Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para convertir un presupuesto en factura, espera a que el cliente lo haya aceptado, copia las líneas y los precios acordados en una factura nueva, añade lo que solo lleva una factura (su propio número, una fecha de emisión y una fecha de vencimiento) y envíala. El software de facturación hace la copia por ti, así que los dos documentos no pueden discrepar.
El presupuesto es una oferta. La factura es una petición de pago y, en la mayoría de los países, un documento fiscal. Casi todo lo que sigue sale de esa diferencia.
¿Qué cambia entre un presupuesto y una factura?
Las líneas y los precios pasan de uno a otra. Casi todo lo que las rodea cambia.
| Presupuesto | Factura | |
|---|---|---|
| Finalidad | Ofrece un precio | Pide un pago |
| Número | De la serie de presupuestos | Un número nuevo de la serie de facturas |
| Fecha que importa | Válido hasta | Fecha de vencimiento |
| Datos del cliente | Puede bastar el nombre de un contacto | Razón social y dirección completas, más el NIF-IVA cuando se exija |
| ¿Se puede cambiar? | Sí, hasta que se acepta | No. Una factura enviada se rectifica, nunca se edita |
| Efecto fiscal | Ninguno | Normalmente genera una obligación de IVA |
Los datos del cliente son la fila que más se pasa por alto. Un presupuesto puede ir a «María, de Bloom Studio». La factura tiene que nombrar a la entidad legal, y administración la devolverá si no lo hace.
¿Cuándo hay que convertir el presupuesto?
Conviértelo cuando llegue el momento de facturación acordado. No siempre es el momento en que el cliente dice que sí.
- Trabajos pequeños y rápidos: factura el importe completo cuando el trabajo esté hecho.
- Trabajos más grandes: factura un anticipo al aceptar y el saldo al terminar.
- Proyectos largos: factura en las fases acordadas. Nuestra guía de facturación por hitos explica cómo plantearlas.
Uses lo que uses, escribe las fases en el propio presupuesto. Una factura de anticipo es mucho más fácil de enviar cuando el cliente ya ha visto «30 % al aceptar» encima de su firma.
Cómo convertir un presupuesto en factura, paso a paso
- Confirma la aceptación. Guarda la copia firmada o el correo que dice que sí.
- Comprueba que el presupuesto sigue vigente. Si ha caducado, confirma el precio antes de facturarlo.
- Copia las líneas. Usa la acción de convertir de tu software en lugar de reescribirlas.
- Completa los datos del cliente. Razón social, dirección de facturación y NIF-IVA si lo tiene.
- Añade su referencia. Pregunta si necesita un número de pedido en la factura. Muchos clientes grandes no pueden pagar sin él.
- Fija las fechas. Usa la fecha de hoy como fecha de emisión y las condiciones de pago acordadas para el vencimiento.
- Comprueba el tipo impositivo. El IVA generalmente sigue el tipo vigente cuando se presta el servicio, no cuando presupuestaste, así que un trabajo presupuestado antes de un cambio de tipo puede requerir el tipo nuevo.
- Emite y envía. Este es el paso que da a la factura su número y la hace definitiva.
Un ejemplo resuelto: un presupuesto, dos facturas
Este es un ejemplo inventado. Una empresa de reformas presupuesta 4.800 € más un 20 % de IVA, con el 30 % a pagar al aceptar y el saldo al terminar.
| Documento | Base | IVA (20 %) | Total |
|---|---|---|---|
| Presupuesto QUO-2026-0042 | 4.800 € | 960 € | 5.760 € |
| Factura 1: anticipo del 30 % | 1.440 € | 288 € | 1.728 € |
| Factura 2: saldo del 70 % | 3.360 € | 672 € | 4.032 € |
| Facturas en conjunto | 4.800 € | 960 € | 5.760 € |
Comprueba siempre esa última fila. Si las facturas no suman lo que el presupuesto, o se ha olvidado una línea o el trabajo cambió y el papeleo aún no lo refleja. Cómo se aplica el IVA al anticipo varía según el país, y la guía de facturas de anticipo y de pago final lo explica.
¿Y si el trabajo cambió después de aceptarse el presupuesto?
Deja el presupuesto aceptado como está y añade el cambio a la factura como una línea propia. Etiquétala para que nadie tenga que preguntar, por ejemplo «Adicional: cableado del pasillo, acordado por correo el 14 de marzo».
Si el cambio es grande, envía un presupuesto nuevo y breve por el trabajo extra y conviértelo también. Lleva unos minutos y garantiza que el cliente aprobó el coste adicional antes de verlo en una factura.
Los errores que hacen que devuelvan facturas
- Un precio reescrito. Un dígito de más o de menos y administración del cliente detiene el pago.
- Falta el número de pedido, cuando el cliente lo necesita.
- El nombre del contacto en lugar del de la empresa.
- Un presupuesto caducado facturado al precio antiguo, cuando tus costes o su alcance se han movido.
- Editar el presupuesto tras la aceptación. Entonces ya no puedes mostrar lo que se acordó.
Convertir un presupuesto en factura con ERPFlow
En ERPFlow, abre el presupuesto, elige Convertir en factura y el cliente y las líneas se copian en un nuevo borrador de factura. El borrador lleva la fecha de hoy y vence según el plazo de pago del presupuesto. El presupuesto queda como estaba y los dos documentos están vinculados, de modo que cada uno muestra al otro en Documentos vinculados.
- Para facturar por fases, convierte una vez por cada fase. Cada conversión crea un borrador nuevo de todo el presupuesto, que recortas hasta la parte de esa fase antes de emitir.
- Si el presupuesto fue a un lead, ERPFlow te pide que conviertas primero el lead en cliente y hace la conversión en el mismo paso.
- Si entregas antes de facturar, convierte el presupuesto en un pedido y el pedido en una factura. Los pedidos están en los planes de pago.
- Al emitir el borrador, recibe su número, por ejemplo
INV-2026-0042, y pasa a ser definitivo.
Los clientes no pueden aceptar un presupuesto online ni firmarlo electrónicamente en ERPFlow. Marcas tú mismo el presupuesto como aceptado y puedes adjuntarle la copia firmada.