Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Un proceso de aprobación de hojas de horas para una empresa de proyectos tiene cuatro pasos: la persona entrega la semana, el aprobador comprueba las líneas, el aprobador la acepta o la devuelve con un motivo, y la semana aprobada se bloquea para la facturación y los informes. En una empresa pequeña basta un plazo semanal y un aprobador con nombre para cada persona.
¿Quién debe aprobar las hojas de horas en una empresa de proyectos?
En una empresa de proyectos, una persona con nombre debe aprobar la hoja de horas de cada empleado, normalmente quien más conozca el trabajo de esa persona. Los casos incómodos son quienes trabajan en varios trabajos, y estos son los arreglos viables:
| Situación | Quién aprueba | Nota |
|---|---|---|
| La persona trabaja sobre todo en los proyectos de un responsable | Ese responsable de proyecto | El arreglo más sencillo |
| La persona trabaja con varios responsables | Su jefe directo, que consulta a los responsables las líneas dudosas | Un solo aprobador evita que las semanas caigan entre dos personas |
| Empresa de menos de unas 10 personas | Un director o el responsable de oficina para todos | Vale, siempre que alguien compruebe también a esa persona |
| La hoja de horas del propio aprobador | Otro director o el contable | Nadie aprueba la suya |
| El aprobador está fuera | Un suplente designado | Decídelo de antemano |
Evita que cada responsable de proyecto apruebe solo sus propias líneas. Suena minucioso, pero hace que una hoja de horas nunca esté completa hasta que todos la hayan mirado, y en una empresa pequeña esa semana seguirá esperando a final de mes.
¿Cómo es un calendario semanal de aprobación?
Un calendario semanal de aprobación fija una hora para cada paso, de modo que las horas aprobadas estén listas antes de que salgan las facturas. Aquí va un ejemplo para adaptar:
| Cuándo | Quién | Qué |
|---|---|---|
| A diario | Todos | Registran las horas |
| Lunes 10:00 | Todos | Entregan la semana pasada |
| Lunes 15:00 | Aprobador | Recuerda a quien no haya entregado |
| Martes 17:00 | Aprobador | Aprueba, o devuelve con un motivo |
| Miércoles 12:00 | Empleado | Corrige y vuelve a entregar |
| Miércoles 17:00 | Aprobador | Aprobación final, y la semana queda bloqueada |
| Primer día laborable del mes | Finanzas | Factura solo a partir de semanas bloqueadas |
Prevé el fin de mes. Una semana que abarque dos meses debe dividirse, para que los últimos días puedan aprobarse y facturarse con el mes al que pertenecen. Sin esto, los clientes por horas reciben una factura que siempre va una semana por detrás y todos tienen que explicar por qué. Estos plazos deben coincidir con los de tu política de hojas de horas.
¿Qué debe comprobar un aprobador en una hoja de horas?
Un aprobador debe comprobar que una hoja de horas esté completa y bien codificada, y dejar en paz las horas en sí. Repasa siempre la misma lista corta:
- ¿Tiene sentido el total? Compáralo con las horas de contrato, las ausencias aprobadas y los festivos.
- ¿Está cada línea en el proyecto y la tarea correctos? Cuidado con las líneas internas vagas.
- ¿Es correcta la marca de facturable? Una marca equivocada o pierde ingresos o factura a un cliente algo que no debería pagar.
- ¿Podría un cliente leer la descripción? Esto solo importa en las líneas que vaya a ver.
- ¿Se pasa de presupuesto algún trabajo? Avisa al responsable del proyecto y deja las horas como se registraron.
Aquí va una semana inventada que muestra por qué compensa. Ben tiene un contrato de 40 horas y factura a 95 € la hora en los trabajos por horas.
| Línea | Horas | ¿Facturable? | Hallazgo del aprobador |
|---|---|---|---|
| P-114 Planos | 18,0 | Sí | Correcto |
| P-118 Planos | 10,0 | Sí | Correcto |
| Interno: «varios» | 6,0 | No | En realidad, revisiones del cliente de P-118 |
| Administración | 3,5 | No | Correcto |
| Total | 37,5 | 2,5 por debajo del contrato |
Al preguntarle por la diferencia, Ben recuerda una visita de obra en P-114 y la añade. Eso pone 8,5 horas más en trabajos por horas: las 6,0 recodificadas y las 2,5 añadidas. A 95 €, son 807,50 € que no iban a llegar a una factura, encontrados en pocos minutos. Esas horas pasan luego a la factura.
La comprobación que hay que resistir es reducir horas porque un trabajo se pasa de presupuesto. Hacerlo oculta el desvío a quienes necesitan verlo y te da una cifra falsa de la que partir la próxima vez. Si decides no facturar algunas horas, registra esa decisión aparte como una corrección a la baja y deja el tiempo registrado como estaba.
¿Cómo se devuelve una hoja de horas?
Para devolver una hoja de horas, nombra la línea, di qué parece estar mal y da un plazo para arreglarlo. Un «por favor, revisa esto» vago vuelve con los mismos errores. Esta es una redacción para copiar:
Ben, te devuelvo la semana 23. La línea 3 (6 horas, «varios») parece de revisiones de P-118, así que por favor recodifícala. La semana también suma 37,5 frente a 40 contratadas, así que añade lo que falte o anota por qué se queda corta. Devuélvemela antes del miércoles a las 12:00, por favor.
Para una hoja de horas que no ha llegado:
Tu hoja de horas de la semana 23 no llegó antes de las 10:00 de hoy. Por favor, entrégala antes de las 15:00 para que P-114 pueda facturarse con todo lo demás.
Mantén estos mensajes centrados en la hoja de horas. Si alguien llega tarde sistemáticamente, habla con esa persona en persona en lugar de enviar recordatorios cada vez más severos.
¿Cómo se tratan las correcciones tras la aprobación?
Las correcciones tras la aprobación pasan por un registro de cambios, para que las cifras aprobadas sigan siendo fiables y el historial siga siendo visible. Una vez bloqueada una semana, nadie la edita directamente. Basta con un registro breve junto a las hojas de horas:
| Fecha | Persona | Semana | Línea | Era | Ahora | Motivo | Aprobado por |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 jul | Ben | 27 | P-118 Planos | 8,0 | 6,0 | 2 horas eran de P-114 | Elin |
| 14 jul | Ben | 27 | P-114 Planos | 4,0 | 6,0 | Pasadas desde P-118 | Elin |
Si las horas ya se han facturado, un cambio en la hoja de horas no cambia la factura. También tendrás que corregir bien la factura, con una factura rectificativa o un documento nuevo, según las normas de tu país.
Para bloquear una semana en una hoja de cálculo, mantén una columna de estado que diga Borrador, Entregada, Devuelta o Aprobada. Después protege el rango aprobado: tanto Excel como Google Sheets pueden restringir quién edita un rango. No es a prueba de manipulaciones, pero evita accidentes, y para una empresa de este tamaño es lo que hace falta.
El proceso se rompe de formas predecibles. Un aprobador que aprueba solo los totales pasa por alto todos los errores de codificación. Aprobar solo a fin de mes significa que nadie recuerda qué era «varios». Un único aprobador sin suplente se convierte en un atasco en las primeras vacaciones. Si la aprobación lleva más de unos minutos por persona, el problema suelen ser las descripciones, así que arréglalas en origen.
Aprobar hojas de horas junto con ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. ERPFlow tampoco tiene un paso de aprobación de hojas de horas, así que lleva este proceso en una hoja de cálculo con una plantilla de hoja de horas de equipo.
Las horas aprobadas llegan entonces a ERPFlow a mano. En una factura, una línea es una cantidad por un precio, así que introduces las horas aprobadas como cantidad y tu tarifa como precio, a menudo a partir de un servicio con su precio ya fijado. Una vez emitida, una factura es definitiva, así que comprueba la semana bloqueada antes de emitirla.
No lo confundas con Vacaciones, que sí tiene solicitudes y aprobaciones, solo para las ausencias. Aquí es útil porque un aprobador puede contrastar las líneas de ausencia de una hoja de horas con lo que se aprobó allí.