Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para controlar las horas facturables, anota cada bloque de trabajo para un cliente el mismo día en que lo haces: la fecha, el cliente, el trabajo, lo que hiciste y los minutos que te llevó. Márcalo como facturable o no, guarda todo en un único registro y cierra ese registro un día fijo de cada semana, mientras los detalles siguen frescos.
¿Qué cuenta como una hora facturable?
Una hora facturable es tiempo que puedes cobrar a un cliente según el acuerdo que tienes con él. Normalmente eso es el trabajo en sí, más las llamadas, los correos y la investigación que necesitó el encargo. Presupuestar trabajo nuevo, perseguir facturas y corregir tus propios errores normalmente no cuentan.
Lo decide el acuerdo, así que la misma tarea puede ser facturable para un cliente y no para otro. Las zonas grises están en la guía de horas facturables y no facturables.
¿Qué debe anotar un registro de horas?
Un registro de horas necesita el detalle suficiente para construir una factura y para responder a la pregunta de un cliente seis semanas después. Estas columnas sirven en una hoja de cálculo o en cualquier herramienta:
| Columna | Ejemplo | Por qué está |
|---|---|---|
| Fecha | 9 de marzo de 2026 | La factura indica el período, y toda consulta empieza con «¿cuándo?» |
| Persona | AK | Las tarifas difieren entre personas |
| Cliente | Cliente A | Quién paga |
| Trabajo | Revisión de existencias | Separa dos trabajos de un mismo cliente |
| Tarea realizada | Llamada con la responsable financiera sobre desviaciones | El cliente puede leerlo |
| Minutos | 18 | La cifra en bruto, antes de cualquier redondeo |
| Horas | 0,30 | Lo que multiplica la factura |
| Facturable | Sí | No todas las horas de cliente se cobran |
| N.º de factura | INV-2026-0042 | Evita facturar dos veces las mismas horas |
La última columna es la que la gente se salta. Rellénala el día en que facturas y podrás filtrar el registro por «facturable, aún sin facturar» cada mes sin pensarlo.
Escribe la descripción como si el cliente fuera a leerla, porque algún día lo hará. «Llamada con la responsable financiera sobre desviaciones» aguanta una consulta. «Administración» no.
¿Qué forma de registrar el tiempo es la más precisa?
Anotar la hora al terminar cada tarea es el método más preciso para la mayoría de las personas, y reconstruir una semana de memoria es el menos preciso.
| Método | Funciona bien para | Punto débil |
|---|---|---|
| Cronómetro en marcha | Largos ratos de trabajo de mesa en un mismo encargo | Olvidas pararlo y las interrupciones breves se pierden |
| Anotar al terminar | La mayoría de las personas, la mayoría de los días | Requiere un hábito |
| Entrada al final del día a partir del calendario, el correo enviado y el registro de llamadas | Días llenos de tareas pequeñas | Las llamadas rápidas desaparecen |
| Entrada al final de la semana de memoria | Nada, si puedes evitarlo | Estás adivinando, y las entradas lo parecen |
No necesitas software para ninguno de estos salvo el primero. Una libreta y una hoja de cálculo bastan.
Una rutina semanal que mantiene el registro honesto
- Al terminar una tarea, anota los minutos y unas palabras sobre ella.
- Al final de cada día, revisa tu calendario, el correo enviado y el historial de llamadas por si se te ha pasado algo.
- El viernes, rellena los huecos y compara las horas registradas con las que trabajaste. Si trabajaste 40 y registraste 31, ve a buscar las otras nueve.
- A fin de mes, suma por cliente y por trabajo, y luego convierte las horas en una factura.
Si varias personas registran tiempo, un formato semanal compartido ahorra mucho tiempo de perseguir datos: consulta la plantilla de hoja de horas del equipo. Para sumar las horas de cada trabajo, consulta cómo controlar las horas facturables por proyecto.
Un ejemplo resuelto: un día en el registro
Este es un ejemplo inventado. Una consultora que cobra 90 € la hora registra este lunes:
| Cliente | Trabajo | Tarea realizada | Minutos | Horas | Facturable |
|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A | Revisión de existencias | Visita a las instalaciones, comprobación de las hojas de recuento | 150 | 2,50 | Sí |
| Cliente A | Revisión de existencias | Llamada con la responsable financiera sobre desviaciones | 18 | 0,30 | Sí |
| Cliente B | Mapa de procesos | Borrador del flujo de admisión | 72 | 1,20 | Sí |
| Cliente B | Mapa de procesos | Retoque del borrador por un error nuestro | 30 | 0,50 | No |
| Empresa propia | Ventas | Redacción de un presupuesto para una consulta nueva | 45 | 0,75 | No |
| Total | 315 | 5,25 |
El tiempo facturable es 150 + 18 + 72 = 240 minutos, es decir, 4,00 horas. A 90 € son 360 € por el día. Los otros 75 minutos no generan ingresos, pero conviene verlos: el trabajo repetido y los presupuestos se llevaron casi una cuarta parte del día registrado.
En una hoja de cálculo, con los minutos en la columna D, la columna de horas es =ROUND(D2/60,2).
Por qué 1,30 no es una hora y media
Escribir la hora del reloj como si fuera un decimal es el desliz aritmético más común en un registro de horas. Una hora y treinta minutos son 1,5 horas, no 1,30. A 90 € la hora, 1,30 factura 117,00 € y 1,5 factura 135,00 €, así que esa sola entrada pierde 18,00 €.
Tener una columna de minutos lo evita. También mantiene el redondeo fuera del registro. Redondea una sola vez, al preparar la factura, con el incremento de facturación de tu acuerdo.
Los errores que hacen perder horas facturables
- Ignorar todo lo que dure menos de diez minutos. Doce llamadas de cinco minutos son una hora.
- Entradas vagas. «Cliente A, varios, 3 horas» se cuestiona, y las horas cuestionadas acaban a menudo descontadas.
- Registrar solo los trabajos por horas. El trabajo a tarifa fija también necesita registro, o no podrás saber si la tarifa compensó. Consulta horas presupuestadas frente a horas reales.
- Borrar las horas que no vas a facturar. Márcalas como no facturables, para que el registro muestre lo que el trabajo costó de verdad.
Cómo controlar las horas facturables en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas, y el tiempo registrado en una tarjeta no se convierte en líneas de factura. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente.
Lo que existe ahora es un campo Tiempo dedicado en cada tarjeta de Proyectos, en horas y minutos. Los totales se suman por proyecto y por cliente. Eso te da una cifra acumulada de cada trabajo, sin indicador de facturable, sin fecha asociada al tiempo y sin desglose por persona. Si facturas por horas, lleva el registro detallado de arriba en una hoja de cálculo y usa los totales de las tarjetas como comprobación. La guía de cómo registrar tiempo como miembro del equipo muestra cómo se comporta el campo.
Para facturar las horas, añade una línea a una factura y escríbelas como cantidad, normalmente a partir de un servicio que contenga tu precio por hora.