Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Numera las facturas en una única serie que solo suba, no reutilices nunca un número y asígnalo en el momento de emitir la factura. Un formato como INV-2026-0042, con prefijo, año y contador, sirve casi en todas partes. Las normas del IVA de la UE y del Reino Unido exigen un número secuencial que identifique de forma única cada factura.
¿Qué dicen realmente las normas sobre los números de factura?
Las normas sobre los números de factura piden menos de lo que mucha gente supone. El artículo 226, punto 2, de la Directiva del IVA de la UE exige «un número secuencial, basado en una o varias series, que identifique la factura de forma única». La guía del IVA de HMRC usa casi las mismas palabras en el apartado 16.3.1. Si no estás registrado en el IVA, GOV.UK sigue pidiendo un número de identificación único.
Ningún texto fija un formato ni un punto de partida, ni dice nada de letras o del año. «Una o varias series» significa que, en principio, se admiten series separadas.
Si «secuencial» significa también «sin huecos» depende de dónde estés. La doctrina fiscal de Francia pide un número basado en una secuencia cronológica y continua y solo admite series separadas cuando la forma de operar lo justifica. En Alemania, un tribunal fiscal declaró en 2017 que los huecos por sí solos no facultaban a la Hacienda para estimar ingresos adicionales. Aplica el estándar más estricto: sin huecos y, si aparece uno, un motivo por escrito.
¿Qué formato de número de factura conviene usar?
El mejor formato de número de factura para la mayoría de las pequeñas empresas es un prefijo, el año y un contador de cuatro dígitos, porque se ordena bien, sigue siendo único de un año a otro y distingue las facturas de tus demás documentos.
| Formato | Ejemplo | Para quién | Ojo con |
|---|---|---|---|
| Contador simple | 1042 | Negocios muy pequeños | No lo reinicies nunca o repetirás números |
| Año y contador | 2026-0042 | La mayoría de los negocios | Nada en particular |
| Prefijo, año, contador | INV-2026-0042 | Quien también numera presupuestos o pedidos | Mantén estable el prefijo |
| Basado en la fecha | 20260314-01 | Unas pocas facturas al día | Un día saltado se ve igual que una factura que falta |
| Series separadas por sucursal | TLN-2026-0042 | Varias sedes que facturan por separado | Cada serie debe quedar sin cortes, y algunos países piden un motivo |
| Código de cliente y contador | ACME-007 | Nadie, en realidad | Cada cliente se convierte en su propia serie, así que no puedes demostrar que el conjunto está completo |
Los números con código de cliente son el error popular. Parecen ordenados y convierten una secuencia en docenas. Si un cliente quiere su propia referencia en la factura, ponla en un campo aparte, como el número de pedido.
¿Deben reiniciarse los números de factura cada año?
Los números de factura pueden reiniciarse cada año siempre que el año forme parte del número, de modo que INV-2026-0001 e INV-2027-0001 sigan siendo distintos. Un contador simple no puede reiniciarse, porque una segunda factura 0001 rompe la norma de que cada número identifica una sola factura.
La numeración con año también facilita contar las facturas de un ejercicio. Si tu última factura de 2026 es la INV-2026-0214, deberías poder presentar 214 documentos de ese año, anulados incluidos.
¿Qué número debe tener tu primera factura?
Tu primera factura puede llevar cualquier número, porque las normas del IVA de la UE y del Reino Unido no fijan un punto de partida. Empezar en 1001 está bien si prefieres no decirle a tu primer cliente que es el primero. Lo que importa es que la secuencia continúe desde ahí y que una nota en tus registros diga dónde empezó, para que nadie busque las facturas del 1 al 1000.
¿Qué pasa con el número cuando se anula una factura?
Una factura anulada conserva su número para siempre y la sustituta recibe el siguiente. Es la regla que más sorprende, porque arreglar el original parece más ordenado.
| Qué ocurrió | Qué hacer con el número |
|---|---|
| Borrador eliminado, nunca enviado | Nada, si los números se asignan al emitir: nunca tuvo uno |
| Enviada con un error | Consérvala, anúlala con una factura rectificativa o marcándola como anulada, y emite una factura nueva con el siguiente número |
| El cliente canceló el trato | Consérvala y anúlala del mismo modo |
| Se saltó un número | No lo rellenes después ni renumeres nada. Anota el motivo y guarda la nota |
| Dos facturas comparten número | Conserva la primera, anula la segunda y reemítela con el siguiente número |
| Has cambiado de software | Continúa desde tu último número o usa un prefijo nuevo para que los dos sistemas no choquen |
Este es un ejemplo inventado de un registro que se mantiene limpio tras una semana desordenada:
| Número | Fecha | Cliente | Base | Estado |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 de marzo | Oak Dental | 600 € | Pagada |
| INV-2026-0041 | 3 de marzo | Pine Logistics | 1.200 € | Anulada: facturada a la empresa equivocada |
| INV-2026-0042 | 3 de marzo | Fern Café | 1.200 € | Emitida: sustituye a la 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 de marzo | Oak Dental | 450 € | Pagada |
Cualquiera que lo lea puede dar cuenta de todos los números, incluido el error. Esa es toda la finalidad de la secuencia: demuestra que no se ha dejado nada fuera de tu contabilidad.
¿Cómo se comprueba si una serie de facturas tiene huecos?
Puedes comprobar si una serie de facturas tiene huecos en una hoja de cálculo en unos dos minutos. Exporta tu lista de facturas y ordénala por número, con los números en la columna A. Después:
- En B2, extrae el contador:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), y cópialo hacia abajo. - En C3, compara con la fila anterior:
=B3-B2, y cópialo hacia abajo. - Filtra la columna C por cualquier valor distinto de 1.
Un 2 es un número que falta, un 0 es un duplicado y un número negativo grande suele marcar un año nuevo. Hazlo por años y antes de entregarle nada a tu gestor, para poder explicar cada hueco mientras aún recuerdas el motivo.
Errores de numeración que cuestan tiempo más adelante
- Numerar al crear el borrador. Cada borrador abandonado deja entonces un hueco. Asigna el número al emitir.
- Reutilizar un número anulado para la factura corregida. El cliente tiene entonces dos documentos distintos con un mismo número.
- Renumerar a fin de año para cerrar huecos. Eso destruye el vínculo con lo que tiene el cliente y se ve peor que cualquier hueco.
- Compartir el contador de una hoja de cálculo. Dos personas que facturan la misma mañana producirán antes o después el mismo número.
- Compartir la serie con los presupuestos. Los presupuestos rechazados dejan huecos. Da a presupuestos y facturas series separadas.
Numeración de facturas en ERPFlow
ERPFlow numera las facturas por ti, como INV-YYYY-NNNN. Un borrador no tiene número y lo recibe al emitirse, así que borrar un borrador no deja hueco. El año sale de la fecha de emisión y el contador se reinicia cada año, por organización. Un borrador con fecha del año anterior toma el siguiente número de la serie de ese año. Una factura anulada conserva su número y su PDF lleva el sello ANULADA. La corrección, hecha con Duplicar, es un borrador nuevo que recibe un número nuevo.
Puedes cambiar el prefijo en Configuración > Información de la empresa. Afecta solo a las facturas futuras y el contador continúa. Los presupuestos y los pedidos tienen sus propios contadores, como QUO- y ORD-.
ERPFlow mantiene una serie de facturas por organización, así que no hay series separadas por sucursal ni ajuste para un número inicial personalizado. Las facturas traídas por importación CSV conservan los números del archivo y la importación no mueve el contador, así que, si importas las facturas de este año desde otro sistema, usa un prefijo distinto para las nuevas y evitar así que se repitan números.