Por qué todo el equipo debería registrar su tiempo

Todo el equipo debería registrar su tiempo porque los costes de los trabajos, los presupuestos y las decisiones de contratación se apoyan en el total de horas, y un hueco en el registro falsea cada uno de ellos. Deja fuera a una persona y un trabajo con pérdidas puede parecer rentable. La persona que queda fuera suele ser la más cara.

¿Qué falla si solo algunas personas registran su tiempo?

Si solo algunas personas registran su tiempo, cada trabajo parece más barato de lo que fue, y arrastras ese error al siguiente presupuesto.

Un ejemplo inventado. Un estudio de diseño de seis personas gana un trabajo a tarifa fija de 18.000 € y aspira a ganar 100 € por cada hora dedicada. El personal registra 150 horas. El director dedica unas 60 más a reuniones con el cliente y revisiones, y no las registra porque «yo no soy facturable».

Es el mismo trabajo. La primera fila dice que el precio era correcto. La segunda dice que el próximo igual debería presupuestarse en 21.000 €, un 17 % más aproximadamente. Y en la vida real nadie conocería esas 60 horas. Aparecen en esta tabla solo porque el ejemplo es inventado.

La guía de horas presupuestadas frente a horas reales muestra cómo mantener esta comparación a lo largo de un trabajo, y tanto alzado o por horas trata lo que supone para cómo pones precio.

¿Qué puede decidir una empresa cuando todos registran su tiempo?

Cuando todos registran su tiempo, una empresa puede responder varias preguntas que de otro modo se resuelven a golpe de opinión. Cada una necesita una parte distinta del mismo registro, y cada una falla a su manera cuando faltan horas.

Esa última fila es la que la gente suele tener en mente, y es la más pequeña de las seis. Si es tu principal preocupación, lee a continuación cómo registrar las horas facturables.

¿Debe registrar también su tiempo el personal no facturable?

Sí, el personal no facturable debe registrar su tiempo, aunque de forma mucho más gruesa que quienes trabajan en trabajos de clientes. Un contable interno o un responsable de oficina necesita tres o cuatro códigos, como finanzas, oficina, apoyo a ventas y administración de clientes, y un par de minutos al día.

Sus horas cumplen dos funciones. Separan estar ocupado de estar ocupado con trabajo remunerado, porque una empresa donde la administración se ha duplicado en silencio se siente igual que otra donde se han duplicado las ventas. También muestran qué clientes cuestan más de lo que sugiere la factura, cuando una cuenta exige una cantidad desproporcionada de reclamaciones y correcciones. Sin eso, esos clientes parecen tan rentables como los demás. La guía de horas facturables y no facturables tiene una forma de plantear la separación.

¿Compensa registrar el tiempo lo que cuesta?

Registrar el tiempo suele compensar a una empresa que vende horas o tarifas fijas, y puedes comprobarlo con una cuenta usando tus propias cifras.

Una inventada. Seis personas dedican 5 minutos al día a registrar el tiempo, durante 230 días laborables. Son 6.900 minutos, o 115 horas al año. Con un coste interno de 50 € la hora, el registro cuesta 5.750 € al año. El trabajo de arriba se presupuestó por debajo en 3.000 €, así que detectar dos como ese al año paga todo el sistema. Si no te imaginas dos trabajos así, puede que no lo necesites.

Hay una prueba más. Si nadie va a mirar el registro en el mes siguiente a escribirlo, deja de recogerlo hasta que alguien lo vaya a mirar. El tiempo registrado y nunca leído es un impuesto sobre tu equipo.

¿Cómo conseguir que la gente registre su tiempo sin resentimiento?

La gente registra el tiempo de forma fiable cuando ve para qué sirve y cuando quien está arriba también lo hace. En la práctica se reduce a unos pocos hábitos.

• Empieza por los directores. Una regla que exime al jefe dice a todos los demás que no importa.
• Registra el mismo día. Reconstruir una semana el viernes por la tarde es adivinar con decimales.
• No exijas una falsa precisión. El cuarto de hora más cercano basta para la mayor parte del trabajo, y la tabla de incrementos de facturación convierte minutos en unidades.
• Enseña los resultados. Una vez al mes, muestra las horas de un trabajo frente a sus honorarios. La gente mantiene los registros que ha visto usar.
• Nunca castigues una cifra honesta. Si regañas a alguien por registrar 30 horas en una tarea de 20, la próxima vez te dará 20, y tus costes de trabajo serán erróneos desde entonces.

Redacción que puedes adaptar para el anuncio:

A partir del lunes, todos registramos nuestras horas, yo incluido. Basta con unos minutos al final del día: proyecto, tarea y horas. Lo hacemos para poner bien precio a los trabajos y para ver cuándo asumimos demasiado. No es para comprobar cuánto tarda nadie, y nadie se mete en problemas por una cifra honesta.

Después deja las reglas por escrito con una política de hojas de horas y usa una plantilla de hoja de horas de equipo para el formato.

Registrar el tiempo en ERPFlow

ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente.

Lo que ERPFlow tiene ahora es un campo de tiempo dedicado en cada tarjeta de Proyectos, que se teclea en horas y minutos. Los totales se suman por proyecto y, donde un tablero está vinculado a un cliente, por cliente. Eso te dice cuánto llevó un trabajo en total. No registra quién dedicó las horas, así que el registro por persona que defiende esta guía tiene que vivir en una hoja de cálculo.

El tiempo registrado tampoco se convierte en líneas de factura. El trabajo por horas va en una factura como una cantidad y una tarifa que introduces tú. La guía sobre registrar el tiempo como miembro del equipo muestra cómo funcionan las tarjetas.