Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para controlar las horas presupuestadas frente a las reales en un proyecto de diseño de tarifa fija, convierte la tarifa en un presupuesto de horas por fase antes de empezar, registra el tiempo en esas fases y compara cada semana las horas consumidas con la parte de cada fase que está terminada. La diferencia es tu aviso temprano, mientras aún hay tiempo para actuar.
¿Cómo conviertes una tarifa fija en un presupuesto de horas?
Para convertir una tarifa fija en un presupuesto de horas, divide la tarifa, menos los costes externos, entre tu tarifa media de facturación al cliente y reserva después una parte de las horas. Este es un ejemplo inventado: un estudio de diseño acuerda una tarifa fija de 24.000 € sin costes externos, y su equipo promedia 80 € la hora.
24.000 € ÷ 80 € = 300 horas. El estudio reserva el 10 %, que son 30 horas, como margen de contingencia y reparte las otras 270.
| Fase | Horas presupuestadas |
|---|---|
| Concepto | 60 |
| Diseño desarrollado | 80 |
| Planos técnicos | 90 |
| Obra y entrega | 40 |
| Asignadas | 270 |
| Contingencia | 30 |
| Total | 300 |
La tarifa de facturación al cliente ya lleva tu margen incluido, así que 300 horas entregan el beneficio previsto. La hora 301 empieza a comérselo. Si tus fases siguen el RIBA Plan of Work, la guía sobre los honorarios por fases RIBA explica el reparto, y el mismo método sirve para agencias de marketing y consultores con tarifas fijas.
¿Qué debes comparar cada semana?
Compara las horas consumidas con cuánto de cada fase está realmente terminado. Las horas consumidas por sí solas te dicen lo que has gastado, y no dicen nada de lo lejos que has llegado.
Este es el mismo proyecto inventado en la semana 10:
| Fase | Presupuesto | Reales | % completado | Horas ganadas | Desviación |
|---|---|---|---|---|---|
| Concepto | 60 | 68 | 100 % | 60 | −8 |
| Diseño desarrollado | 80 | 74 | 75 % | 60 | −14 |
| Planos técnicos | 90 | 12 | 10 % | 9 | −3 |
| Obra y entrega | 40 | 0 | 0 % | 0 | 0 |
| Total | 270 | 154 | 129 | −25 |
Las horas ganadas son el presupuesto multiplicado por el porcentaje completado. La desviación son las horas ganadas menos las horas reales, así que una cifra negativa significa que has usado más de lo que justifica el avance.
Diseño desarrollado es la fila que engaña. Con 74 de 80 horas, parece estar 6 horas por debajo del presupuesto. Solo está hecho al 75 %, así que en realidad va 14 horas retrasado. Pide el porcentaje completado a quien dirige la fase, y pídele que lo juzgue por lo que queda por hacer, porque las horas gastadas lo favorecerán.
¿Cómo prevés cuándo terminará el proyecto?
Puedes prever el final de dos maneras, y la verdad suele quedar entre ambas.
| Previsión | Supone | Cálculo | Horas al terminar |
|---|---|---|---|
| Mejor caso | Todo lo que queda se ajusta al presupuesto | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Con la tendencia actual | El ritmo de exceso continúa | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
El mejor caso se queda dentro de las 300 horas, con 5 de contingencia sin gastar. La tendencia se pasa 22 horas de toda la tarifa, que a 80 € la hora son 1.760 € de tiempo que nadie paga. La semana 10 es el momento en que todavía merece la pena saberlo, porque quedan por delante 141 horas presupuestadas de trabajo.
¿Qué haces cuando las horas reales se adelantan al presupuesto?
Encuentra primero la causa, porque cada una tiene una respuesta distinta.
| Causa | Qué hacer |
|---|---|
| El cliente cambió el encargo | Acuerda unos honorarios adicionales antes de hacer el trabajo. Mira servicios adicionales |
| Rondas extra de comentarios | Remite a las rondas de tu propuesta y cobra más si el acuerdo lo permite |
| Tu propio retrabajo | Asúmelo, regístralo y arregla la causa |
| Perfiles senior haciendo trabajo junior | Delégalo, porque las mismas horas cuestan más a nivel senior |
| La estimación fue errónea | Asúmelo y corrige la cifra para tu próxima propuesta |
Para un cambio provocado por el cliente, envía el correo antes de empezar:
El cambio de distribución que pediste el 12 de marzo queda fuera del encargo acordado. Llevará unas 16 horas, que a 80 € la hora son 1.280 € más IVA. Confírmalo por correo y lo añadiremos como una fase aparte.
¿Qué debes hacer cuando termina el proyecto?
Cuando termina el proyecto, anota las horas finales de cada fase junto al presupuesto y guarda la tabla. Tras unos cuantos proyectos tendrás algo mejor que cualquier regla general: sabrás que tu fase de concepto lleva 70 horas, no 60.
Esas cifras son las que hacen seguro presupuestar la siguiente tarifa fija. Las guías sobre importe a tanto alzado o honorarios por horas y sobre redactar una propuesta de honorarios a partir de tus propias horas pasadas continúan desde ahí.
Controlar un proyecto de tarifa fija en ERPFlow
ERPFlow no tiene presupuestos, tarifas, costes por proyecto ni rentabilidad, así que no puede mostrar una desviación ni avisarte de un exceso. Hoy no tiene cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente.
Esto es lo que puedes hacer hoy:
- El proyecto: un tablero de Proyectos para el trabajo, vinculado al cliente, con una tarjeta por fase. Pon el presupuesto en el título, por ejemplo «Concepto (presupuesto 60 h)».
- Las horas: escríbelas en el Tiempo dedicado de cada tarjeta. La lista de tableros muestra el total del proyecto. No hay desglose por persona, y el tiempo no lleva fecha.
- La comparación: lleva la tabla de desviaciones en una hoja de cálculo. La exportación CSV de tarjetas te da el Time Spent de cada tarjeta en minutos enteros, junto con el nombre de su proyecto, para que no tengas que volver a teclearlo.
- La tarifa: pon la tarifa fija en un presupuesto y conviértelo en factura en cada fase. Cada conversión crea un borrador nuevo de todo el presupuesto, que editas hasta dejarlo en la parte de esa fase. Vincula la factura al proyecto en Documentos vinculados.