Facturación de consultores: por horas o con iguala

La facturación por horas cobra al cliente de un consultor el tiempo realmente trabajado. Una iguala cobra una cuota mensual fija por una cantidad acordada de tiempo, disponibilidad o resultados. Elige las horas cuando el trabajo sea irregular o esté sin definir, y la iguala cuando el cliente te necesite de forma constante y puedas decir qué cubre la cuota.

¿Qué diferencia hay entre facturar por horas y con iguala?

La facturación por horas ata los ingresos de un consultor a las horas trabajadas, mientras que la iguala los ata al calendario. La pregunta del cliente cambia con ello: los clientes por horas preguntan para qué fueron las horas, y los clientes con iguala preguntan qué incluye la cuota.

¿Debe un consultor facturar por horas o con iguala?

Un consultor debe facturar por horas mientras el trabajo sea difícil de prever, y pasar a una iguala cuando la necesidad del cliente sea lo bastante constante como para describirla. Estas son las situaciones que suelen decidirlo.

¿Qué tipos de iguala de consultoría hay?

Una iguala de consultoría suele adoptar una de tres formas, y muchas discusiones empiezan porque cada parte daba por supuesta una distinta.

• Iguala de horas. Un número fijo de horas al mes. Es fácil de explicar y fácil de comprobar, y es lo más parecido a facturar por horas con un suelo debajo.
• Iguala de disponibilidad. Una cuota por estar disponible: llamadas atendidas, consejo a mano, tiempo reservado. No se cuentan las horas, así que fija el límite de otra manera, como el tiempo de respuesta o el número de reuniones.
• Iguala de resultados. Entregables fijos cada mes, como un informe para el consejo o una revisión mensual. En realidad es una tarifa fija recurrente, y debes ponerle precio como tal.

Nombra la forma en el acuerdo. «Iguala» a secas no le dice a nadie qué se ha comprado.

Un ejemplo resuelto: los mismos seis meses facturados de las dos maneras

Este es un ejemplo inventado. Un consultor cobra 120 € la hora. Con la iguala, el cliente paga 1.650 € al mes por hasta 15 horas, lo que sale a 110 € la hora, con las horas extra a los 120 € completos y sin acumulación.

Los totales apenas se mueven, con 12.000 € y 12.300 €. Lo que cambia es el suelo: el peor mes del consultor pasa de 1.080 € a 1.650 €, y ese dinero llega antes del trabajo en lugar de después. A cambio, el cliente tiene 15 horas al mes reservadas para él a una tarifa menor, y paga las 10 horas que no usó.

Ahora quita la cláusula de extras. Un cliente que usa 25 horas cada mes con una iguala plana de 1.650 € paga 66 € la hora, y no tienes forma de subirlo salvo renegociando. Por eso una iguala sin límite es mal negocio para el consultor, por estable que parezca.

Calcula primero el objetivo. La guía sobre cómo calcular una tarifa de facturación al cliente te da la cifra con la que contrastar una iguala. También necesitas seguir registrando horas cuando empiece la iguala, o nunca sabrás si compensa. Un flujo de control del tiempo en consultoría lo explica.

¿Qué debe decir un acuerdo de iguala?

Un acuerdo de iguala debe indicar qué cubre la cuota mensual, qué ocurre por encima de ese límite, qué pasa con el tiempo no usado y cómo puede terminarlo cualquiera de las partes. Este texto resuelve las cuatro cosas para una iguala de horas:

La cuota mensual de 1.650 € más IVA cubre hasta 15 horas de consultoría en cada mes natural. Las horas por encima de 15 se cobran a 120 € la hora y se facturan a final de mes. Las horas no usadas no se acumulan. Cualquiera de los dos puede poner fin a este acuerdo con un preaviso por escrito de 30 días.

Las cifras anteriores son las inventadas del ejemplo, así que sustitúyelas por las tuyas. La guía sobre cómo facturar una iguala mensual explica la factura en sí.

¿Cómo pasas a un cliente por horas a una iguala?

Pasa a un cliente por horas a una iguala partiendo de su propio historial, porque las cifras son difíciles de discutir.

1. Reúne de 6 a 12 meses de horas. En el ejemplo la media son unas 17 horas al mes, con un rango de 9 a 25.
2. Fija las horas incluidas cerca de un mes típico, no del pico. Los picos son para lo que sirve la tarifa de extras.
3. Ofrece un pequeño descuento por el compromiso. Los ingresos previsibles son lo que lo paga.
4. Propón una prueba de tres meses con revisión, para que ninguna de las partes se sienta atada a una suposición.

Si además cambia tu tarifa, gestiónalo por separado. Una carta de subida de tarifas y un nuevo sistema de facturación que llegan a la vez se leen como una gran subida de precio.

Facturar trabajo por horas e igualas en ERPFlow

ERPFlow factura ambas cosas, y la aritmética de las horas la haces tú. La página para consultoras describe el encaje más amplio.

• Igualas: configura una factura recurrente mensual para el cliente. Cada ejecución emite y envía la factura por correo o te deja un borrador. Factura y nunca cobra, así que los pagos se registran a mano. Un borrador también te permite añadir una línea de horas extra antes de emitir.
• Trabajo por horas: crea un servicio con la unidad hr y tu tarifa, elígelo en la línea de la factura y escribe las horas como cantidad.
• Registrar las horas: una tarjeta de Proyectos tiene un campo de tiempo dedicado, escrito en horas y minutos, con totales por proyecto y por cliente.

Hoy ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Las horas escritas en una tarjeta no se convierten por ahora en líneas de factura, y ERPFlow no las descuenta de las horas incluidas en una iguala, así que compara el total con las horas incluidas a mano.