Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Para convertir horas facturables en una factura, cierra tu registro de horas en una fecha de corte, revisa las entradas, agrúpalas en pocas líneas, multiplica las horas por la tarifa acordada, añade el impuesto e indica el período que cubre el trabajo. Ten a mano el registro detallado, porque es lo primero que pide un cliente cuando una cifra le sorprende.
¿Qué debe mostrar una factura por horas?
Una factura por trabajo por horas debe mostrar qué se hizo, cuánto, a qué tarifa y cuándo. En la UE, una factura con IVA debe indicar «the extent and nature of the services rendered» (la extensión y la naturaleza de los servicios prestados), el precio unitario sin IVA y la fecha en que se realizó o completó la prestación cuando difiere de la de emisión (artículo 226 de la Directiva del IVA).
En el trabajo por horas, la extensión es el número de horas, el precio unitario es la tarifa y la fecha de la prestación es el período trabajado. El resto de campos exigidos están en campos de una plantilla de factura con IVA, explicados. Las normas nacionales añaden otros, y los países fuera de la UE tienen las suyas.
¿Con cuánto detalle deben ir las líneas de la factura?
Una línea por trabajo y por tarifa se ajusta a la mayoría de los clientes. Cualquier detalle mayor corresponde a un resumen de tiempo enviado con la factura, porque una factura de 60 líneas invita a una discusión de 60 líneas.
| Cliente o contrato | Qué deben mostrar las líneas |
|---|---|
| Un trabajo a una tarifa | Una línea: trabajo, período, horas, tarifa |
| Varios trabajos o centros de coste | Una línea por trabajo, para que cada uno se pueda codificar por separado |
| Tarifas distintas según categoría | Una línea por trabajo y por tarifa |
| Contrato que fija un formato, como suelen hacer las aseguradoras y los organismos públicos | Líneas resumen, más el desglose en el formato exacto que pide el contrato |
| Trabajo con tope o estimado | Las líneas habituales, más el total acumulado frente al tope en tu nota de acompañamiento |
Del registro de horas a la factura, paso a paso
- Fija la fecha de corte. Fin de mes, fin del trabajo o lo que hayáis acordado. Las horas posteriores a esa fecha esperan a la siguiente factura.
- Reclama el tiempo que falta. Reúne las entradas de todos antes de revisar nada.
- Filtra el registro por este cliente, este período, facturable y aún sin facturar.
- Revísalo como lo haría el cliente. Reformula las entradas vagas, quita tu propio trabajo repetido y comprueba la tarifa.
- Redondea una sola vez, con el incremento de facturación del acuerdo.
- Agrupa en líneas y suma las horas por trabajo y tarifa.
- Cuadra. Las horas registradas, menos las horas no cobradas, deben ser iguales a las horas facturadas.
- Añade los gastos como líneas propias. Consulta cómo facturar gastos reembolsables.
- Emítela y luego marca el registro. Escribe el número de factura junto a cada entrada, para que ninguna hora pueda facturarse dos veces.
Un ejemplo resuelto: un mes de horas en tres líneas
Este es un ejemplo inventado. Una pequeña consultora cierra marzo de 2026 para un cliente. Una consultora sénior factura 120 € la hora y un analista 75 €, en dos trabajos. Una entrada de 1,50 horas del analista fue repetir un error de la propia empresa, así que no se cobra.
| Trabajo y categoría | Horas registradas | No cobradas | Horas facturadas | Tarifa | Base |
|---|---|---|---|---|---|
| Estudio de mercado, sénior | 14,50 | 0,00 | 14,50 | 120 € | 1.740,00 € |
| Estudio de mercado, analista | 23,50 | 1,50 | 22,00 | 75 € | 1.650,00 € |
| Informe para el consejo, sénior | 6,00 | 0,00 | 6,00 | 120 € | 720,00 € |
| Total | 44,00 | 1,50 | 42,50 | 4.110,00 € |
El IVA al 20 % suma 822,00 €, así que el total de la factura es 4.932,00 €.
La conciliación está en la fila de abajo: 44,00 − 1,50 = 42,50. Si esas cifras no coinciden, se ha perdido una entrada o se ha contado dos veces, y es mucho más barato averiguarlo ahora. Si muestras en la factura las 1,50 horas como gesto comercial es otra decisión, que se trata en corrección a la baja o pérdida por incobrable.
Texto que puedes copiar
Una descripción de línea que responde a las preguntas habituales:
Estudio de mercado, consultora sénior, del 1 al 31 de marzo de 2026: 14,50 horas a 120,00 € por hora.
Una nota de acompañamiento que evita una consulta:
Adjunto nuestra factura de marzo: 42,50 horas entre el estudio de mercado y el informe para el consejo. También adjunto el resumen de tiempo, para que veas en qué se emplearon las horas. Dime si algo necesita una segunda mirada.
Hay más versiones en la guía de plantillas de correo para enviar facturas.
¿Por qué los clientes cuestionan las facturas por horas?
Los clientes cuestionan las facturas por horas cuando el total les sorprende, más a menudo que porque duden de las horas.
- Por encima de la estimación sin aviso. Díselo antes de pasar la factura, mientras aún pueden cambiar el plan.
- Entradas que parecen tu agenda. «Puesta al día interna» le dice al cliente que está pagando tus reuniones.
- Una factura tardía. Las horas de hace tres meses son difíciles de comprobar y fáciles de discutir.
- Una tarifa de la que nadie habló. Acuerda cualquier subida antes. La guía de la carta de subida de tarifas tiene la redacción.
Cómo facturar horas facturables en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas, y el tiempo registrado en una tarjeta de proyecto no se convierte en líneas de factura. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente.
Hoy facturas las horas escribiéndolas. Configura un servicio con tu precio por hora, uno por categoría si tus tarifas difieren, y añádelo a una factura nueva. Al elegirlo se rellenan la descripción y el precio. Escribes las horas como cantidad, que admite dos decimales, añades el trabajo y el período a la descripción y eliges el tipo impositivo de esa línea. El PDF no tiene columna de unidad, así que escribe «horas» en la descripción.
- La orden de compra de un cliente va en el campo Número de pedido, que se imprime en el PDF.
- El resumen de tiempo hay que enviarlo aparte. Los archivos de la tarjeta Adjuntos de una factura son internos y nunca se envían por correo al cliente, así que envía tú el resumen o pon las cifras clave en la descripción de la línea o en Notas.
- El proyecto se puede vincular en Documentos vinculados, que también es interno.
- Una vez emitida, la factura es definitiva. Una cifra errónea se corrige con Marcar como anulada y Duplicar.
Si usas Proyectos, el total de Tiempo dedicado de una tarjeta es una comprobación útil frente a tu registro, aunque no tiene fechas ni desglose por persona.