Los honorarios en la carta de encargo de un asesor o contable

El apartado de honorarios de la carta de encargo de un contable indica cómo se calculan los honorarios, qué cubren, qué se cobra aparte, cuándo se facturan y se pagan, y cómo pueden cambiar. Redáctalo de modo que el cliente pueda prever cada factura a partir de la carta, porque los conflictos de honorarios suelen empezar donde la carta se queda en silencio.

¿Qué debe decir el apartado de honorarios de una carta de encargo?

El apartado de honorarios de una carta de encargo debe responder siete preguntas, y el cliente acabará haciéndolas todas.

Parte de esto es una exigencia profesional además de una buena práctica. La guía del ICAEW sobre información de honorarios recoge lo que su Código de Ética pide a sus miembros: explicar la base con la que se calcularán los honorarios, dar una estimación de los honorarios iniciales cuando proceda y facilitar por escrito presupuestos de honorarios o su base de cálculo, normalmente en la carta de encargo. También dice que una firma debe dejar claro cuándo una estimación no es una tarifa fija. Otros organismos tienen sus propios códigos, así que consulta el tuyo.

En la UE, el artículo 22 de la Directiva de Servicios apunta en la misma dirección. El prestador debe poner a disposición un precio predeterminado. Cuando el precio no está predeterminado, el prestador debe facilitar, si se lo piden, el precio, un método de cálculo que el cliente pueda comprobar o un presupuesto suficientemente detallado.

Cláusulas de honorarios que puedes copiar

Son puntos de partida con cifras inventadas. Contrástalas con el texto modelo de tu propio colegio u organismo, como la guía de cartas de encargo del ICAEW, y con lo que espera tu aseguradora de responsabilidad civil profesional.

Tarifa fija:

Nuestros honorarios por los servicios del Anexo 1 son 3.060 € al año más IVA, facturados a razón de 255 € al mes el primer día hábil de cada mes, durante los doce meses a partir del 1 de enero de 2027.

Qué presupone la tarifa:

Los honorarios presuponen hasta 80 operaciones al mes, la documentación completa antes del día 10 del mes siguiente y un único juego de cuentas anuales. Si cualquiera de estos supuestos cambia, te lo comunicaremos antes de cobrar nada más.

Trabajo fuera de alcance:

El trabajo no incluido en el Anexo 1 se cobra a 85 € la hora más IVA, o a un precio cerrado que acordaremos antes. No empezaremos trabajo adicional facturable sin tu conformidad por escrito, y basta con un correo electrónico.

Una estimación:

Esta cifra es una estimación y no una tarifa fija. Si prevemos superarla, te lo diremos antes, te explicaremos por qué y te daremos una cifra revisada.

Gastos y suplidos:

Repercutimos los gastos a coste, más IVA cuando corresponda. Los importes que pagamos en tu nombre, como las tasas de presentación, aparecen por separado en la factura por el importe exacto pagado.

Pago:

Las facturas son pagaderas en los 14 días siguientes a su fecha. Sobre los importes vencidos podremos cobrar intereses en los términos que permita la ley, y podremos suspender el trabajo tras avisarte por escrito con 7 días de antelación.

Revisión de honorarios:

Revisamos los honorarios cada enero y te avisamos por escrito con 30 días de antelación de cualquier cambio. Si no aceptas el cambio, puedes poner fin a este encargo mediante notificación escrita antes de que surta efecto.

Terminar a mitad de periodo:

Si este encargo termina antes de que acabe el año, cobraremos el trabajo realizado hasta esa fecha a los precios de esta carta, menos lo que hayas pagado, y te devolveremos cualquier exceso.

Si la carta no dice nada sobre el pago tardío, la ley puede ayudarte igualmente con clientes empresariales. En la UE, la Directiva sobre morosidad fija el interés legal en el tipo de referencia más al menos ocho puntos porcentuales, con al menos 40 € por costes de cobro. En el Reino Unido, el interés legal es el 8 % más el tipo base del Banco de Inglaterra. La guía sobre cobrar un recargo por demora entra en más detalle, y los ejemplos de condiciones de pago te ayudarán a elegir el número de días.

¿Por qué una cuota repartida necesita una cláusula de salida?

Una cuota repartida por igual a lo largo del año deja de corresponderse con el trabajo en cuanto un cliente se va a mitad de periodo, y por eso importa la última cláusula de arriba. Los honorarios anuales incluyen trabajos desiguales, como las cuentas de cierre, y la cuota mensual los alisa.

Un ejemplo inventado. Un despacho cobra 180 € al mes por la contabilidad y 900 € por las cuentas de cierre: 3.060 € al año, facturados a 255 € al mes. El cliente se va a los siete meses, tras haber pagado 1.785 €.

Sin la cláusula, o discutes 375 € sin nada a lo que remitirte, o un cliente te pide 525 € y no tienes una forma acordada de calcularlos. La guía del ICAEW señala algo parecido sobre las órdenes permanentes de pago: los clientes pueden dar por hecho que los pagos lo cubren todo, así que conviene dejar claras las condiciones y estar preparado para conciliar los honorarios con los pagos.

¿Dónde fallan las cláusulas de honorarios?

Las cláusulas de honorarios suelen fallar por ser vagas justo donde el cliente necesita una cifra.

• «En función del tiempo dedicado», sin tarifa. El ICAEW considera los registros de tiempo una herramienta de gestión y dice que por sí solos no justifican unos honorarios. Da al cliente la tarifa o un método que pueda comprobar.
• «Tarifa fija» sin límites. Si no se indican volúmenes, un cliente que duplica su tamaño puede esperar razonablemente el mismo precio.
• Una estimación sin disparador. Di que le avisarás antes de superarla. El ICAEW también espera una explicación de cualquier exceso y de cómo se calculó.
• Silencio sobre la documentación tardía. Si la documentación llega tres semanas después del plazo, ¿quién paga las prisas?
• Sin cláusula de revisión. Entonces necesitas el acuerdo del cliente para cada subida, y una carta de subida de tarifas tiene mucho menos en lo que apoyarse.

¿Cómo se cambian los honorarios sin volver a emitir toda la carta?

Cambia los honorarios sin volver a emitir toda la carta guardando las cifras en un anexo de honorarios aparte al que la carta remita. La carta principal recoge entonces las condiciones y el anexo recoge los servicios y precios actuales. Un anexo nuevo, con fecha y con el preaviso que prometía la carta, sustituye al anterior.

Vuelve a emitir toda la carta cuando cambie el tipo de trabajo o las condiciones. Conserva todas las versiones con fecha, porque una consulta posterior sobre honorarios depende de qué anexo estaba vigente ese mes. Cómo llegar al precio en primer lugar se explica en contabilidad a tarifa fija.

De los honorarios de una carta de encargo a las facturas en ERPFlow

ERPFlow no redacta ni firma cartas de encargo. No tiene plantillas de cartas ni firma electrónica. Se ocupa de lo que viene después de acordar los honorarios, para despachos de contabilidad y asesoría y para cualquiera que facture así.

• Conserva la carta firmada: adjunta el archivo a la ficha del cliente, para que las condiciones acordadas estén junto a sus facturas.
• Define la lista de precios: añade cada cuota de tu anexo como un servicio con su precio, de modo que la línea de la factura coincida con el anexo.
• Envía una propuesta de honorarios si la usas: un presupuesto tiene líneas e IVA, sale como PDF y se convierte en factura. Lo marcas como aceptado a mano.
• Factura la cuota mensual: una factura recurrente la emite cada mes, enviada por correo o dejada como borrador. Factura y no cobra, así que los pagos se registran a mano.
• Factura los extras: añádelos a un borrador como línea propia, con el acuerdo en la descripción.

ERPFlow no compara lo que has facturado con una estimación ni te avisa antes de superarla. Esa comprobación la haces tú.