Cómo redactar una factura de servicios de contabilidad

Una factura de servicios de contabilidad nombra a la entidad jurídica del cliente y el periodo que cubre, muestra cada tarifa fija, trabajo extra y suplido en su propia línea, y lleva IVA cuando corresponde. Vincula cada tarifa fija con la carta de encargo, para que nadie tenga que preguntar para qué era el importe.

¿Qué debe incluir la factura de un contable?

La factura de un contable debe cumplir primero las normas de una factura ordinaria y responder después a las preguntas que realmente hacen los clientes de contabilidad. En la UE, el artículo 226 de la Directiva del IVA fija los datos obligatorios, y la guía sobre los campos de una factura con IVA los recorre uno a uno. Esto es lo que significan para el trabajo contable.

Un ejemplo resuelto: la factura de un mes

Este es un ejemplo inventado. Una asesoría contable factura en abril a una pequeña empresa el trabajo de marzo, con un 20 % de IVA.

El total es 672,00 € más 134,40 € más 15,00 €. El cliente ve en diez segundos qué es rutinario y qué es extra, y la línea del extra dice quién lo acordó. Esa línea es la que más probablemente se consulte, así que es la que lleva más palabras.

¿Cómo debes describir el trabajo contable en una factura?

Describe el trabajo contable nombrando el servicio, el periodo y el acuerdo en el que se enmarca. «Servicios profesionales: 2.400 €» es la línea por la que un cliente te llama.

Este texto basta para unos honorarios de cierre de ejercicio:

Preparación de las cuentas anuales y de la declaración del impuesto de sociedades, ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2025. Tarifa fija según la carta de encargo de 12 de enero de 2026.

Vigila las descripciones que se solapan. La hoja de ayuda del ICAEW sobre información de honorarios da el ejemplo de un cliente que pagó por «preparación de cuentas», vio más tarde «finalización de cuentas» para el mismo periodo y concluyó que le habían cobrado dos veces. Si dos facturas tocan el mismo periodo, di qué tiene de distinta la segunda.

Los miembros del ICAEW también deben proporcionar un desglose de honorarios si un cliente lo pide, con el detalle suficiente para que el cliente entienda cómo se calcularon. Unas líneas claras hacen menos probable esa petición, y más fácil de responder cuando llega.

¿Qué costes son suplidos en la factura de un contable?

Un coste es un suplido a efectos del IVA solo cuando lo pagaste como agente de tu cliente y repercutes el importe exacto, lo que es una prueba más estricta de lo que suponen la mayoría de las asesorías. La VAT Notice 700 de HMRC, sección 25 enumera las condiciones, y la base en la UE es el artículo 79 de la Directiva del IVA.

• Probablemente cumplen: una tasa de presentación que el cliente debe, que pagaste en su nombre con su autorización y repercutiste a coste.
• Es poco probable que cumplan: tus propios viajes, correo y teléfono. HMRC dice que esa prueba normalmente los descarta. Pasan como parte de tus honorarios, con IVA.
• Comprueba primero: una suscripción de software que tienes tú y repercutes. Si el proveedor te factura a ti, eso suele indicar que forma parte de tu propia prestación.

La guía sobre el IVA en gastos reembolsables y suplidos explica la prueba completa. Si tienes dudas, pregunta antes de excluir un coste, porque dejar uno fuera de la base del IVA cuando no cumple los requisitos es un error de IVA en tu factura.

¿Cómo facturas a un cliente de contabilidad de otro país?

A un cliente de contabilidad de otro país de la UE normalmente se le factura sin IVA con inversión del sujeto pasivo, siempre que el cliente sea una empresa. Los servicios a una empresa se suelen prestar donde está establecido el cliente (artículo 44), el cliente liquida el IVA (artículo 196), y tu factura debe decir «Reverse charge» (artículo 226(11a)). No hemos podido confirmar el texto oficial en español de esa mención, así que la dejamos tal como la cita la directiva, en inglés; en español equivale a «inversión del sujeto pasivo».

Los clientes particulares son distintos. Los servicios de un contable a un particular que vive fuera de la UE se prestan donde vive esa persona (artículo 59(c)). Las guías sobre facturar a clientes de la UE y sobre la mención de inversión del sujeto pasivo lo desarrollan más.

Los errores por los que se consultan las facturas de contabilidad

• Dirigir la factura al administrador en lugar de a la sociedad. La sociedad se queda entonces con una factura a nombre de otra persona.
• Una factura para un grupo. Cada entidad necesita la suya, o ninguna podrá vincular el coste a su propia contabilidad.
• Pagos a cuenta sin rastro de factura. El ICAEW advierte de que las órdenes permanentes pueden hacer que los clientes crean que los pagos lo cubren todo. Di qué cubren y prepárate para conciliar honorarios y pagos.
• Extras sin citar el acuerdo. «Trabajo adicional: 400 €» invita a una disputa. La fecha y el correo la zanjan.
• Una tarifa fija sin periodo. «Cuota mensual» podría ser de cualquier mes. Nómbralo.

Lo que cubren los honorarios corresponde a la sección de honorarios de tu carta de encargo, y la factura solo tiene que remitir a ella.

Facturar a clientes de contabilidad en ERPFlow

ERPFlow gestiona la asesoría, no los libros de tus clientes. La página sobre asesorías contables y de teneduría de libros explica dónde está esa línea: sin libro de contabilidad por partida doble, conexión bancaria ni presentación de declaraciones oficiales.

• Honorarios: configura cada uno como un servicio con su precio. Elígelo en la línea y sobrescribe la descripción para añadir el periodo y la fecha de la carta.
• Facturas: una factura admite un tipo impositivo por línea, se imprime en el idioma del cliente y queda congelada al emitirse, con los datos del cliente incluidos. El campo Número de pedido guarda la orden de compra de un cliente, y las Notas se imprimen en el PDF.
• Cuotas mensuales: una factura recurrente las factura según el calendario, con líneas idénticas en cada ejecución. Elige Crear borradores si quieres añadir el mes o un extra antes de emitir. Emite y nunca cobra, así que los pagos se registran a mano.
• IVA: configuras tus propios tipos impositivos, incluido un tipo de inversión del sujeto pasivo, y eliges uno por línea. ERPFlow no elige un tipo según el país del cliente ni comprueba los NIF-IVA en VIES, así que revisa el PDF para ver la mención que pide tu administración tributaria y añade en Notas lo que falte.

No hay un documento de factura rectificativa. Una factura emitida se corrige con Marcar como anulada y Duplicar, que te da un borrador nuevo para corregir y emitir con un número nuevo.