Cómo controlar las horas facturables de una agencia

Para controlar las horas facturables de una agencia, da a cada cliente un código y a cada trabajo una línea debajo de él, haz que cada persona registre el tiempo a diario contra el trabajo y compara cada semana las horas de cada iguala con su bolsa. Registrar es la parte fácil. El riesgo propio de una agencia es una iguala que se excede sin que nadie lo note.

¿Qué horas de una agencia son facturables?

Las horas de una agencia son facturables cuando el contrato del cliente lo dice, lo que significa que una misma hora puede ser cobrable con un cliente y gratuita con otro. Esta tabla es un punto de partida razonable. Contrástala con cada contrato.

Registra todo, también lo que no puedes cobrar. Las reglas generales están en la guía de horas facturables y no facturables, y el tiempo que registraste pero no vas a facturar es una corrección a la baja con un motivo al lado.

¿Cómo debe una agencia organizar clientes, trabajos y tareas?

Los códigos de tiempo de una agencia deben ir cliente, luego trabajo, luego tipo de tarea, con una lista breve de tipos de tarea que compartan todos. En esta configuración inventada, HARB-RET es la iguala mensual de Harbour Foods y HARB-WEB es un trabajo web aparte para el mismo cliente, porque los dos tienen condiciones distintas.

• Tipos de tarea: limítalos a aquello de lo que informarías, como estrategia, redacción, diseño, producción y gestión de cuentas. Una lista de treinta se ignora, y todo acaba en «general».
• Códigos internos: INT-PITCH e INT-ADMIN recogen todo lo que no es trabajo de cliente, para que la semana de cada persona sume sus horas de contrato. Una semana que se queda corta significa tiempo que falta.
• Tarifas: guárdalas por función, no por entrada. Si un cliente quiere una sola tarifa para todo el equipo, calcula una tarifa media ponderada por hora y deja las tarifas por función en tu propia hoja.

Una hoja de horas del equipo semanal compartida basta para llevar esto hasta que la agencia tenga más clientes de los que una persona puede tener en la cabeza.

¿Cómo controlas las horas de una iguala sin excederte?

Controla las horas de una iguala comparando las horas usadas con la parte del mes transcurrida, cada semana. Este es un ejemplo inventado: una iguala mensual de 6.000 € compra 60 horas, es decir, una tarifa media de 100 € la hora. Tras dos semanas de cuatro, se han gastado 38 horas. Eso es el 63 % de la bolsa a mitad de mes.

Díselo al cliente ahora, mientras la decisión aún es suya:

Hemos usado 38 de las 60 horas de la iguala de este mes, y quedan dos semanas. A este ritmo el mes acabaría en unas 76 horas. Dinos cuáles de las tareas pendientes quieres retener, o podemos seguir adelante y facturar las 16 horas adicionales a los 100 € la hora acordados.

A final de mes, mide el exceso de las dos maneras, porque no coinciden.

Medido en horas, el mes se pasa 6,5 horas, que a 100 € son 650 € más. Medido en valor a las tarifas de la lista, solo se pasa 135 € de la tarifa de 6.000 €, porque la mezcla de funciones del mes salió a unos 92 € la hora de media, por debajo de los 100 € que supone la iguala. Ambas cuentas son honestas, y la diferencia entre ellas es de 515 €.

Por eso el contrato tiene que decir en qué unidad se mide la iguala. Acláralo, y qué pasa con las horas no usadas, antes de que nadie empiece a trabajar. La guía de facturar una iguala mensual cubre la propia factura.

¿Cómo consigues que un equipo creativo registre su tiempo?

Consigue que un equipo creativo registre su tiempo haciendo que lleve menos de un minuto al día y mostrándoles para qué sirven las cifras. Nadie rellena bien una hoja de horas porque se lo hayan mandado.

• Registra al final de cada día, con el calendario abierto. No pidas a la gente que use cronómetros mientras se concentra.
• Enseña a cada persona el consumo de la iguala. Quien ve que un cliente va por el 63 % a mitad de mes lo comentará antes de que tengas que preguntar.
• No uses el registro para juzgar la rapidez de las personas. Cuando se convierte en una medida de rendimiento, las entradas derivan hacia lo que queda bien, y las facturas derivan con ellas.

Si quieres dejarlo por escrito, una breve política de hojas de horas fija el plazo y quién hace el seguimiento.

¿Qué debe revisar una agencia cada mes?

La revisión mensual de una agencia debe convertir cuatro cifras en cuatro decisiones.

Cómo controlar las horas de una agencia en ERPFlow

ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. ERPFlow tampoco tiene informes de tiempo por persona, y nada controla la bolsa de horas de una iguala, así que el registro y la comprobación del consumo de arriba se quedan en tu hoja de cálculo.

Esto es lo que hace para una agencia de marketing o creativa:

• Clientes y trabajos: un proyecto es un tablero que puedes vincular a un cliente. Las tarjetas llevan responsables, fechas límite, archivos y comentarios, además del tiempo dedicado escrito en horas y minutos, y esos tiempos se suman por proyecto y por cliente. Cada tarjeta guarda una cifra, sin fecha y sin desglose por persona, y no se convierte en líneas de factura.
• Tarifas de iguala: una factura recurrente cobra un importe fijo cada semana, mes, tres meses o año, y la envía por correo o la deja como borrador. Emite la factura y no cobra el dinero. Si facturas los excesos, elige Crear borradores para poder añadir la línea adicional antes de emitir, o emite una factura aparte.
• Tarifas por hora: un servicio por función, con la unidad en horas y el precio por hora, para poder elegir cualquier línea en lugar de escribirla.