Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Un correo de factura que el cliente pueda tramitar pone cuatro datos en las dos primeras líneas: el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y cómo pagar. Adjunta la factura en PDF, ponle un nombre claro al archivo, envíala a quien aprueba los pagos y escribe un asunto que aún se pueda encontrar buscando seis semanas después.
Es posible que quien lo lea no te haya oído nombrar nunca. Escribe para esa persona y no para el contacto con quien has estado hablando.
¿Qué debe decir el asunto de un correo de factura?
El asunto de un correo de factura debe llevar la palabra «factura», el número, el nombre de tu negocio y, si hay sitio, el importe y el vencimiento, porque eso es lo que alguien buscará cuando llegue el día de la remesa de pagos.
| Flojo | Mejor | Por qué |
|---|---|---|
| Factura | Factura INV-2026-0042 de Harbour Signs: 2.304,00 € con vencimiento el 28 de abril | Se encuentra y responde a la primera pregunta sin abrirlo |
| Factura adjunta | Factura INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Administración suele cruzar por el número de pedido |
| Marzo | Iguala de marzo: factura INV-2026-0061 de Harbour Signs | «Marzo» solo no aparecerá en una búsqueda |
Plantilla de correo estándar para enviar una factura
El correo estándar de factura sirve para cualquier factura rutinaria a un cliente que ya te conoce. Cambia los datos entre corchetes.
Asunto: Factura [número] de [tu empresa]: [importe] con vencimiento el [fecha de vencimiento]
Hola, [nombre]:
Te adjunto la factura [número] por [lo que cubre]. El total es [importe] con IVA incluido, con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Por favor, paga por transferencia bancaria a [titular de la cuenta], IBAN [IBAN], usando [número] como referencia.
Si algo no coincide con lo que esperabas, responde a este correo y lo soluciono.
Gracias, [tu nombre]
La línea que invita a consultar importa más de lo que parece. Un problema planteado hoy te cuesta un día. El mismo problema planteado el día del vencimiento te cuesta todo el plazo de pago, y empiezas de nuevo.
Correo para una primera factura a un cliente nuevo
Un correo para una primera factura debe confirmar también el papeleo, porque es entonces cuando sale a la luz una dirección equivocada o una ficha de proveedor que falta.
Asunto: Primera factura de [tu empresa]: [número], [importe] con vencimiento el [fecha de vencimiento]
Hola, [nombre]:
Aquí tienes nuestra primera factura, [número], por [lo que cubre]: [importe] con IVA incluido, con vencimiento el [fecha de vencimiento]. Los datos de pago están en el PDF.
¿Puedes confirmarme dos cosas? Que esta es la dirección correcta para las facturas y que no hace falta nada más para pagarla, como un número de pedido o un formulario de proveedor. Si debe ir a otra persona, dime a quién y se la envío directamente.
Gracias, [tu nombre]
Correo a una bandeja de administración con un pedido de compra
Un correo a una bandeja de administración debe empezar por el número de pedido de compra, porque es lo que el lector cruzará, y no conocerá el proyecto de tu contacto.
Asunto: Factura [número], PO [número de pedido], [tu empresa], [importe]
Buenos días:
Adjunto la factura [número], emitida contra el pedido de compra [número de pedido] de [nombre del contacto].
Importe: [importe] con IVA incluido. Fecha de vencimiento: [fecha de vencimiento]. Nuestros datos y la cuenta bancaria figuran en la factura.
Si necesitáis algo más para tramitarla, decídmelo, por favor.
Saludos cordiales, [tu nombre]
Pon en copia a tu contacto, para que sepa que llegó y pueda aprobarla. Si el cliente pide las facturas por un portal, usa el portal, porque una copia por correo puede ignorarse sin más.
Correo para una factura de anticipo
Un correo para una factura de anticipo debe decir qué ocurre cuando se pague, porque un cliente que ve lo que pone en marcha su pago tiene un motivo para pagarlo pronto. La guía de anticipo y pago final explica cómo facturarlo.
Asunto: Factura de anticipo [número]: [importe] para confirmar [trabajo]
Hola, [nombre]:
Gracias por aceptar nuestro presupuesto. Te adjunto la factura [número] del anticipo del [porcentaje] %: [importe] con IVA incluido, con vencimiento el [fecha de vencimiento].
En cuanto se pague, reservaremos [inicio del trabajo]. El saldo de [saldo] se facturará al terminar, tal como figura en el presupuesto.
Gracias, [tu nombre]
Correo para una factura mensual
Un correo para una factura mensual puede ser muy corto, porque nada debería haber cambiado. Dilo, y señálalo con claridad si algo ha cambiado.
Asunto: Factura de [mes] [número] de [tu empresa]: [importe] con vencimiento el [fecha de vencimiento]
Hola, [nombre]:
Te adjunto la factura de [mes]: [número], por [importe] con IVA incluido, con vencimiento el [fecha de vencimiento]. Igual que el mes pasado, sin cambios.
Gracias, [tu nombre]
Correo cuando un cliente dice que la factura nunca llegó
Un correo que reenvía una factura debe conservar el número y las fechas originales, porque es una copia y no un cobro nuevo. No cambies el vencimiento salvo que lo hayáis acordado.
Asunto: Copia de la factura [número] de [tu empresa], con vencimiento el [fecha de vencimiento]
Hola, [nombre]:
Lamento que no la recibieras. Aquí tienes una copia de la factura [número], emitida el [fecha de emisión], por [importe], con vencimiento el [fecha de vencimiento].
¿Puedes confirmarme que esta vez te ha llegado y si debería recibirla también otra dirección?
Gracias, [tu nombre]
Correo para una factura corregida
Un correo para una factura corregida tiene que decir qué número queda anulado y cuál lo sustituye, o el cliente puede pagar las dos o ninguna.
Asunto: La factura corregida [número nuevo] sustituye a la [número antiguo]
Hola, [nombre]:
Hemos encontrado un error en la factura [número antiguo]: [qué estaba mal]. Esa factura queda anulada, así que haz caso omiso de ella.
Te adjunto la factura corregida, [número nuevo], por [importe] con IVA incluido, con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Disculpa el papeleo adicional.
Gracias, [tu nombre]
¿Deben ir los datos bancarios en el correo de la factura?
Los datos bancarios deben ir en el PDF de la factura y pueden ir también en el correo, pero no los cambies nunca solo por correo. Los delincuentes envían facturas falsas con números de cuenta alterados, así que un cambio de datos bancarios es justo lo que un departamento de administración cuidadoso mirará con desconfianza. Si tu cuenta cambia, llama también por teléfono a tus contactos y envía esto:
Nuestra cuenta bancaria cambia el [fecha]. Te llamaré para confirmar los nuevos datos antes de tu próximo pago. Si recibes de nuestra parte un cambio de cuenta que no te haya confirmado por teléfono, trátalo como sospechoso y llámame al número que ya tienes de nosotros.
¿Por qué ignoran los clientes los correos de factura?
Los clientes ignoran los correos de factura sobre todo porque el correo no llega a quien paga o no le da lo que necesita para actuar.
- Ir solo a tu contacto, que no puede liberar dinero y tiene otras cosas entre manos.
- Un nombre de archivo vago.
factura.pdfse pierde entre decenas de otros. Pon el número de factura en el nombre. - Un enlace en lugar de un adjunto. Administración quiere un archivo que pueda guardar, y muchos bloquean los enlaces desconocidos.
- Una dirección «no-reply». Una consulta que rebota se convierte en un motivo para no pagar.
- Esconder el importe en el PDF. Quien limpia su bandeja quiere ver lo que pides sin abrir nada.
Si pasa el vencimiento, cambia a la secuencia de recordatorios de factura vencida.
Enviar correos de factura desde ERPFlow
Enviar por correo en una factura envía un correo fijo. El asunto es del estilo «Factura INV-2026-0042 de Tu Empresa», en el idioma de la factura. El cuerpo saluda al cliente y da el número de factura, la fecha de emisión, el vencimiento y el total, y el PDF va adjunto, con tus datos bancarios. Las respuestas van a la dirección de correo de la configuración de tu empresa. El correo y el PDF usan el idioma de la factura, cualquiera de los 19.
El texto no se puede editar, y el correo va a una sola dirección, que se rellena a partir de la ficha del cliente. Así que el correo propio de ERPFlow no puede llevar las plantillas de arriba. Para usarlas, elige Marcar como emitida sin enviar correo, después Descargar PDF, envíalo desde tu propio buzón y usa Marcar como enviada para que la factura registre su envío.
Cada correo que envía ERPFlow queda registrado como envío de la factura y en el registro de actividad, de modo que puedes comprobarlo en lugar de adivinar cuando un cliente dice que no llegó nada. Un correo que falla deja la factura emitida y no enviada, y el filtro No enviada lista lo que aún tiene que salir. Si reenvías por correo una factura pagada, el mensaje dice que se ha pagado por completo, y una anulada dice que no hay nada que pagar. Las facturas recurrentes pueden enviar por correo cada emisión del mismo modo, con el mismo texto fijo.