Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Un control de vacaciones y ausencias que además te dice tu capacidad tiene dos partes: un registro de cada ausencia y una cuadrícula semanal que convierte esas ausencias en horas disponibles. El registro responde a quién no está. La cuadrícula responde a cuántas horas le quedan al equipo esa semana, algo que una lista de vacaciones por sí sola no puede decirte.
¿Qué debe incluir un control de ausencias?
Un control de ausencias necesita una fila por solicitud, porque la solicitud es lo que se aprueba, se cancela o se discute. Un ejemplo inventado de un estudio de cinco personas:
| Persona | Tipo | Primer día | Último día | Días | Estado | Decidido por |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | Vacaciones | mar 7 abr | vie 10 abr | 4 | Aprobada | Elin |
| Ben | Vacaciones | mié 8 abr | jue 9 abr | 2 | Aprobada | Elin |
| Carla | Enfermedad | lun 13 abr | lun 13 abr | 1 | Registrada | |
| Dev | Vacaciones | mié 6 may | jue 7 may | 2 | Pendiente |
Mantén las solicitudes en un solo sitio. Un calendario y una hoja de cálculo llevados en paralelo discreparán en un mes, y entonces nadie se fía de ninguno. Ayuda una regla que el equipo pueda leer:
Pide las vacaciones en el control, no por el chat. Las solicitudes de cinco días o más necesitan al menos dos semanas de antelación. [Nombre] decide en dos días laborables. Tus vacaciones no están reservadas hasta que el estado diga Aprobada.
El plazo de aviso de ahí es un ejemplo. Fija el tuyo y contrástalo con tus contratos de trabajo.
¿Cómo se calcula un saldo de vacaciones en una hoja de cálculo?
Un saldo de vacaciones es el derecho más los días arrastrados, menos los días disfrutados, menos los días aprobados para más adelante. Resta también las vacaciones futuras aprobadas, además de las ya disfrutadas, o alguien reservará los mismos días dos veces.
| Persona | Derecho | Arrastrados | Disfrutados | Aprobados, aún no disfrutados | Restantes |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 2 | 9 | 5 | 16 |
| Ben | 25 | 0 | 6 | 2 | 17 |
| Dev (3 días a la semana) | 16,8 | 1 | 4 | 3 | 10,8 |
La columna del derecho es donde entra la ley, y varía.
- UE: el artículo 7 de la Directiva sobre ordenación del tiempo de trabajo fija un mínimo de cuatro semanas de vacaciones retribuidas al año, y la ley nacional puede añadir más.
- Reino Unido: la mayoría de los trabajadores recibe 5,6 semanas, que son 28 días en una semana de cinco días y al menos 16,8 días en una de tres. Un empleador puede incluir los bank holidays en esa cifra.
- Contar los días: comprueba si tu ley cuenta días laborables o naturales. La Ley de contratos de trabajo de Estonia (Employment Contracts Act), por ejemplo, da 28 días naturales, así que un fin de semana dentro de unas vacaciones consume vacaciones, mientras que los festivos no.
La tabla de arriba reconoce todo el año de entrada. Si prefieres que las vacaciones se vayan generando a medida que se ganan, la cifra devengada es el derecho multiplicado por los días transcurridos, dividido entre los días del año: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 días a finales de marzo de 2026.
Acordad por escrito dos cosas antes del fin del año: qué pasa con los días sin usar y cómo se prorratea a quien entra o sale a mitad de año. Las reglas de arrastre varían según el país, así que comprueba las tuyas.
¿Cómo muestra la capacidad un control de ausencias?
Un control de ausencias muestra la capacidad cuando conviertes cada ausencia en horas, por persona y por semana. La cuenta es horas de contrato, menos horas de festivos, menos horas de ausencia.
Aquí va el mismo estudio inventado en la semana del 6 de abril de 2026, con un festivo el lunes y jornadas de 8 horas. Dev trabaja de martes a jueves.
| Persona | Contrato | Festivo | Ausencia | Disponibles |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 8 | 32 | 0 |
| Ben | 40 | 8 | 16 | 16 |
| Carla | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Dev | 24 | 0 | 0 | 24 |
| Elin | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Equipo | 184 | 32 | 48 | 104 |
Una semana normal da a este equipo 184 horas. Esta da 104, un 57 % aproximadamente. Una lista de vacaciones dice que dos personas no están, lo que suena manejable. La cuadrícula dice que has perdido más del 40 % de la semana, y esa es la cifra que necesitas antes de prometer a nadie una fecha de entrega.
Fíjate en la fila de Dev. El festivo cae en un día que Dev no trabaja, así que no cuesta horas, y es justo ahí donde falla el cálculo mental.
Para montarlo, lleva dos hojas. La primera es el registro de solicitudes de arriba, con una línea por semana para toda solicitud que cruce el límite de una semana, y una columna de horas. La segunda tiene una fila por persona y una columna por semana, y cada celda toma datos del registro:
=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)
Deja fuera de la suma las solicitudes pendientes, pero marca la celda, para ver el riesgo sin tratarlo como cerrado. A partir de aquí, la plantilla de planificación de capacidad contrasta esas horas con las reservas de proyectos, y la guía de planificación de recursos para equipos de servicios trata de decidir quién hace qué.
¿Qué ausencias van en un control de ausencias?
Toda ausencia va en un control de ausencias, pero solo algunas afectan al saldo de vacaciones. Un control que solo recoja las vacaciones sobrestimará tu capacidad.
| Ausencia | ¿Reduce el saldo de vacaciones? | ¿Reduce la capacidad? |
|---|---|---|
| Vacaciones | Sí | Sí |
| Festivo | Solo si el contrato lo cuenta dentro del derecho | Sí, en un día laborable |
| Baja por enfermedad | Normalmente no | Sí |
| Permiso sin sueldo | No | Sí |
| Formación o congreso | No | Sí |
| Teletrabajo | No | No |
Para la enfermedad, escribe «enfermedad» y nada más. Los datos de salud son datos de categoría especial según el artículo 9 del RGPD, y una hoja de capacidad no los necesita.
Registrar las ausencias en ERPFlow
En ERPFlow, Vacaciones sustituye tanto al registro de solicitudes como a la hoja de saldos. Registras una solicitud de alguien de tu lista de personal como vacaciones, enfermedad o permiso sin sueldo, y solo las vacaciones descuentan del saldo. El formulario muestra cuántos días cuesta el rango y el saldo resultante, y te avisa si la solicitud dejaría el saldo en negativo o se solaparía con otra. Se permite un saldo negativo. Se rechaza un rango que toque una solicitud pendiente o aprobada de esa persona. Después alguien la aprueba o la rechaza, y su nombre queda registrado junto a la decisión.
La pestaña Saldos muestra los días devengados de cada persona más los arrastrados, los días usados, los días futuros aprobados y los días disponibles, calculados cada vez que la abres a partir de la política de Configuración > Personal > Vacaciones:
- Derecho: 28 días hasta que lo cambies, y una persona puede tener otro número en su ficha de personal.
- Devengo: los días se acumulan a lo largo del año en lugar de llegar el 1 de enero, así que la cifra disponible de alguien en marzo queda muy por debajo de su derecho anual.
- Arrastre: desactivado salvo que lo actives. Los días arrastrados se gastan primero y caducan al cabo de un año.
- Cómputo de días: días naturales excluyendo festivos por defecto, así que un fin de semana dentro de un rango consume vacaciones. Puedes cambiar a contar de lunes a viernes. Fíjalo primero, porque un cambio de política reordena también los saldos pasados.
El calendario del equipo dibuja cada ausencia como una barra a lo largo del mes, con los festivos rayados. Esos festivos los añades importando la lista oficial de un país para un año elegido y guardándola en la política. De fábrica cualquier miembro puede aprobar una solicitud, así que si la aprobación debe recaer en ciertas personas, restríngela en roles y permisos. Una ausencia aprobada también quita a esa persona de los huecos libres de una página de reservas configurable.
La política la fijas tú: ERPFlow no aplica las normas legales de derecho a vacaciones de cada país, así que contrasta tu configuración con tu propia ley. No hay enlace con nóminas, turnos ni planificación de capacidad. ERPFlow no convierte las ausencias en horas disponibles, así que la cuadrícula de capacidad de arriba se queda en tu hoja de cálculo, aunque la pestaña Calendario de la ficha de personal de una persona muestra sus horas reservables, reservas, ausencias y festivos, de una persona en una.