Cómo facturar gastos reembolsables

Para facturar un gasto reembolsable, ponlo en la factura como línea propia, con qué fue, cuándo ocurrió y el importe, a coste o con el margen que hayáis acordado. Conserva el justificante. Que añadas IVA depende de si es un gasto repercutido (normalmente sí) o un suplido auténtico (normalmente no).

¿Cómo deben aparecer los gastos reembolsables en una factura?

Los gastos reembolsables deben aparecer como líneas separadas debajo de tus honorarios, cada una lo bastante concreta para que administración del cliente no tenga que preguntar nada. «Gastos: 240 €» provoca una consulta. Esta no:

Gasto: tren y hotel para la visita a las instalaciones del cliente, del 11 al 12 de marzo de 2026, a coste. Justificantes disponibles si los pides.

Agrupa los conceptos pequeños si el cliente está de acuerdo, pero da a cada grupo un intervalo de fechas. Si has aplicado un margen a un coste, no escribas «a coste» a su lado.

Factura los gastos en la misma factura que el trabajo al que corresponden, o en la primera factura posterior a su pago. Un gasto que aparece cuatro meses después a menudo ha perdido su sitio en el presupuesto del cliente. El tiempo de desplazamiento es una cuestión aparte del billete, y la guía sobre facturar el tiempo de viaje se ocupa de él.

¿Es un gasto repercutido o un suplido?

Un gasto repercutido es un coste que compraste para hacer tu propio trabajo, mientras que un suplido es un coste que pagaste únicamente en nombre del cliente. La diferencia decide el IVA.

La mayoría de los gastos de empresa son gastos repercutidos, los llame como los llame la factura. El propio ejemplo de HMRC es el de un consultor que vuela a las instalaciones de un cliente: el billete no puede ser un suplido, porque la prestación de la aerolínea fue para el consultor (Notice 700, apartado 25.1.3). En el Reino Unido, deben cumplirse todas las condiciones de HMRC para tratar algo como suplido. En la UE, la norma es el artículo 79 de la Directiva del IVA: el dinero debe gastarse en nombre del cliente y por cuenta suya, y debes probar el importe real y no puedes deducir el IVA que lo grave.

La parte fiscal tiene su propia guía: el IVA en gastos reembolsables y suplidos. El resto de esta trata de cómo llevarlo a la factura.

Una factura resuelta con honorarios, un gasto repercutido y un suplido

Este es un ejemplo inventado, con un 20 % de IVA para simplificar la aritmética. Un consultor factura sus honorarios, repercute un viaje y traslada una tasa de licencia pagada por cuenta del cliente.

¿Cómo evitar cobrar IVA sobre IVA?

Evitas cobrar IVA sobre IVA repercutiendo el coste sin el IVA que puedas deducir y añadiendo después el tuyo encima. Es el error más común en una línea de gastos. Imagina un justificante inventado de hotel de 120 € que incluye 20 € de IVA.

La segunda fila es la correcta, y sorprende a la gente. Algunos países restringen la deducción del IVA en hoteles y comidas, y entonces los 120 € completos son tu coste y tu propio IVA se aplica igualmente a la línea. Pregunta a tu gestor qué costes puedes deducir.

La última fila es la que hay que evitar. El cliente paga 24 € de más, y un departamento de administración atento la devolverá.

¿A coste o con margen?

A coste es el valor por defecto habitual de los gastos reembolsables, y un margen está bien si el cliente lo aceptó por escrito. Un margen es razonable cuando asumes un coste real al adelantar el dinero o gestionar a un proveedor. Sobre los 240 € de arriba, un 10 % deja la línea en 264 €, con 52,80 € de IVA. Elijas lo que elijas, dilo antes de gastar:

Gastos: los viajes y demás costes necesarios para este trabajo se facturan a coste, sin margen, en la factura del mes en que se originen. Cualquier coste individual superior a 100 € necesita tu aprobación previa por escrito. Los justificantes están disponibles si los pides.

La línea de aprobación evita la mayoría de las discusiones. Sin ella, le pides al cliente que apruebe un hotel de 600 € después de la estancia.

Los errores que te cuestan dinero

• Olvidarlo. La razón habitual es que el coste vive en un extracto de la tarjeta y la factura vive en otro sitio. Revisa tus gastos antes de enviar cada factura.
• Perder el justificante. Sin justificante puede no haber deducción del IVA, ni respuesta cuando el cliente pregunte.
• Deducirte el IVA de un suplido. No puedes hacer las dos cosas.
• Confundir repercutir con reembolsar a empleados. Devolver el dinero a un empleado que adelantó un coste es otro trabajo, sea lo que sea lo que factures luego al cliente. Mira la política de gastos de empleados.

Repercutir un gasto con ERPFlow

Los gastos de ERPFlow no están vinculados a clientes ni a trabajos, así que repercutir un coste es una línea que escribes en la factura. ERPFlow no puede pasar un gasto a una factura, marcar uno como no facturado ni mostrar el coste o el margen por cliente.

Así que haces dos cosas. Registra el coste en Gastos, con su categoría, proveedor, IVA y el justificante adjunto. Después escribe la línea en la factura: descripción, cantidad, precio y tipo impositivo, o sin impuesto para un suplido. Añade el número de la factura a la descripción del gasto, para ver de un vistazo que ya está facturado.

Los archivos adjuntos a una factura son internos y no se envían al cliente, así que, si un cliente quiere los justificantes, envíaselos por separado.

ERPFlow no tiene notas de gastos de empleados ni reembolsos, ni control de kilometraje ni lectura de justificantes.