo puede adivinar o rebajar la línea.
¿Qué debe registrar un consultor en cada bloque de tiempo?
La entrada de tiempo de un consultor necesita la fecha, la persona, el código del encargo, la fase, las horas, un indicador de facturable y una frase legible que diga qué se hizo.
| Campo | Ejemplo | Por qué lo necesita la facturación |
|---|---|---|
| Fecha | 14 de abril | Permite al cliente relacionar la entrada con una reunión o un entregable |
| Persona | Consultor sénior | Fija la tarifa |
| Encargo y fase | NORD-2026-01, Descubrimiento | Pone las horas en la factura y el presupuesto correctos |
| Horas | 3,5 | En el incremento de facturación que indica tu carta de encargo |
| Facturable | Sí | Mantiene visible el tiempo interno sin cobrarlo |
| Descripción | Ver abajo | La parte que el cliente cuestionará |
¿Cómo debes preparar un encargo de consultoría antes de registrar tiempo?
Prepara un encargo de consultoría copiando sus condiciones de facturación de la carta de encargo en una sola hoja antes de registrar la primera hora. La base de facturación decide para qué sirve el registro de tiempo.
| Base de facturación | Qué hace el registro de tiempo | A qué prestar atención |
|---|---|---|
| Tiempo y materiales | Es la prueba detrás de cada factura | La calidad de las descripciones |
| Tiempo y materiales con tope | Prueba, más un aviso temprano | Horas que quedan hasta el tope. Avisa al cliente antes de llegar a él |
| Tarifa fija | Solo interno. El cliente no lo ve | Presupuesto frente a horas reales, fase por fase |
| Iguala | Muestra lo que compró la tarifa del mes | La bolsa de horas y las condiciones de traspaso |
Si aún estás eligiendo entre estas, la guía de facturación por horas e iguala para consultores las compara.
Da a cada encargo su propio código con un sistema de numeración de proyectos, y crea solo las fases de las que de verdad informarías. Anota la tarifa de cada categoría, el día de facturación y si el tiempo de desplazamiento es cobrable. Cuando llegue una consulta seis meses después, esta hoja te ahorra volver a leer la carta.
¿Cómo se escriben entradas de tiempo que un cliente no cuestionará?
Escribe cada entrada de tiempo como lo que hiciste, sobre qué y para qué. Una frase basta.
| Entrada vaga | Entrada que un cliente puede aprobar |
|---|---|
| Investigación | Comparadas tres candidaturas de ERP con los requisitos acordados el 3 de abril |
| Reunión | Reunión del comité de seguimiento: acordados el orden de despliegue y dos riesgos abiertos |
| Trabajo en el informe | Redactados los apartados 2 y 3 del informe de opciones para la revisión del jueves |
| Administración | No la factures. Regístrala en un código interno |
Dos hábitos importan más que la redacción. Registra el mismo día, porque una entrada escrita una semana después se convierte en «Investigación». Y mantén una tarea por entrada: varias tareas reunidas en un solo total es lo que se conoce como facturación en bloque, y el cliente no puede ver lo que costó cada tarea. Las directrices de facturación de algunas grandes empresas clientes la rechazan de plano.
¿Qué es una revisión previa a la factura y qué se comprueba?
Una revisión previa a la factura es una comprobación del borrador: todas las entradas sin facturar de un encargo, leídas por la persona responsable del cliente antes de que salga la factura. Detecta errores mientras aún es gratis corregirlos, ya que una factura emitida solo se puede corregir con otro documento.
- Código: ¿está cada entrada en el encargo y la fase correctos?
- Descripción: ¿te sentirías cómodo leyéndola en voz alta al cliente?
- Duplicación: si dos personas asistieron a una reunión, ¿permite la carta que cobren las dos?
- Trabajo repetido: el tiempo causado por un error tuyo se descuenta.
- Tope: ¿se mantiene el total acumulado dentro de él?
- Alcance adicional: ¿hay aprobación por escrito para todo lo que quede fuera de la carta?
Todo lo que decidas no cobrar es una corrección a la baja. Regístrala con un motivo en lugar de borrar la entrada, o perderás la noción de cuánto trabajo regalas.
Un ejemplo resuelto: un mes, del registro de tiempo a la factura
Este es un ejemplo inventado. Una consultora de dos personas factura a su consultor sénior a 140 € la hora y a su analista a 85 €, y esta es la revisión previa a la factura de abril del encargo NORD-2026-01.
| Persona | Trabajo | Registradas | Corregidas a la baja | Facturadas | Tarifa | Base |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sénior | Talleres de descubrimiento | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1.960 € |
| Sénior | Informe del comité | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1.120 € |
| Analista | Mapa de procesos | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2.635 € |
| Analista | Depuración de datos, rehecha por un error nuestro | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Total | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5.715 € |
Ahora concilia. Las 60,5 horas registradas son iguales a 53,0 facturadas más 7,5 corregidas a la baja, sin que sobre nada. Si un mes no cierra a cero, el resto es trabajo sin facturar, y pertenece a un informe de trabajo en curso (WIP).
A tarifas estándar, el mes valía 6.435 €: 23,5 horas sénior y 37 horas de analista. La factura es de 5.715 €, así que se regalaron 720 € y facturaste el 88,8 % del valor estándar. Un mes así significa poco. Un año así con un mismo cliente es una conversación sobre precios.
La línea de la factura puede ser entonces así de corta, con la lista entrada por entrada adjunta si la carta lo promete:
Mapa de procesos, fase de descubrimiento, NORD-2026-01, del 1 al 30 de abril: 31,0 horas a 85,00 €
La guía de convertir horas facturables en una factura explica cuánto detalle mostrar en la propia factura.
Cómo llevar un encargo de consultoría en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Por ahora, el registro diario y la revisión previa a la factura van en una hoja de cálculo o en una herramienta de tiempo aparte. ERPFlow tampoco tiene aprobaciones de tiempo ni informes de tiempo por persona, y un proyecto no tiene tarifas, topes ni presupuestos.
ERPFlow cubre el resto del papeleo de un negocio de consultoría:
- La propuesta: redáctala como un presupuesto con líneas y usa Convertir en factura cuando llegue el momento de facturar. Los dos documentos quedan vinculados. Los clientes no pueden aceptar en línea, así que marcas tú el presupuesto como aceptado.
- El encargo: un proyecto es un tablero vinculado al cliente, con tarjetas que llevan responsables, fechas límite, archivos, comentarios y el tiempo dedicado escrito en horas y minutos. Esos tiempos se suman por proyecto y por cliente. Cada tarjeta guarda una sola cifra, sin fecha, y no se convierte en líneas de factura.
- Las tarifas: crea un servicio por categoría, con la unidad en horas y el precio por hora. En la factura, elige el servicio y escribe la cantidad de tu registro. Una línea puede llevar un descuento en % y la orden de compra del cliente va en Número de pedido.