Cómo facturan a sus clientes las empresas de trabajo temporal y de selección

Las agencias de trabajo temporal facturan a sus clientes semanal o quincenalmente, multiplicando las horas aprobadas en la hoja de horas por una tarifa de facturación pactada. Las agencias de selección facturan una sola vez los honorarios de la colocación, normalmente un porcentaje del salario del candidato, cuando este acepta o empieza. Las búsquedas en exclusiva se facturan en plazos a medida que avanza la búsqueda.

¿Qué factura envía cada tipo de agencia?

Cada tipo de agencia factura algo distinto, así que cambian la factura, su momento y las pruebas que la respaldan.

¿Cómo funciona una factura de trabajo temporal?

Una factura de trabajo temporal cobra las horas aprobadas a la tarifa de facturación pactada, línea a línea, para una semana indicada. Un ejemplo inventado de la factura semanal de un cliente de almacén, con un IVA del 20 %.

Lo que hace fáciles de pagar estas facturas es el rastro de referencias: la orden de compra o el centro de coste del cliente, la fecha de fin de semana y una hoja de horas aprobada detrás de cada línea. Si el cliente aprobó las horas, queda poco que discutir. Si no las aprobó, la factura volverá. Una plantilla de hoja de horas de equipo te da un formato que alimenta una línea como esta.

Los clientes grandes pueden gestionar el proceso ellos mismos mediante un sistema de gestión de proveedores, a veces con autofacturación, en la que el cliente elabora la factura en tu nombre. El artículo 224 de la Directiva del IVA lo permite con acuerdo previo y un procedimiento de aceptación de cada factura, y la factura debe llevar la mención «Self-billing» (artículo 226, punto 10 bis). No hemos podido confirmar aquí el texto oficial en español de esa mención, así que se deja en inglés: comprueba la redacción exacta de la versión española de la Directiva.

¿Qué diferencia hay entre recargo y margen?

El recargo mide la tarifa de facturación frente al salario del trabajador, mientras que el margen mide lo que queda frente a la tarifa de facturación, y que una agencia dé una cifra cuando quiere decir la otra es una fuente habitual de malos precios.

Con cifras inventadas para la misma tarifa de facturación de 24 €:

Un recargo del 60 % suena generoso. Deja 6 € por hora para pagar tu oficina, tus consultores y a cualquier cliente que pague tarde. El trabajo temporal tiene además un desfase de tesorería que unos honorarios de selección no tienen: con pago a 30 días, puedes pagar cuatro o cinco nóminas semanales antes de que llegue el primer pago del cliente. Fija tus condiciones de pago teniendo eso presente.

¿Cómo funciona una factura de honorarios de colocación?

Una factura de honorarios de colocación cobra una sola vez por una contratación lograda, normalmente como porcentaje del salario pactado del candidato. El nivel de los honorarios es una cuestión comercial de tus condiciones de contratación, así que las cifras siguientes son inventadas.

Unos honorarios del 20 % sobre un salario de 48.000 € son 9.600 €, más un IVA del 20 % de 1.920 €, para un total de 11.520 €. Define «salario» en tus condiciones antes de necesitarlo: que incluya o no bonus, comisiones o un complemento de coche puede cambiar los honorarios más que el porcentaje que negociaste.

Honorarios de colocación: Responsable de Operaciones, candidato J. Ejemplo, fecha de inicio 1 de febrero de 2027. 20 % del salario base anual pactado de 48.000 €, según las condiciones de contratación de fecha 5 de octubre de 2026. Condiciones de devolución: cláusula 7.

Devoluciones. Muchas condiciones reembolsan parte de los honorarios si la persona contratada se va pronto. Una escala deslizante inventada sobre esos 9.600 € de honorarios.

Una devolución reduce una factura que ya has emitido, así que normalmente va en una factura rectificativa y no en una edición de la original.

Búsqueda en exclusiva. Los honorarios de una búsqueda en exclusiva se dividen a lo largo de la búsqueda. Como ejemplo inventado, el 30 % de un salario de 75.000 € son 22.500 €, facturados en tres plazos de 7.500 €: al encargar, al presentar la preselección y al colocar. La mecánica es la de la facturación por hitos, con una búsqueda en lugar de un proyecto.

¿Qué IVA se aplica a la factura de una agencia?

El IVA de la factura de una agencia depende de si la agencia pone al trabajador a disposición del cliente o solo se lo presenta. HMRC traza esa línea con claridad en la VAT Notice 700/34:

• Poner personal a disposición como principal: el IVA se devenga sobre el cargo íntegro, incluidos los costes de personal repercutidos al cliente (apartado 2.3). En la factura de arriba, eso es IVA sobre los 3.048 € completos, no sobre el margen de la agencia.
• Actuar como agente, presentando a un trabajador que contrata directamente con el cliente: es un servicio de intermediación, y el IVA se devenga sobre los cargos de la agencia (apartado 5.1.2).

El coste del IVA sobre el cargo íntegro recae en los clientes que no pueden deducirlo, así que prevé esa conversación con ellos. Otros países llegan a sus propias respuestas, así que comprueba la tuya. Para clientes en el extranjero, consulta la guía sobre facturar a clientes de la UE.

¿Qué normas sobre trabajadores de agencia afectan a la factura?

Las normas sobre trabajadores de agencia afectan a la factura sobre todo a través de la tarifa de facturación y los honorarios por conversión. Las normas varían según el país y cambian, así que tómalas como indicaciones que contrastar con un asesor.

• Igualdad de trato: en la UE, el artículo 5 de la Directiva 2008/104/CE dice que las condiciones esenciales de trabajo y empleo de un temporal deben ser al menos las que tendría si lo hubiera contratado directamente la empresa usuaria, y cada país lo aplica a su manera. En el Reino Unido, el derecho equivalente empieza tras 12 semanas naturales continuadas en el mismo puesto con el mismo cliente. Si el salario sube en ese momento, tus condiciones deben permitir que la tarifa de facturación lo siga.
• Paso a plantilla fija: el Derecho de la UE anula las cláusulas que impiden a un cliente contratar a un temporal tras un encargo, pero permite a la agencia una compensación razonable por sus servicios (artículo 6, apartado 2). En el Reino Unido, solo pueden cobrarse honorarios por conversión en condiciones determinadas, y los honorarios deben constar en tu contrato con el cliente.
• Cobrar a los trabajadores: el artículo 6, apartado 3, de la misma Directiva prohíbe a las agencias cobrar a los trabajadores por gestionar su contratación por el cliente.
• Licencias: algunos países y sectores exigen que la agencia tenga una licencia. Compruébalo antes de facturar a un cliente en uno nuevo.

El gobierno del Reino Unido ha estado consultando cambios en este marco, así que comprueba la situación vigente allí.

Facturar a clientes de trabajo temporal y selección en ERPFlow

ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. No tiene nóminas, planificación de turnos ni seguimiento de candidatos, así que se ocupa de la factura y no de la colocación.

• Tarifas: añade cada puesto como un servicio con la unidad hr y su tarifa de facturación. Las tarifas que difieren entre clientes se sobrescriben en la línea.
• Facturas semanales: teclea las horas aprobadas como cantidad en una línea de factura y pon la semana y el trabajador en la descripción. Duplicar copia la factura de la semana pasada en un borrador nuevo, lo que evita reescribir las líneas. Una factura recurrente no encaja aquí, porque sus líneas son idénticas en cada ejecución.
• Referencias: el campo Número de pedido guarda la orden de compra del cliente y se imprime en el PDF.
• Hojas de horas como prueba: adjunta la hoja de horas aprobada a la factura. Los adjuntos se quedan en tu registro y no se envían por correo con la factura, así que envía la hoja de horas aparte si el cliente la quiere.
• Honorarios de colocación: una línea en una factura, con la redacción de arriba en la descripción.
• Devoluciones: ERPFlow no tiene un documento de factura rectificativa. Marcar como anulada y Duplicar sirven para una cancelación completa y una nueva emisión, pero una devolución parcial necesita una factura rectificativa desde tu sistema de contabilidad.

La ficha del cliente de cada cliente muestra los ingresos netos y lo pendiente. ERPFlow no mostrará el margen por trabajador, por cliente ni por colocación.