Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para montar un sistema de numeración de proyectos, elige un formato con un año y una secuencia correlativa, como 2026-042, lleva un registro de una línea por cada número emitido y no reutilices ni cambies nunca uno. Pon el número el primero en cada tablero, carpeta, archivo y asunto de correo que pertenezca al proyecto.
¿Qué hace bueno a un número de proyecto?
Un buen número de proyecto identifica un trabajo para siempre y es lo bastante corto como para decirlo por teléfono. Esas dos exigencias descartan la mayoría de los esquemas ingeniosos.
| Regla | Bien | Mal | Por qué |
|---|---|---|---|
| Único para siempre | 2026-042 | 042, reiniciado cada año | El mismo número significaría dos trabajos |
| No contiene nada que pueda cambiar | 2026-042 | 2026-042-JK-LIVE | La gente se va y los estados cambian |
| Lo bastante corto para decirlo y teclearlo | 2026-042 | ACME-LDN-2026-RES-EXT-042 | Los números largos se abrevian y luego se teclean mal |
| Misma longitud siempre | 2026-007 | 2026-7 | Las anchuras fijas ordenan bien |
| No se confunde con otro documento | 2026-042 | 2026-0042, junto a INV-2026-0042 | La gente citará el equivocado |
¿Qué formato de numeración de proyectos conviene usar?
La mayoría de las empresas pequeñas deberían usar el año y una secuencia de tres cifras. Elige algo más complicado solo cuando puedas nombrar el problema que resuelve.
| Formato | Ejemplo | Conviene a | Punto débil |
|---|---|---|---|
| Año + secuencia | 2026-042 | La mayoría de las empresas pequeñas | El número no muestra el cliente |
| Código de cliente + secuencia | HRB-007 | Empresas con pocos clientes recurrentes | Los códigos necesitan una lista, y los clientes se fusionan o cambian de marca |
| Código de cliente + año + secuencia | HRB-26-03 | Muchos trabajos repetidos por cliente | Más largo y más fácil de teclear mal |
| Tipo + año + secuencia | D-2026-042 | Líneas de trabajo separadas, como diseño y levantamiento | Algunos trabajos cambian de tipo o son ambos |
| Secuencia simple | 10428 | Empresas con muchísima trayectoria | Fácil de confundir con una factura o una extensión telefónica |
Prevé el crecimiento al elegir la anchura. Tres cifras te dan 999 proyectos al año, y cuatro quedan absurdas en una empresa que abre 30.
¿Cuándo debe recibir su número un proyecto?
Un proyecto debe recibir su número cuando se gana el trabajo, no cuando lo presupuestas por primera vez. Si numeras cada consulta, tu secuencia se llena de trabajo que nunca hiciste y 2026-042 deja de decirte gran cosa.
Si también necesitas referirte a las propuestas, dales una serie aparte, como P-2026-118, y anota el número de proyecto junto a ella cuando se convierta. Así los dos números siguen siendo fiables: uno cuenta propuestas y el otro cuenta trabajos.
¿Cómo se tratan las fases, los modificados y los subproyectos?
Trata las fases y los modificados con un sufijo sobre el número original, de modo que el número base nunca cambie y todo el trabajo relacionado se ordene junto.
| Qué es | Número | Por qué |
|---|---|---|
| El proyecto | 2026-042 | El número base, usado en todas partes |
| Una etapa o fase | 2026-042.02 | Se ordena bajo el proyecto |
| Un modificado acordado | 2026-042-V1 | Se ve por separado cuando lo facturas |
| Un trabajo realmente distinto para el mismo cliente | 2026-057 | Alcance nuevo, número nuevo |
La prueba para un número nuevo es si querrías ver sus costes y facturas aparte del primer trabajo. Si no, es un sufijo o simplemente otra tarjeta en el mismo tablero.
¿Cómo es un registro de proyectos?
Un registro de proyectos es una única lista con una fila por cada número emitido, y es la única parte del sistema que impide que dos personas cojan el mismo número. Un ejemplo inventado.
| Número | Proyecto | Cliente | Abierto | Estado | Referencia anterior |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | Reforma de buhardilla, diseño estructural | Cliente A | 12 oct 2026 | Abierto | |
| 2026-042 | Ampliación trasera | Cliente B | 19 oct 2026 | Abierto | |
| 2026-043 | Acondicionamiento de tienda | Cliente C | 26 oct 2026 | Cancelado | |
| 2026-044 | Reparaciones de nave, continuación | Cliente D | 2 nov 2026 | Abierto | J-1187 |
Encarga a una persona la tarea de emitir números, o mantén la hoja compartida y coge la siguiente fila libre. Un trabajo cancelado se queda en la lista, como le pasa aquí al 2026-043.
Si vienes de un esquema anterior, no renumeres los trabajos pasados. Empieza la serie nueva hoy y, donde un trabajo nuevo continúe uno viejo, anota la referencia antigua, como en la última fila. Los archivos viejos siguen encontrándose con sus números de siempre.
¿Deben vincularse los números de proyecto y de factura?
Los números de proyecto y de factura deben mantenerse separados, con el número de proyecto mostrado en la factura como referencia. El número de factura tiene una función legal: según el artículo 226 de la Directiva del IVA, debe ser correlativo, basarse en una o varias series y permitir identificar la factura de forma única. Un número de proyecto no tiene ninguna de esas obligaciones.
La Directiva permite más de una serie, pero una serie de facturas distinta por proyecto te deja con cientos que explicar, y cualquiera con un hueco invita a una pregunta. Mantén una sola secuencia de facturas y lee la guía sobre numerar facturas para saber cómo montarla.
Después pon la referencia del proyecto en la factura, en la descripción de la línea o en las notas:
Ampliación trasera, fase 2 de 4, tu referencia de proyecto 2026-042.
¿Dónde debe aparecer el número de proyecto?
El número de proyecto debe aparecer el primero en cualquier sitio donde alguien pueda buscar después el trabajo. Estos son los lugares habituales.
- Carpetas:
2026-042 Ampliación trasera. Con el número primero, las carpetas se ordenan por fecha de apertura. - Nombres de archivo:
2026-042 Calculos estructurales rev B.pdf. Evita/y\, que son separadores de ruta. - Asuntos de correo:
[2026-042] Revisión B de los planos, para que una búsqueda encuentre todo el hilo. - Presupuestos y facturas: como referencia en el documento.
- Registros de tiempo y pedidos a proveedores: para poder atribuir costes al trabajo. Consulta cómo registrar horas facturables por proyecto.
Dos trampas de la hoja de cálculo pueden romper un buen formato. Las formas cortas como 26-04 o 2026-04 pueden convertirse en fechas al teclearlas o abrirlas en Excel, algo que evita una secuencia de tres cifras. Los números simples con ceros a la izquierda, como 00042, pierden esos ceros del mismo modo, así que deja una letra o un guion en el número. Prueba tu formato tecleándolo en una hoja en blanco y abriendo un CSV de ella antes de comprometerte.
Numerar proyectos en ERPFlow
Los proyectos de ERPFlow son tableros con nombre y no tienen número de proyecto automático ni contador del siguiente número. Teclea el número al principio del nombre del tablero, como en 2026-042 Ampliación trasera, y lleva el registro en otro sitio. La guía sobre cómo funcionan los proyectos explica los tableros y las tarjetas.
- Encontrar un trabajo: la búsqueda de la lista de tableros coincide con el nombre del tablero y con el nombre o la empresa del cliente vinculado, y la columna Nombre se ordena. Los números de anchura fija dejan los tableros en orden.
- Documentos: las facturas, los presupuestos y los pedidos se numeran solos en sus propias secuencias, como
INV-2026-0042. El prefijo se define en Configuración > Información de la empresa. No se pueden fijar por proyecto, que es justo lo que quieres. - Vincular un proyecto: un presupuesto, pedido o factura puede vincularse a un tablero en Documentos vinculados. Ese vínculo es interno y no se imprime.
- Mostrar el número al cliente: teclea el número en la descripción de la línea de la factura o en Notas, que se imprimen ambas. El campo Número de pedido también se imprime, pero sale como referencia de la orden de compra en la factura electrónica, así que resérvalo para la orden de compra del propio cliente si la tiene.
- Renombrar tableros: la importación CSV de tarjetas de proyecto se refiere a un tablero por su nombre, y el tablero ya tiene que existir. Numerar los tableros antes de importar evita rehacer el archivo.
Los proyectos de ERPFlow no llevan presupuestos ni costes por proyecto, así que el número te ayuda a encontrar un trabajo, pero no producirá un informe de costes del trabajo.