Cómo invitar a tu equipo a ERPFlow

Para invitar a tu equipo a ERPFlow, abre Configuración > Miembros, escribe el correo electrónico de cada persona, elige un rol (Admin o Miembro) y pulsa Enviar invitación. El enlace del correo funciona durante 7 días. Necesitas un plan de pago para añadir a nadie, porque el plan Gratis cubre un miembro.

¿Cómo se invita a alguien a ERPFlow?

Invitas a alguien a ERPFlow desde Configuración > Miembros, y solo puede hacerlo el propietario o un administrador.

1. Comprueba que tienes un puesto libre. Configuración > Suscripción muestra los miembros en uso frente al tope de puestos.
2. Envía la invitación. En Invitar a un compañero, escribe el correo, elige el rol y pulsa Enviar invitación. Solo el propietario puede invitar a alguien directamente como administrador.
3. La persona se une. Sigue el enlace del correo e inicia sesión con la dirección invitada. Si no tiene cuenta, la crea en el momento. Quien ya ha iniciado sesión con un correo verificado también ve la invitación en su página de inicio, con un Aceptar de un solo clic.
4. Termina la configuración. Asigna un rol personalizado si los usas y vincula a la persona con su ficha de personal.

Avisa a la gente de un detalle: la invitación pertenece a la dirección que escribiste. A quien se invita en una dirección de trabajo y entra con una cuenta personal de Google se le dice que la invitación fue a otra dirección. Un mensaje breve de antemano evita idas y venidas:

Te he invitado a nuestra cuenta de ERPFlow en [correo de trabajo]. Busca el correo de ERPFlow, sigue el enlace e inicia sesión con esa misma dirección. El enlace dura 7 días. Si mañana no ha llegado nada, dímelo y te lo vuelvo a enviar.

¿Cuántas personas puedes invitar en cada plan de ERPFlow?

El número de personas que puedes invitar en un plan de ERPFlow es el de miembros que incluye más los puestos adicionales que compres. Los precios son por mes, en euros, más IVA.

Las invitaciones pendientes también cuentan. Los miembros y las invitaciones sin caducar se suman, así que no puedes acumular invitaciones por encima de tu tope. Una invitación caducada no ocupa puesto, pero al reenviarla lo vuelve a ocupar, y un reenvío con el tope alcanzado se rechaza.

Esto es lo que paga un equipo solo en puestos, calculado a partir de esa tabla:

A partir de 13 miembros, Business es lo más barato en puestos. Pero los puestos no suelen ser lo que decide. Starter permite 15 facturas al mes, Growth 30, y Business quita los topes mensuales, así que contrasta los límites de la página de precios con lo que realmente emites. Un cambio de plan o del número de puestos después del primer pago se aplica de inmediato, con la diferencia prorrateada.

¿Debe ser una persona nueva Admin o Miembro?

Una persona nueva debe ser Miembro, salvo que necesite dirigir la organización contigo. Un administrador tiene todos los permisos de la aplicación, invita y quita miembros, gestiona la suscripción, edita tipos impositivos y categorías, y lee el registro de actividad.

El error es dar por hecho que Miembro significa limitado. En una organización recién creada, el rol Miembro empieza con ver y gestionar en Prospectos, Clientes, Presupuestos, Pedidos, Facturas, Productos, Servicios, Proveedores, Activos, Gastos, Ingresos, Personal, Ubicaciones, Notas, Proyectos, Marcadores, Vacaciones y Reservas. Gestionar abarca crear, editar y eliminar. El rol empieza sin salarios, sin datos sensibles del personal, sin formularios de captación de leads, sin integraciones, sin el registro de actividad y sin gestionar roles.

Si eso es demasiado para tu empresa, redúcelo antes de enviar invitaciones. El rol Miembro incorporado se puede editar en Configuración > Roles, y un cambio se aplica a todos los que lo tienen.

¿Cómo funcionan los roles personalizados con las invitaciones?

Un rol personalizado de ERPFlow se asigna después de que la persona se una, porque una invitación solo ofrece Admin o Miembro. Crea el rol en Configuración > Roles con una clave y un nombre. Empieza sin nada concedido. Abre Editar permisos y activa lo que el rol necesita: cada interruptor surte efecto en el momento en que lo cambias, sin botón de guardar. Después usa Asignar a un miembro en el mismo panel.

Hasta que lo asignes, la persona tiene lo que concede tu rol Miembro. Para alguien que debería ver muy poco, como un contable temporal, deja el rol preparado y asígnalo en cuanto acepte. La página de roles y permisos enumera lo que se puede controlar.

¿Qué hacer si una invitación caducó o no llegó?

Una invitación de ERPFlow caducada o perdida se arregla con Reenviar, en Invitaciones pendientes de Configuración > Miembros. Las invitaciones caducan 7 días después de enviarse, y la lista las marca como Caducada. Reenviar envía un enlace nuevo con otros 7 días y deja de funcionar el enlace anterior, así que dile a la persona que use el correo más reciente. Cancelar elimina una invitación y su enlace.

Se rechaza invitar de nuevo a la misma dirección mientras su invitación siga vigente. Una vez caducada, una invitación nueva simplemente la sustituye.

¿Necesitan puesto las fichas de personal?

Las fichas de personal no necesitan puesto, porque un miembro y una ficha de personal son cosas distintas en ERPFlow. Un miembro inicia sesión y usa la aplicación. Una ficha de personal es el registro de RR. HH. de alguien a quien planificas y pagas, y esa persona no necesita cuenta. Las fichas de personal tienen su propio límite: 1 en Gratis, 3 en Starter, 6 en Growth y sin tope en Business.

Quien necesite ambas, tiene ambas. Crear miembro del personal en la fila de un miembro rellena una ficha nueva a partir de su cuenta y vincula las dos, y Vincular a un miembro del personal… conecta una ficha que creaste antes. Quien se tome permisos necesita una ficha de personal, inicie sesión o no, porque las ausencias se registran en la lista de Personal.

Una vez dentro, todos los miembros que pueden ver Proyectos ven los mismos tableros. Las guías sobre cómo funcionan los proyectos y cómo registrar tiempo en una tarjeta son lo siguiente que conviene enviarles.

Gestionar el acceso de tu equipo en ERPFlow

Los propietarios y administradores cambian roles y quitan miembros en Configuración > Miembros. Quitar a alguien termina su acceso de inmediato, y su ficha de personal se conserva con su historial. Un administrador puede pasar a las personas de Miembro a Admin y al revés, pero no puede cambiar ni quitar a otro administrador, algo que solo puede hacer el propietario. Una organización tiene un propietario, que cede el cargo con Transferir la propiedad en Configuración > Organización y pasa a ser administrador. Las integraciones conectadas no ocupan puesto.

Hay cosas que ERPFlow no hace. El inicio de sesión es con correo y contraseña o con Google, sin SAML ni SCIM. La autenticación en dos pasos es decisión de cada persona, y nadie puede exigírsela a otros. Los permisos se aplican por área, no por registro ni por ubicación: un rol que puede ver facturas ve todas las facturas, y no hay tableros de proyecto privados.