Última actualización: 6 de noviembre de 2026
La conciliación de facturas consiste en cruzar cada factura emitida con el dinero recibido por ella, de modo que todo saldo de tus libros esté realmente impagado. Una empresa de servicios tiene además una segunda comprobación: que se facturó todo el trabajo entregado. Haz ambas cada mes, partiendo del extracto bancario y no de la memoria.
¿Qué significa conciliar facturas en una empresa de servicios?
La conciliación de facturas en una empresa de servicios son dos comprobaciones distintas. La primera va de las facturas al banco: ¿se pagó cada una y lo dicen tus registros? La segunda va del trabajo a las facturas: ¿se facturó todo lo que entregaste?
La segunda comprobación es la que una empresa que vende productos no necesita del mismo modo. Las existencias salen de un almacén y dejan un registro. Una tarde extra de trabajo o una fase que terminó sin ruido no dejan nada, y nadie llamará para recordártelo. También puedes oír hablar de la «conciliación a tres bandas» de pedidos de compra, entregas y facturas de proveedores, que es un control de compras y otro trabajo distinto.
¿Cómo se concilian las facturas con el banco?
Concilias las facturas con el banco recorriendo el extracto línea a línea y comprobando después el total. Reserva una hora a fin de mes y sigue este orden.
- Marca cada cobro de clientes en el extracto bancario. Deja fuera los pagos y las transferencias entre tus propias cuentas.
- Casa cada cobro con una factura por referencia, después por importe y después por nombre del cliente.
- Introduce lo que aún no esté registrado, con la fecha del extracto.
- Lista lo que sobre. Los cobros que no puedas ubicar van a una lista propia y no se imputan a la factura más probable.
- Calcula lo que debería seguir debiéndose, como en el ejemplo de abajo.
- Lista los saldos abiertos y súmalos. Las dos cifras deben coincidir.
- Encuentra cualquier diferencia y anota qué era. Después reclama a los clientes que realmente te deben.
Haz esto antes de enviar recordatorios. Reclamar a alguien una factura que pagó hace tres semanas cuesta más buena voluntad de la que valía el retraso.
Un ejemplo resuelto de conciliación a fin de mes
Una conciliación a fin de mes compara lo que debería deberse con lo que dicen tus facturas abiertas que se debe. Este es un ejemplo inventado de octubre. Usa cifras con IVA incluido en todo momento, porque es lo que pagan los clientes.
| Lo que debería deberse | Importe |
|---|---|
| Pendiente a 1 de octubre | 14.200,00 € |
| Más facturas emitidas en octubre | 9.600,00 € |
| Menos cobros de clientes | −11.350,00 € |
| Menos facturas anuladas o abonadas | −480,00 € |
| Debería deberse a 31 de octubre | 11.970,00 € |
| Lo que dicen tus facturas abiertas | Saldo |
|---|---|
| INV-2026-0071 | 2.400,00 € |
| INV-2026-0088, pagada en parte | 1.000,00 € |
| INV-2026-0093 | 3.120,00 € |
| INV-2026-0104 | 1.560,00 € |
| INV-2026-0117 | 3.890,00 € |
| Total abierto | 11.970,00 € |
Los dos totales coinciden, así que el mes está conciliado. Guarda una copia con la fecha, porque la primera línea del mes que viene es la última de este.
¿Cómo se encuentra una diferencia de conciliación?
Una diferencia de conciliación suele delatar su propia causa, así que mira su tamaño antes de mirar nada más.
| La diferencia es | Suele significar |
|---|---|
| El importe exacto de una factura | Falta una factura o un pago, o se introdujo dos veces |
| El doble de un pago | Un pago se sumó donde tenía que restarse |
| Divisible entre 9 | Se intercambiaron dos dígitos: 1.520 € tecleado como 1.250 € deja 270 € |
| Unos pocos euros | Una comisión bancaria, un redondeo o un tipo de cambio |
| Redonda y sin explicación | Un pago a cuenta de un cliente, sin ninguna factura asociada |
¿Por qué no coinciden los pagos con las facturas?
Los pagos no coinciden con las facturas por un puñado de razones corrientes, y cada una tiene una solución consolidada.
| Lo que ves en el banco | La causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| Unos euros de menos | El banco del remitente cobró una comisión | Asúmela o pídela, y registra después lo decidido |
| Un importe, varias facturas | El cliente pagó un lote | Pide el aviso de pago y reparte el importe entre las facturas |
| Sin ninguna referencia | Su sistema contable la omitió | Busca el mismo importe, comprueba el remitente y después pregunta |
| Más que la factura | Se pagaron dos facturas o hay un duplicado | Comprueba y mantenlo como saldo a favor o devuélvelo |
| Menos que la factura, en un porcentaje redondo | Retención de impuestos en un pago transfronterizo | Pide el certificado de la retención y consulta a tu gestor |
| Un importe en moneda extranjera que no encaja del todo | El tipo de cambio del día | Registra lo que llegó y mira las facturas en moneda extranjera |
Los pagos parciales tienen su propia guía.
¿Cómo se comprueba que se facturó todo el trabajo?
Compruebas que se facturó todo el trabajo partiendo de una lista del trabajo y no de una lista de facturas. Las facturas no pueden mostrarte lo que les falta. Repasa esto una vez al mes:
- Presupuestos aceptados: las facturas hechas a partir de cada uno deben sumar el presupuesto, o las fases facturadas hasta ahora.
- Pagos por fases: toda fase terminada este mes debe tener una factura con fecha de este mes.
- Igualas: una factura por cliente y por periodo. Una iguala mensual que se pausó y nunca se reanudó es fácil de pasar por alto.
- Trabajo extra: todo lo acordado por correo durante un trabajo.
- Costes por repercutir: revisa tus gastos por si hay algo que querías repercutir.
Todo lo que encuentres va a un informe de trabajo en curso o directamente a una factura. Hacerlo el mes siguiente al trabajo es mucho más fácil que tres meses después, cuando el cliente ya ha cerrado su presupuesto.
Conciliar facturas con ERPFlow
ERPFlow no tiene conexión bancaria, ni importación de extractos bancarios, ni casado de pagos. Lees el extracto e introduces tú cada cobro con Registrar pago en la factura, con la fecha del banco y una nota para la referencia. ERPFlow tampoco produce la comprobación de fin de mes de arriba, que vive en tu hoja de cálculo.
Con qué puedes trabajar:
- La lista de Facturas filtra por Vencida, Pagada parcialmente y Pagada en exceso, y por periodo, de modo que puedes ver lo emitido en un mes.
- El panel muestra las cifras de pendiente y vencido en tu moneda base. Esas cifras excluyen el IVA, con el IVA debajo, así que suma ambos antes de compararlos con la lista de saldos de arriba. Las facturas pagadas en parte cuentan solo por lo que queda.
- Los adjuntos de una factura pueden guardar un aviso de pago o una confirmación de pago. Son internos y nunca llegan al cliente.
- Marcar como anulada y Registrar reembolso se ocupan de las correcciones, si las necesitas.
Para la segunda comprobación, un presupuesto lista las facturas hechas a partir de él en Documentos vinculados, de modo que puedes ver lo facturado contra él. Un proyecto también puede vincularse a su cliente, presupuestos, pedidos y facturas.