Extracto de cuenta: un ejemplo resuelto para facturar a clientes

Un extracto de cuenta es un resumen fechado de lo que se ha facturado a un cliente, lo que ha pagado y lo que aún debe. No añade ningún cargo nuevo. Envía uno cada mes a los clientes con varias facturas abiertas, o siempre que tus registros y los suyos parezcan discrepar.

¿Qué incluye un extracto de cuenta?

Un extracto de cuenta incluye tus datos, los del cliente, la fecha del extracto, cada factura y cada pago del periodo y el saldo final. La mayoría muestra también cuánto de ese saldo está vencido. La lista:

• Las palabras «Extracto de cuenta», para que nadie lo confunda con una factura
• El nombre de tu negocio y tus datos de contacto, y el nombre del cliente
• La fecha del extracto y el periodo que cubre
• El saldo inicial, si usas el formato de saldo arrastrado
• Cada factura con su número, fecha, vencimiento e importe
• Cada pago con su fecha e importe
• El saldo final, IVA incluido
• Un resumen por antigüedad de ese saldo
• Cómo pagar y a quién preguntar si algo parece erróneo

Un extracto de cuenta resuelto

Este es un extracto de cuenta completo de un cliente inventado de un estudio inventado, con fecha 31 de octubre de 2026. Todas las facturas son a 14 días y todas las cifras incluyen IVA.

Debajo va el resumen por antigüedad:

Los 1.000 € son lo que queda de INV-2026-0088, que venció el 16 de septiembre y lleva 45 días vencida a 31 de octubre. Los 2.280 € son las dos facturas más recientes, ninguna de ellas vencida todavía.

Para comprobarlo antes de enviarlo: saldo inicial + facturado − pagado = saldo final. Es decir, 1.800 € + 4.680 € − 3.200 € = 3.280 €.

¿Partidas abiertas o saldo arrastrado: qué formato conviene usar?

Un extracto de partidas abiertas lista solo lo impagado, mientras que un extracto de saldo arrastrado muestra toda la actividad del periodo. El ejemplo de arriba es de saldo arrastrado. La misma situación en partidas abiertas se ve así:

¿En qué se diferencia un extracto de cuenta de una factura o de un recordatorio?

Un extracto de cuenta se diferencia de una factura y de un recordatorio en que abarca toda la relación, mientras que cada uno de ellos abarca un solo documento.

Un extracto no sustituye a las facturas a efectos del IVA. Los datos que la Directiva del IVA de la UE exige en una factura, recogidos en el artículo 226, no están en él, y el gestor del cliente seguirá queriendo las propias facturas. Si una factura es errónea, un extracto no puede corregirla, y la solución es una factura rectificativa.

¿Cuándo enviar un extracto de cuenta y qué decir?

Envía un extracto de cuenta cada mes a los clientes que reciben varias facturas, justo después de tus comprobaciones de fin de mes. También conviene enviar uno antes de un cierre de ejercicio o antes de una conversación difícil sobre dinero, para que los dos partáis de lo mismo. Mantén breve la nota:

Te adjunto tu extracto a 31 de octubre de 2026. El saldo es de 3.280,00 €, de los cuales 1.000,00 € están vencidos: es el resto de la factura INV-2026-0088, con vencimiento el 16 de septiembre. Dime, por favor, si algo de esto no coincide con tus registros y, si puedes, cuándo podemos esperar el importe vencido.

Envíalo a quien paga tus facturas. Es posible que tu contacto del día a día nunca vea su sistema contable.

¿Y si las cifras del cliente no coinciden?

Si las cifras de un cliente no coinciden con tu extracto de cuenta, pídele su lista de lo que cree que está abierto y repasad las dos juntas. Casi siempre es una de estas:

Arregla primero lo que haya de tu lado. La misma lista de comprobaciones aparece en la guía de conciliación de facturas, que merece la pena hacer antes de enviar ningún extracto. Un extracto que resulta ser erróneo te cuesta más credibilidad que no enviar ninguno.

Montar un extracto de cuenta desde ERPFlow

ERPFlow no tiene un documento de extracto de cuenta y no envía extractos. Lo montas tú en una hoja de cálculo o un documento, a partir de lo que muestra la ficha del cliente.

• La pestaña Facturas de un cliente lista sus facturas.
• La pestaña Analíticas muestra su importe pendiente y sus facturas por estado. Sus cifras van sin impuestos, con el impuesto debajo, en tu moneda base, así que suma ambos antes de compararlos con un extracto que incluya IVA.
• La tarjeta Pagos de cada factura lista lo recibido y cuándo.
• La exportación CSV de facturas da una fila por línea de factura, con el cliente, el número, las fechas, el estado y los importes de las líneas, para todos los clientes. No incluye los pagos, así que estos salen de cada factura.

Para una factura vencida, Enviar recordatorio de pago envía por correo esa factura con su PDF, los días de retraso y el importe pendiente. Funciona factura a factura y solo con facturas ya vencidas, así que no sustituye a un extracto de toda la cuenta.