Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Un flujo de control de tiempo y facturación para autónomos necesita un registro, una comprobación semanal y un día de facturación. Anota cada bloque de trabajo el mismo día en que lo haces, revisa el registro quince minutos cada viernes y, en una fecha fija de cada mes, convierte las horas de cada cliente en una factura.
Las horas se pierden sobre todo entre hacer el trabajo y anotarlo, así que la rutina importa más que la herramienta que elijas.
¿Qué debe acordar un autónomo antes de controlar el tiempo?
Un autónomo debe acordar la tarifa por hora, el incremento de facturación, lo que se considera cobrable y la fecha de facturación antes de registrar la primera hora. Ponlos en el presupuesto o en el correo que confirma el trabajo, porque una regla que el cliente ha visto por escrito es difícil de discutir después. Puedes copiar esto y cambiar las cifras:
El tiempo se cobra a 75,00 € la hora más IVA, se registra en unidades de 15 minutos y se factura el último día laborable de cada mes. El desplazamiento se cobra a media tarifa. El pago vence 14 días después de la fecha de la factura.
Cada una de esas decisiones tiene su propia guía si dudas: incrementos de facturación, cobrar el tiempo de desplazamiento y condiciones de pago.
¿Cómo es un registro de horas sencillo para autónomos?
Un registro de horas para autónomos necesita seis columnas, y una hoja de cálculo lo resuelve bien. Estas entradas son inventadas:
| Fecha | Cliente | Tarea | Horas | Cobrable | Factura |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de abril | Harbour Foods | Fichas de producto, primer borrador | 3,25 | Sí | INV-2026-0031 |
| 3 de abril | Harbour Foods | Llamada con la responsable de marketing | 0,5 | Sí | INV-2026-0031 |
| 6 de abril | Fell Cycles | Reescritura de la página de inicio | 2,0 | Sí | |
| 7 de abril | Gestión propia | Contabilidad | 1,0 | No | n/a |
La columna Factura es la que más trabaja. Un espacio en blanco significa que esas horas no se han facturado, así que filtrar por vacíos muestra tu trabajo sin facturar y evita que nada se facture dos veces.
Registra también tu propia gestión, aunque nadie la pague. Después de unos meses te dice cuántas horas tienes realmente para vender, y de ese número depende tu tarifa.
¿Cuál es la rutina semanal y mensual?
La rutina tiene tres pasos regulares, y el que la gente se salta es el del viernes.
| Cuándo | Cuánto dura, más o menos | Qué haces |
|---|---|---|
| El mismo día | 2 minutos | Anotas en qué trabajaste, para quién y cuánto tiempo |
| Viernes | 15 minutos | Comparas el registro con tu calendario, los correos enviados y los archivos modificados, y rellenas los huecos |
| Día de facturación | 10 minutos por cliente | Filtras por cliente, sumas las horas cobrables, emites la factura y escribes su número en el registro |
El viernes es cuando se recupera más dinero. Un viernes aún recuerdas la llamada imprevista del martes con un cliente. A final de mes ya no, y las horas reconstruidas de memoria se quedan cortas.
Una vez pasada la fecha de vencimiento, hace falta un hábito más: reclamar en un día fijo, con una secuencia de recordatorios que ya tengas escrita.
Un ejemplo resuelto: las horas de un mes en una factura
Este es un ejemplo inventado. Una redactora autónoma cobra 75 € la hora, el desplazamiento a media tarifa, y añade un 20 % de IVA. Estas son las horas cobrables de abril de un cliente.
| Línea | Horas | Tarifa | Base |
|---|---|---|---|
| Redacción, fichas de producto | 18,5 | 75,00 € | 1.387,50 € |
| Llamadas y revisiones | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Desplazamiento a la oficina del cliente, media tarifa | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Base | 23,75 | 1.706,25 € | |
| IVA al 20 % | 341,25 € | ||
| Total a pagar | 2.047,50 € |
Antes de emitirla, comprueba que 23,75 coincide con el total cobrable del registro para ese cliente y ese mes. Si no coincide, te falta una línea o has recogido una de otro mes. Escribe cada línea para que el cliente no tenga que preguntar:
Redacción, fichas de producto, del 1 al 30 de abril: 18,5 horas a 75,00 €
Si no estás registrado a efectos de IVA, desaparece la línea del IVA y el total es 1.706,25 €. La guía de facturar a clientes como autónomo cubre qué más debe decir la factura, y convertir horas facturables en una factura profundiza en las líneas resumidas o detalladas.
¿Debe un autónomo controlar el tiempo en trabajos a precio cerrado?
Un autónomo debe controlar el tiempo también en los trabajos a precio cerrado, porque nada más muestra lo que el trabajo pagó por hora. Imagina una reescritura de sitio web inventada de 2.400 € que llevó 44 horas. Eso sale a 54,55 € la hora, frente a una tarifa de 75 €, y a 75 € las mismas horas habrían sido 3.300 €.
El cliente nunca ve esas horas. Las usas en el siguiente presupuesto, o cuando comparas las horas presupuestadas con las horas reales para ver qué tipos de trabajo sigues cotizando por debajo de su precio.
Cómo controlar las horas y facturarlas en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Por ahora tu registro se queda en una hoja de cálculo o en una aplicación de cronómetro, y ERPFlow se ocupa de la factura y de todo lo que viene después.
- La tarifa: crea un servicio con la unidad en horas y tu precio por hora. En una factura, elige el servicio y escribe la cantidad de tu registro, como 18,5. Puedes reformular la descripción de la línea.
- El envío: al emitir, la factura recibe su número y queda definitiva. Se envía por correo como PDF, en cualquiera de los 19 idiomas.
- El cobro: registra cada pago a medida que llega, incluidos los pagos parciales. La lista de Facturas filtra las Vencidas, y Enviar recordatorio de pago envía por correo una factura vencida cuando tú decides. No se envía nada según un calendario, y ERPFlow no cobra el dinero por sí mismo.
- Las horas junto al cliente: un proyecto vinculado al cliente contiene tarjetas con el tiempo dedicado escrito, y esos tiempos se suman por proyecto y por cliente. Cada tarjeta guarda una cifra sin fecha y no se convierte en líneas de factura, así que no sustituye a un registro fechado.
El plan Free tiene un miembro y permite 5 facturas al mes, 5 servicios y 10 tarjetas de proyecto en total, así que contrasta esos límites con tu propia lista de clientes.