Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para ver cuánto gana un proyecto, multiplica las horas de cada persona por su tarifa de facturación para obtener los ingresos, multiplica sus horas por su tarifa de coste para obtener el coste, y resta. Hacerlo persona por persona muestra de dónde viene el margen. Necesitas un registro de tiempo por persona y proyecto, más dos tarifas para cada persona.
Este es un método que haces tú mismo en una hoja de cálculo. ERPFlow no calcula la rentabilidad de los proyectos, y la última sección dice exactamente qué hace y qué no hace.
¿Qué necesitas para calcular la rentabilidad de un proyecto por persona?
Para calcular la rentabilidad de un proyecto por persona necesitas cuatro cosas, y la mayoría de las empresas ya tienen tres de ellas.
| Dato | De dónde sale | Problema habitual |
|---|---|---|
| Horas por persona, por proyecto | Tu registro de tiempo | Horas registradas solo por cliente, sin código de proyecto |
| Tarifa de facturación por persona | Tu tarifario o el contrato | Una tarifa media ponderada en el contrato, sin tarifas por función detrás |
| Tarifa de coste por persona | La calculas tú, mira más abajo | Salario dividido entre las horas pagadas, que es demasiado bajo |
| Otros costes del proyecto que no puedes repercutir | Facturas de proveedores y recibos | Guardados por proveedor o categoría, sin referencia al trabajo |
Añade una referencia de trabajo a cada factura de proveedor y a cada recibo cuando lleguen. Nadie puede recuperarla meses después.
¿Cómo calculas la tarifa de coste de una persona?
La tarifa de coste de una persona es su coste anual completo dividido entre las horas que puede facturar de forma realista en un año. El coste anual completo es el salario, las cargas sociales a cargo de la empresa y los beneficios, más una parte de los costes generales como alquiler, software y personal no facturable.
Este es un ejemplo inventado: 58.000 € de salario y cargas sociales más 14.000 € de costes generales son 72.000 €. Con 1.200 horas facturables previstas, la tarifa de coste es de 60 € la hora.
El atajo tentador es dividir entre las horas pagadas. Con 1.950 horas pagadas, la misma persona parece costar 36,92 € la hora, y cada proyecto en el que participa parece mucho mejor de lo que es, porque nadie paga las 750 horas que no factura. La guía sobre cómo calcular una tarifa de facturación al cliente explica la misma composición desde el lado del precio.
Un ejemplo resuelto: un proyecto, tres personas
Este es un ejemplo inventado: un proyecto de 190 horas facturado por horas, con una línea por persona en la factura.
| Persona | Horas | Tarifa de facturación | Facturado | Tarifa de coste | Coste | Margen | Margen % |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Consultor senior | 40 | 150 € | 6.000 € | 75 € | 3.000 € | 3.000 € | 50,0 % |
| Consultor | 90 | 105 € | 9.450 € | 55 € | 4.950 € | 4.500 € | 47,6 % |
| Analista | 60 | 70 € | 4.200 € | 42 € | 2.520 € | 1.680 € | 40,0 % |
| Total | 190 | 19.650 € | 10.470 € | 9.180 € | 46,7 % |
Ahora resta otros costes que no pudiste repercutir, por ejemplo 1.200 € de trabajo de datos subcontratado. El beneficio del proyecto es de 7.980 €, que es el 40,6 % de lo facturado.
¿Cómo cambia la cuenta con una tarifa fija?
Con una tarifa fija, los ingresos son el precio acordado y no las horas por la tarifa, así que comparas la tarifa con lo que habrían facturado las mismas horas. Supón que ese proyecto se hubiera vendido a una tarifa fija de 16.000 €. El valor estándar era de 19.650 €, así que la tarifa recupera el 81,4 % de él. El beneficio es 16.000 € menos 10.470 € menos 1.200 €, es decir, 4.330 €, o el 27,1 % de la tarifa.
Para ver la parte de cada persona, multiplica su valor facturado por 81,4 %. Su coste no cambia, así que puedes ver el tiempo de quién no cubrió la tarifa.
¿Mejora el margen del proyecto pasar trabajo a una persona más barata?
Pasar trabajo a una persona más barata mejora el margen de un proyecto de tarifa fija y puede perjudicar el de uno por horas. Toma el ejemplo anterior y pasa 20 horas del consultor senior al consultor.
| Los ingresos cambian en | El coste cambia en | El margen cambia en | |
|---|---|---|---|
| Facturado por horas | −900 € (20 × 45 €) | −400 € (20 × 20 €) | −500 € |
| Tarifa fija | 0 € | −400 € | +400 € |
En un trabajo por horas, la hora del senior deja 75 € de margen y la del consultor deja 50 €, así que delegar te cuesta dinero, suponiendo que cada uno haga el trabajo con la misma rapidez. Con una tarifa fija, el cliente paga lo mismo lo haga quien lo haga, así que gana la persona más barata. Eso es lo más útil que te dice una tabla por persona, y un total por proyecto nunca lo mostrará.
¿Cómo se factura por persona en una factura?
Para facturar por persona, da a cada función su propia línea con sus horas y su tarifa, para que el cliente pueda comprobar la cuenta.
Consultor senior, talleres e informe de seguimiento, del 1 al 30 de abril: 40 horas a 150,00 €
Los nombres de las funciones suelen servir mejor que los nombres de las personas, por la razón que figura en las preguntas frecuentes. Si el cliente quiere una sola tarifa para todo el equipo, puedes presupuestar una tarifa media ponderada por hora y llevar esta tabla internamente. En cualquier caso, comparar las horas presupuestadas con las horas reales durante el proyecto te avisa de un problema cuando todavía puedes actuar.
Los errores que mejoran los márgenes de un proyecto
- Contar solo las horas facturadas en el coste. Las horas corregidas a la baja siguen costándote. Usa todas las horas registradas para el coste y las horas facturadas para los ingresos.
- Usar una tarifa de coste antigua. Las tarifas se desfasan tras una subida salarial. Recalcúlalas al menos una vez al año.
- Olvidar los costes no repercutidos. Los subcontratistas y los viajes que absorbiste forman parte de la cuenta.
- Tratar el margen como beneficio. Los márgenes de los proyectos pueden parecer buenos mientras la empresa pierde dinero en las horas que nadie facturó. Las preguntas frecuentes tienen la cuenta.
Calcular la rentabilidad de un proyecto junto a ERPFlow
ERPFlow no calcula la rentabilidad de los proyectos. Los proyectos no tienen tarifas, presupuestos ni costes, no tiene informes por persona y los gastos no se vinculan a clientes ni a trabajos, así que todas las cuentas anteriores se quedan en tu hoja de cálculo. Las horas por persona también tienen que venir de otro sitio: hoy ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente, pero eso abarca registrar y facturar tiempo, y los costes y la rentabilidad no forman parte de ello.
ERPFlow puede guardar algunas de las cifras que llevarías a esa hoja de cálculo:
- Facturar por función: un servicio por función, con la unidad en horas y el precio por hora. Cada uno se convierte en una línea de la factura, con la cantidad escrita a partir de tu registro.
- Cifras salariales: la sección Salario de la ficha de personal guarda la tarifa por hora y las horas mensuales, como salario bruto más cargas sociales a cargo de la empresa, para los roles con permiso para ver salarios. Es la primera parte de una tarifa de coste. ERPFlow no añade los costes generales ni lo multiplica por las horas de un proyecto.
- Horas en un proyecto: las tarjetas de proyecto guardan el tiempo dedicado que se escribe, sumado por proyecto y por cliente. Una tarjeta guarda una sola cifra, compartida por todos los asignados a ella. La exportación CSV incluye el título de cada tarjeta y su tiempo dedicado en minutos, pero no sus responsables, así que un reparto por persona necesita una tarjeta por persona con el nombre en el título, sumadas en tu hoja de cálculo.
- Beneficio de todo el negocio: la tarjeta de Rentabilidad del panel abarca toda la empresa, no un proyecto concreto.