Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Una secuencia de recordatorios de factura vencida es una serie planificada de mensajes que se van endureciendo con el tiempo: un aviso amable el día después del vencimiento, una petición de fecha de pago el día 7, una llamada de teléfono el día 14, una escalada el día 21 y un último aviso el día 30.
El sentido de una secuencia es que lo decides una vez, de antemano. El correo del día 7 es mucho más fácil de enviar cuando el calendario lo dice que cuando te preguntas si parecerá insistente.
¿Qué calendario es bueno para los recordatorios de facturas vencidas?
Un buen calendario para los recordatorios de facturas vencidas empieza el día después del vencimiento y llega a una decisión hacia el día 30. Estos números de días son un punto de partida razonable y no una exigencia legal, así que acórtalos para facturas pequeñas y clientes nuevos.
| Cuándo | Cómo | Tono | Qué quieres |
|---|---|---|---|
| 3 días antes del vencimiento (opcional) | Correo | Servicial | Detectar un problema de papeleo mientras hay tiempo |
| 1 día después | Correo | Da por hecho un descuido | El pago, o un motivo |
| 7 días después | Correo | Directo | Una fecha de pago |
| 14 días después | Teléfono y luego correo de confirmación | Firme | El motivo real y un compromiso |
| 21 días después | Correo a alguien con mando | Serio | La atención de quien puede decidir |
| 30 días después | Último aviso por escrito | Formal | El pago o tu decisión sobre el siguiente paso |
Detén la secuencia en cuanto llegue el dinero o el cliente plantee una consulta genuina. Nada molesta tanto a un buen cliente como un tercer recordatorio por una factura que pagó el martes, así que mira tu banco antes de cada uno.
Recordatorio antes del vencimiento
Merece la pena enviar un recordatorio antes del vencimiento en facturas grandes y en primeras facturas a un cliente nuevo, porque averigua si la factura está en el sistema de alguien mientras todavía puedes arreglarlo.
Asunto: La factura [número] vence el [fecha de vencimiento]
Hola, [nombre]:
Un aviso rápido: la factura [número], por [importe], vence el [fecha de vencimiento]. Te adjunto una copia para que no tengas que buscarla. Si está con otra persona para su aprobación, dime con quién y se la envío directamente.
Gracias, [tu nombre]
Primer recordatorio: 1 día de retraso
El primer recordatorio de vencimiento debe dar por hecho un descuido honesto y facilitar el pago. Adjunta la factura, porque el cliente puede haberla perdido.
Asunto: La factura [número] venció el [fecha de vencimiento]: [importe]
Hola, [nombre]:
La factura [número], por [importe], venció el [fecha de vencimiento] y todavía no veo ningún pago. Te adjunto una copia. Si ya está en camino, gracias, y no hagas caso de este mensaje. Si algo la está frenando, responde y te ayudo a resolverlo.
Gracias, [tu nombre]
Segundo recordatorio: 7 días de retraso
El segundo recordatorio de vencimiento debe pedir una fecha, porque una pregunta con una respuesta concreta es más difícil de ignorar que una petición general de pago.
Asunto: Factura [número], 7 días vencida: confirma una fecha de pago, por favor
Hola, [nombre]:
La factura [número], por [importe], venció el [fecha de vencimiento] y lleva ya 7 días vencida. ¿Puedes decirme en qué fecha se pagará? Si está esperando una aprobación, un número de pedido o cualquier otra cosa de mi parte, dime qué falta y lo tendrás hoy mismo.
Gracias, [tu nombre]
Tercer paso: teléfono a los 14 días y confirmación por escrito
El tercer paso debe ser una llamada de teléfono, porque un correo se puede ignorar y una pregunta hecha directamente suele obtener respuesta. Pregunta por quien aprueba o gestiona los pagos y limítate a tres preguntas:
- ¿Está programado el pago de la factura [número] por [importe]?
- Si no, ¿qué tiene que ocurrir para que se pague?
- ¿Qué fecha puedo anotar?
Luego déjalo por escrito ese mismo día. Un registro escrito de lo prometido es lo que da fuerza al paso siguiente.
Asunto: Tras nuestra llamada: factura [número], pago antes del [fecha acordada]
Hola, [nombre]:
Gracias por tu tiempo de hoy. Como acordamos, los [importe] de la factura [número] se pagarán antes del [fecha acordada]. Si esa fecha cambia, avísame antes de que pase.
Gracias, [tu nombre]
Cuarto recordatorio: 21 días de retraso, a alguien con mando
El cuarto recordatorio debe ir a alguien con autoridad sobre el pago y debe exponer el historial para que no tenga que preguntarlo.
Asunto: Factura [número], 21 días vencida: [importe]
Hola, [nombre del responsable]:
Te escribo porque la factura [número], por [importe], con vencimiento el [fecha de vencimiento], lleva ya 21 días vencida. Recordamos el pago a [contacto] el [fechas] y hablamos el [fecha], cuando se prometió el pago antes del [fecha acordada]. No ha llegado.
Por favor, gestiona el pago antes del [fecha]. Tenemos derecho a cobrar intereses de demora y una compensación por esta factura, y preferiría con mucho resolverlo sin ellos.
Saludos, [tu nombre]
Usa ese segundo párrafo solo con clientes empresariales. Los consumidores particulares no están cubiertos por las leyes sobre morosidad, como explica cómo cobrar un recargo por demora.
Último aviso: 30 días de retraso
Un último aviso debe indicar el importe, un plazo y lo único que harás si el plazo pasa. Escribe solo el paso que realmente darás, porque una amenaza que queda en nada enseña al cliente a esperar a que te canses.
Asunto: Último aviso: factura [número], [importe], a pagar antes del [fecha]
Estimado/a [nombre]:
La factura [número], por [importe], con vencimiento el [fecha de vencimiento], lleva 30 días vencida a pesar de nuestros recordatorios del [fechas].
Si no recibimos el pago completo antes del [fecha], [pasaremos la deuda a una agencia de cobro / iniciaremos una reclamación judicial] sin más aviso, y reclamaremos intereses y costes de recuperación además del importe indicado.
Si discutes alguna parte de esta factura, dímelo por escrito antes de esa fecha e indica el motivo. Te adjunto una copia de la factura.
Saludos, [tu nombre]
Catorce días es un plazo habitual. En Inglaterra y Gales, la Practice Direction on Pre-Action Conduct espera una carta que indique el fundamento de la reclamación, los hechos y cómo se calcula el importe, y considera que 14 días son un plazo razonable para responder en un caso sencillo.
¿Qué hacer si el cliente paga o discute una parte?
Si el cliente paga una parte de una factura o discute una parte, tu recordatorio debe pedir solo lo que aún se debe y no está en duda. Volver a enviar el importe completo es la forma más común de convertir un pago tardío en una discusión.
Este es un ejemplo inventado. Una factura suma 2.304,00 €: tres líneas de 390 €, 1.250 € y 280 € de base, más un 20 % de IVA. El cliente cuestiona la línea de 1.250 €.
| Base | IVA 20 % | Total | |
|---|---|---|---|
| Línea discutida | 1.250,00 € | 250,00 € | 1.500,00 € |
| Líneas no discutidas | 670,00 € | 134,00 € | 804,00 € |
| Factura | 1.920,00 € | 384,00 € | 2.304,00 € |
Así que ahora pides 804,00 €.
Asunto: Factura [número]: tu consulta sobre [concepto] y el importe no discutido
Hola, [nombre]:
Gracias por plantear la consulta sobre [concepto]. Te responderé antes del [fecha]. El resto de la factura no está en duda, así que paga [importe no discutido] antes del [fecha] mientras resolvemos los [importe discutido] restantes.
Gracias, [tu nombre]
Si han pagado una parte sin ninguna consulta:
Asunto: Factura [número]: aún quedan [saldo] por pagar
Hola, [nombre]:
Gracias por los [importe pagado] recibidos el [fecha]. Eso deja [saldo] en la factura [número], que venció el [fecha de vencimiento]. ¿Cuándo puedo esperar el resto?
Gracias, [tu nombre]
¿Qué no debe decir nunca un recordatorio de pago?
Un recordatorio de pago no debe decir nunca nada que no puedas respaldar, porque puede acabar delante de un tribunal o de una agencia de cobro.
- Una amenaza que no vas a cumplir. Una vez ignorada, cada mensaje posterior vale menos.
- Un cargo que no se te debe. Los intereses legales son para clientes empresariales, y un contrato con un consumidor necesita su propia cláusula válida.
- El total completo cuando se ha pagado una parte.
- Nada pensado para un público. Decir a otras personas que un cliente te debe dinero puede crear un problema legal mayor que la deuda, así que mantenlo entre tú y él.
¿Qué pasa después del último aviso?
Después del último aviso, decides si merece la pena reclamar la deuda, y conviene tomar esa decisión en la fecha límite y no dejar que se alargue. Las opciones habituales:
- Dejar de trabajar para ese cliente, si tu contrato lo permite.
- Recurrir a una agencia de cobro. Suelen quedarse con una parte de lo que recuperan, así que compáralo con la deuda.
- Presentar una reclamación judicial. En Inglaterra y Gales puedes reclamar online. Para una reclamación transfronteriza de la UE de hasta 5.000 €, se aplica el proceso europeo de escasa cuantía en todos los países de la UE excepto Dinamarca.
- Darla de baja, y preguntar a tu gestor por la recuperación del IVA de la deuda incobrable. Mira corrección a la baja o pérdida por incobrable.
Si esto ocurre una y otra vez, mira tus condiciones antes que tus recordatorios. Unas condiciones de pago claras y anticipos de los clientes nuevos te servirán más que un correo mejor redactado.
Enviar recordatorios de pago con ERPFlow
Los recordatorios de ERPFlow son manuales, un clic por factura. En una factura vencida, Enviar recordatorio de pago abre un cuadro de diálogo con la dirección del cliente ya rellenada y envía por correo un recordatorio con el PDF adjunto, que indica cuántos días de retraso lleva y pide el total o, en una factura pagada parcialmente, el importe pendiente. La página de la factura muestra entonces cuándo salió el último recordatorio. Nada se envía según un calendario, así que la secuencia de arriba la llevas tú.
El texto de ese correo es fijo, en el idioma de la factura. Dice que tus registros muestran que el pago está vencido y pide al cliente que lo ignore si ya ha pagado, algo que encaja con el primer recordatorio. No puede pedir una fecha, escalar ni mencionar intereses. Para eso, usa Descargar PDF y envía las plantillas de arriba desde tu propio buzón, y añade después un comentario en la factura para registrar lo que enviaste. Los comentarios son internos y nunca se imprimen en el PDF.
La acción solo aparece cuando una factura ya está vencida, así que un recordatorio antes del vencimiento también sale de tu propio buzón.
Para ver qué hay que reclamar, usa los filtros Vencida y Pagada parcialmente de la lista de facturas, las cifras de pendiente y vencido del panel o la pestaña Analíticas de un cliente. ERPFlow envía un correo a tu equipo una sola vez, la noche después de pasar un vencimiento, salvo que las notificaciones estén desactivadas. No tiene informe de antigüedad de saldos y no calcula recargos por demora.