Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para controlar las horas facturables por proyecto, dale a cada proyecto su propio código antes de empezar a trabajar, haz que cada registro de tiempo nombre un solo proyecto, anota la fecha, la persona, la tarea y las horas, y marca cada registro como facturado cuando llegue a una factura. Los totales por proyecto muestran entonces lo que se ha trabajado, facturado y dejado sin facturar.
Las reglas generales para registrar horas están en cómo controlar las horas facturables. Esta guía explica qué cambia cuando el proyecto es la unidad que analizas.
¿Por qué controlar las horas facturables por proyecto y no por cliente?
Controlar las horas facturables por proyecto importa porque un mismo cliente puede tener varios trabajos con condiciones distintas, y un total por cliente esconde cómo va cada uno. Este es un ejemplo inventado: un cliente tiene un proyecto web de tarifa fija con un presupuesto de 40 horas y un acuerdo de soporte facturado por horas. En un mes registras 60 horas para ese cliente.
Por cliente, 60 horas parece un buen mes. Por proyecto, son 52 horas en la web, que son 12 más que un presupuesto que nadie va a pagar, y solo 8 horas que puedes facturar. Esas dos situaciones piden conversaciones distintas, y un total por cliente no provoca ninguna.
¿Cómo se configura un proyecto para controlar el tiempo?
Configura un proyecto para controlar el tiempo escribiendo una ficha corta antes de que nadie registre una hora. Esto es todo lo que necesita una empresa pequeña:
| Campo | Ejemplo | Qué decide |
|---|---|---|
| Código | P-105 | Lo que la gente escribe en cada registro. Mira la numeración de proyectos |
| Cliente | Alder Foods | En qué factura va |
| Base de facturación | Horas y materiales, con tope | Si las horas se facturan o solo se miden |
| Tarifa | 110 € la hora | Cuánto vale cada hora facturada |
| Presupuesto de horas | 80 | El aviso temprano |
| Estado | Abierto | Cuando dice Cerrado, nadie debería registrar en él |
El estado hace más de lo que parece. Sin él, la gente sigue registrando en el último proyecto que recuerda, y las horas acaban en un trabajo que se facturó y se cerró en junio.
¿Qué lleva un registro de tiempo de proyecto?
Un registro de tiempo de proyecto necesita la fecha, la persona, el código del proyecto, la tarea, las horas, una marca de facturable y, más adelante, el número de factura. Dos reglas lo mantienen honesto:
- Un registro, un proyecto. Si un día abarcó tres proyectos, son tres registros.
- Sin código, sin adivinar. El trabajo que no pertenece a ningún proyecto va a un código interno, nunca al proyecto abierto más cercano.
Guarda también el tiempo de proyecto no facturable, como el retrabajo o una revisión interna, marcado como tal. No puedes cobrarlo, pero forma parte de lo que costó el trabajo. Las reglas de esa marca están en horas facturables y no facturables.
¿Cómo ves las horas facturadas y sin facturar por proyecto?
Para ver las horas facturadas y sin facturar por proyecto, lleva una tabla continua, con una fila por proyecto, reconstruida cada mes a partir de tus registros de tiempo. En esta tabla inventada, cada fila debe cumplir una suma: lo trabajado es igual a lo facturado más lo corregido a la baja más lo no facturado.
| Proyecto | Tarifa | Presupuesto de horas | Trabajadas | Facturadas | Corregidas a la baja | Sin facturar | Presupuesto restante |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 Auditoría | 90 € | 60 | 52,5 | 40,0 | 1,5 | 11,0 | 7,5 |
| P-105 Rediseño de marca | 110 € | 80 | 78,0 | 64,0 | 0 | 14,0 | 2,0 |
| P-106 Soporte | 75 € | ninguno | 17,25 | 17,25 | 0 | 0 | n/d |
Cada columna te dice que hagas algo:
- Sin facturar: P-104 tiene 990 € de trabajo esperando factura (11 horas a 90 €) y P-105 tiene 1.540 € (14 a 110 €). Son 2.530 € de trabajo hecho que no has pedido. Si lo llevas en tu contabilidad, corresponde a un informe de trabajo en curso.
- Presupuesto restante: P-105 ha usado el 97,5 % de sus horas. Si tiene tope, avisa al cliente antes de llegar a 80 y acuerda cualquier extra antes.
- Corregidas a la baja: P-104 regaló 1,5 horas. En un proyecto no es nada. El mismo motivo repetido en diez proyectos significa que tus estimaciones necesitan trabajo, como explica corrección a la baja o pérdida por incobrable.
En un proyecto de tarifa fija la columna Facturadas no se aplica, porque la factura cobra la tarifa o una fase de ella. Conserva Trabajadas y Presupuesto restante, y usa la guía para comparar el presupuesto con las horas reales.
¿Cómo evitas que las horas de un proyecto se facturen dos veces o se olviden?
Evita que las horas de un proyecto se facturen dos veces o se olviden escribiendo el número de factura en cada registro cuando se factura, y haciendo la suma anterior antes de cada ronda de facturación. Un registro con número ya se ha facturado. Uno sin número no, y seguirá ahí el mes que viene.
Corrige los errores según lo lejos que hayan llegado. Antes de facturar, reasigna el registro al proyecto correcto. Después de facturar, deja el registro como está y corrige la factura como corresponde, con una factura rectificativa o una factura corregida, porque el registro de tiempo debe seguir coincidiendo con lo que enviaste.
Controlar las horas por proyecto en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Tampoco tiene tarifas ni presupuestos de proyecto, ni informes de tiempo por persona, ni una marca de facturado en las horas, así que la tabla anterior se queda en tu hoja de cálculo.
Lo que ERPFlow sí hace hoy es guardar horas en un proyecto. Cómo funcionan los proyectos lo recorre entero:
- El proyecto: un proyecto es un tablero con las columnas que tú nombras. Vincúlalo a un cliente y aparece en la ficha de ese cliente.
- Las horas: cada tarjeta tiene un campo de tiempo dedicado, que se escribe en horas y minutos. La lista de proyectos suma las tarjetas y el tiempo dedicado de cada proyecto, incluidas las tarjetas archivadas, y la pestaña Proyectos del cliente los suma entre tableros.
- Los límites: una tarjeta guarda una sola cifra, sin fecha y sin desglose por persona, así que usa una tarjeta por tarea o por periodo de facturación.
- Separar lo facturado de lo pendiente: añade columnas como «Por facturar» y «Facturado» y mueve las tarjetas. El tablero no suma una columna, pero la exportación CSV da el proyecto, la columna y el tiempo dedicado en minutos de cada tarjeta, que una hoja de cálculo puede sumar.
- Facturarlo: el tiempo de las tarjetas no se convierte en líneas de factura. Lee el total y, en la factura, elige un servicio con tu precio por hora y escribe las horas como cantidad. Puedes vincular la factura al proyecto en Documentos vinculados.
Los proyectos ilimitados están en todos los planes, aunque el plan gratuito limita las tarjetas a 10 en total, incluidas las archivadas.