Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Una plantilla de planificación de capacidad enumera las horas disponibles de cada persona en la semana junto a las horas ya reservadas en proyectos, y resta unas de otras. Las horas disponibles son las horas de contrato menos las ausencias, los festivos y una asignación fija para trabajo interno. Un resultado positivo significa margen. Un resultado negativo significa que alguien está sobrecargado.
La plantilla de planificación de capacidad
La plantilla de planificación de capacidad tiene una fila por persona y una hoja, o bloque, por semana. Aquí va un despacho inventado de cinco personas en una sola semana:
| Persona | Contrato | Ausencias | Interno | Disponibles | Reservadas | Restantes | Carga |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88 % |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133 % |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78 % |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100 % |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60 % |
| Equipo | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89 % |
Qué significa cada columna:
- Contrato: las horas que la persona cobra por trabajar esa semana.
- Ausencias: vacaciones aprobadas y festivos, en horas. Un control de ausencias puede alimentar esta columna.
- Interno: una asignación fija para reuniones, administración, ventas y formación. Fíjala por persona, porque la de un director difiere de la de un júnior.
- Disponibles:
Contrato − Ausencias − Interno. - Reservadas: horas de proyecto ya prometidas para esa semana, en horas y no como «Ben está en ese trabajo».
- Restantes:
Disponibles − Reservadas. - Carga:
Reservadas ÷ Disponibles.
Lee las filas antes que el total. La fila del equipo dice que hay 14 horas libres y que la carga es un cómodo 89 %. La fila de Ben dice que se pasa 6 horas en una semana en la que está fuera dos días. El total de un equipo esconde justo la sobrecarga que montaste la hoja para encontrar. Aquí, la respuesta es pasar 6 horas del trabajo de Ben a Carla, si Carla puede hacerlo.
¿Cómo se planifica la capacidad semana a semana?
Para planificar la capacidad semana a semana, copia el bloque hacia delante al menos cuatro semanas y resume cada semana en una línea, manteniendo separado el trabajo confirmado del provisional. Mezclarlos es como un embudo de ventas se convierte en una promesa que no puedes cumplir.
| Semana | Disponibles | Confirmadas | Provisionales | Restantes si entra todo |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Ahora úsalo. Llega una consulta por 30 horas de trabajo en la semana 3. Si entran las 40 horas provisionales, te quedan 10 y te faltan 20. Si no entran, tienes 50 libres. Así que la decisión real es qué trabajo prefieres y si alguno puede empezar en la semana 4. Es una conversación mucho mejor que «parece que estaremos bastante ocupados dentro de unas semanas».
Las semanas lejanas siempre parecen más vacías de lo que son, porque las reservas llegan tarde. La semana 4 muestra hoy 60 horas confirmadas, y eso no significa que haya 78 horas libres en ningún sentido en que puedas confiar todavía. Desconfía más de la última columna cuanto más lejos mires.
¿Cuánta capacidad conviene dejar sin reservar?
Deja sin reservar capacidad suficiente para absorber tu desvío habitual, y mide ese desvío con tus propios trabajos y no con el objetivo de otro.
Una cuenta inventada. En las últimas ocho semanas, este despacho reservó 900 horas y el trabajo llevó 990, un desvío del 10 %. Con 130 horas disponibles, lo máximo que debería reservar son unas 118, porque 118 × 1,10 son aproximadamente 130. Las 116 de la semana 1 caben, por poco. Las 128 horas confirmadas de la semana 2 frente a 146 disponibles también caben, pero las 12 provisionales la llevarían a 140, por encima de las 133 o así que son seguras.
Para hacer esta cuenta necesitas un registro de horas reales por trabajo. Sin él, planifica con una cifra que puedas defender y revísala cuando tengas datos. Las guías de horas presupuestadas frente a horas reales y de la plantilla de hoja de horas de equipo explican cómo reunirlos.
¿Es lo mismo la planificación de capacidad que la tasa de ocupación?
La planificación de capacidad no es lo mismo que la tasa de ocupación: la planificación de capacidad mira hacia delante y la tasa de ocupación mira hacia atrás. Un plan de capacidad pregunta si las horas que has prometido para la semana que viene caben. La tasa de ocupación pregunta qué parte de las horas del mes pasado fue facturable. La carga de esta plantilla es un plan, y puede estar en el 90 % mientras la tasa de ocupación facturable resulta mucho menor, porque las horas reservadas pueden incluir trabajo de proyecto no facturable. La guía de tasa de ocupación y horas facturables repasa esa medida, y la planificación de recursos para equipos de servicios trata de elegir quién se lleva cada trabajo.
¿Qué hace fallar a un plan de capacidad?
Un plan de capacidad suele fallar porque trata las horas como más intercambiables, o más actuales, de lo que son.
- No todas las horas son las mismas horas. Las 8 horas libres de Carla no ayudan si el exceso es trabajo estructural que solo puede hacer Ben. Añade una columna de especialidad, o planifica aparte a los especialistas.
- Directores a 40 horas. La asignación interna de 20 horas de Elin es la diferencia entre un plan que funciona y uno donde cada trabajo espera por ella.
- Reservas en personas enteras. «Ben está esta semana en el trabajo de Riverside» no se puede sumar. Pide horas, aunque sean aproximadas.
- Nadie es responsable. Un plan que tres personas actualizan de vez en cuando está equivocado en quince días. Dáselo a una persona, en un hueco fijo cada semana.
- Las vacaciones llegan tarde. Revisa el registro de ausencias antes de la actualización semanal, no después.
Planificar la capacidad junto a ERPFlow
ERPFlow no tiene planificación de capacidad. No suma las horas disponibles de una persona, no las compara con las reservas ni muestra quién está sobrecargado, así que esta plantilla funciona en una hoja de cálculo.
Algunos de sus datos de entrada están en ERPFlow. La ficha de personal de una persona tiene una pestaña Calendario, por mes o por semana, que muestra sus horas reservables, reservas, ausencias y festivos. Vacaciones muestra quién está fuera en un calendario del equipo, y el registro de solicitudes puede exportarse como CSV. En Proyectos, las tarjetas llevan responsables y fechas límite, lo que ayuda a saber quién ha prometido qué, aunque una tarjeta no guarda ninguna estimación de horas por venir.
Una palabra con la que ir con cuidado: una «reserva» en ERPFlow es una cita hecha a través de una página de reservas. Para los negocios que venden citas, ese es realmente su calendario. La columna Reservadas de esta plantilla significa horas de proyecto prometidas, y esas las introduces tú.