Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Una política de hojas de horas para una empresa de proyectos dice quién registra el tiempo, en qué unidad, para cuándo, con qué códigos, quién lo aprueba y cómo se corrigen los errores. Cabe en una página. El ejemplo de abajo está listo para copiar: cambia las palabras entre corchetes y contrasta los puntos de jornada con la ley de tu país.
¿Qué debe cubrir una política de hojas de horas?
Una política de hojas de horas debe cubrir las decisiones que, de otro modo, cada persona tomaría de forma distinta. Estos valores por defecto sirven a una empresa de unas 5 a 20 personas, y el ejemplo de más abajo los usa.
| Decisión | Valor razonable por defecto |
|---|---|
| Quién registra | Todos, directores incluidos |
| Unidad | 15 minutos, o 6 si lo exige el contrato de un cliente |
| Cuándo se registra | A diario |
| Cuándo se entrega | A las 10:00 del primer día laborable de la semana siguiente |
| Quién aprueba | Un aprobador con nombre para cada persona |
| Cambios tras la aprobación | Solo con un motivo registrado |
Si aún estás argumentando a favor de registrar el tiempo, empieza por por qué todo el equipo debería registrar su tiempo.
Ejemplo de política de hojas de horas que puedes copiar
Este ejemplo de política de hojas de horas está escrito para una empresa inventada. Sustituye los corchetes, borra lo que no se aplique y pide que alguien que conozca tu derecho laboral lo lea antes de publicarlo.
1. A quién se aplica. A todas las personas que trabajan para [Empresa], incluidos los directores y el personal a tiempo parcial. Los contratistas que nos facturan por horas siguen las cláusulas 3 a 6.
2. Qué registrar. Registra todo el tiempo que trabajes, facturable o no, con un código de proyecto o un código interno. Si lo has trabajado, regístralo, incluido el tiempo que exceda tu jornada contratada.
3. Cómo registrarlo. Registra al cuarto de hora más cercano. Cada línea lleva un código, una tarea y las horas. No redondees un día al alza ni a la baja para llegar a un objetivo.
4. Descripciones. En las líneas facturables, escribe algo que el cliente pueda leer: «Revisada la distribución de la planta 2 tras los comentarios del cliente», no «planos».
5. Plazos. Registra a diario. Entrega tu semana antes de las 10:00 del primer día laborable de la semana siguiente. Si vas a estar fuera, entrégala antes de irte.
6. Códigos internos. Usa ADMIN, SALES, TRAINING o LEAVE. Pregunta a [nombre] antes de añadir uno nuevo. Nunca pongas trabajo interno en el código de un cliente.
7. Horas extra. Acuerda las horas extra con tu responsable antes de trabajarlas. Si ocurren de todos modos, regístralas. Una hora no acordada sigue siendo una hora que trabajaste.
8. Aprobación. [Aprobador] revisa tu hoja de horas antes del final del [día]. Si te la devuelve, la nota dirá por qué. Corrígela y vuelve a entregarla en un día laborable.
9. Correcciones. Cambia tus propias líneas libremente hasta que entregues. Tras la aprobación, pídeselo a [Aprobador]. Registramos la cifra anterior, la nueva, el motivo y la fecha, y nadie cambia tus horas sin decírtelo.
10. Cómo usamos las hojas de horas. Las usamos para facturar a los clientes, para calcular costes y precios de los proyectos, para planificar las cargas de trabajo y para llevar los registros de jornada. Tu aprobador, los responsables de proyecto y [finanzas] pueden ver tus horas. Las conservamos durante [periodo]. No las usamos para vigilar cómo pasas cada minuto del día.
11. Hojas de horas tardías. Te lo recordaremos el mismo día. Los retrasos repetidos son un asunto para tu responsable. Una hoja de horas tardía no impide que se te pague el sueldo.
Las cláusulas de aprobación y corrección son un proceso por derecho propio, y el proceso de aprobación de hojas de horas explica cómo llevarlas semana a semana.
¿Es una hoja de horas lo mismo que un registro de jornada?
Una hoja de horas no es automáticamente un registro de jornada, aunque un mismo documento puede cumplir ambas funciones si está diseñado para ello.
En la UE, el Tribunal de Justicia dictaminó en el asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank (14 de mayo de 2019) que los Estados miembros deben exigir a los empleadores que implanten «un sistema objetivo, fiable y accesible» que mida la jornada diaria de cada trabajador. Cada Estado miembro decide la forma de ese sistema, así que el detalle está en tu ley nacional.
En Gran Bretaña, el artículo 9 de las Working Time Regulations 1998 exige registros adecuados para demostrar el cumplimiento de los límites de tiempo de trabajo, conservados durante dos años. Desde el 1 de enero de 2024, un empleador no tiene que registrar las horas diarias de cada trabajador si puede demostrar el cumplimiento sin hacerlo.
La prueba práctica es sencilla. Una hoja de horas de proyecto puede servir como registro de jornada solo si recoge todas las horas realmente trabajadas, incluidas las horas extra que nadie facturará nunca. Una hoja limitada a 8 horas al día, o rellenada de antemano con la jornada contratada, no lo cumple. Por eso la cláusula 2 dice que se registre todo.
Las hojas de horas son además datos personales según el RGPD. Hay que explicar al personal por qué recoges sus horas, quién las ve y cuánto tiempo las conservas, que es para lo que sirve la cláusula 10. Los plazos de conservación varían según la finalidad, porque las normas fiscales y de contratos con clientes pueden durar más que las de jornada, así que pregunta a tu contable antes de rellenar ese corchete.
¿Qué rigor debe tener una política de hojas de horas?
Una política de hojas de horas debe ser tan estricta como exija tu facturación, y no más. La empresa que envía horas a los clientes necesita mucho más detalle por línea que la que solo calcula los costes de sus propios trabajos.
| Cómo facturas | Unidad | Detalle de línea | Por qué |
|---|---|---|---|
| Por horas, el cliente ve las horas | 6 o 15 minutos | Legible para el cliente | La hoja de horas respalda la factura |
| Tarifa fija por fases | 15 o 30 minutos | Fase y tarea | Necesitas el coste por fase, no una narración |
| Iguala mensual | 15 minutos | Cliente y tarea | Compruebas las horas frente a lo que cubren los honorarios |
| Una mezcla de estas | La más estricta de ellas, para todos | Legible para el cliente | La gente no cambia de hábitos trabajo a trabajo |
Para la unidad, la tabla de incrementos de facturación muestra qué hace cada elección con una factura. Para el modelo de facturación, consulta facturación de consultores por horas o por iguala.
¿Qué errores de una política de hojas de horas dan más problemas?
Los errores de una política de hojas de horas que dan más problemas son los que falsean las cifras sin que nadie se dé cuenta.
- Eximir a los directores. Sus horas suelen ser las más caras de la empresa, y todos los demás notan la exención.
- «Sin hoja de horas, no se cobra.» Parece una disuasión eficaz y en muchos países es un problema legal. Reclama la hoja de horas y paga los salarios.
- Cuarenta códigos. La gente elige el primero que parece cercano y el informe no significa nada. Añade un código solo cuando puedas nombrar la decisión que va a cambiar.
- Tratar un exceso como una falta. La gente reacciona recortando horas, y tus costes de trabajo serán erróneos desde entonces. Un exceso es información sobre el presupuesto.
- Una política que nadie aplica. Si las hojas de horas quedan sin leer un mes, la empresa ha dicho a la gente que no importan. Usa una plantilla de hoja de horas de equipo sencilla y revísala cada semana.
Aplicar una política de hojas de horas junto con ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. ERPFlow tampoco tiene aprobaciones de hojas de horas, así que esta política funciona con una hoja de cálculo y no depende de ningún software concreto.
Algunas cosas de ERPFlow se sitúan a su lado. Una tarjeta de Proyectos tiene un campo de tiempo dedicado que se teclea en horas y minutos, y que suma por proyecto y por cliente pero no registra quién dedicó el tiempo ni cuándo. Vacaciones gestiona las solicitudes de ausencia y sus aprobaciones, de modo que puedes comprobar una línea LEAVE con una solicitud aprobada. Marcadores da al equipo un lugar compartido donde guardar el enlace a la política. Las horas que facturas van en la factura como una cantidad y una tarifa que introduces tú.