Última actualización: 6 de noviembre de 2026
La gestión de proyectos de arquitectura, en su parte económica, consiste en convertir los honorarios de cada fase en un presupuesto de horas, registrar cada semana el tiempo del equipo en esa fase, comparar las horas usadas con el trabajo hecho y facturar cuando llega el hito acordado. Esa comparación detecta un exceso cuando todavía puedes hacer algo al respecto.
Esta guía trata de mantener rentable una tarifa fija mientras el proyecto avanza. La coordinación del diseño y la parte reglamentaria son otro tema, y el resumen del RIBA Plan of Work es el lugar para eso.
¿Cómo conviertes los honorarios de una fase en un presupuesto de horas?
Convierte los honorarios de una fase en un presupuesto de horas reservando una contingencia y dividiendo lo que queda entre tu tarifa media ponderada. Este es un ejemplo inventado, con una contingencia del 10 % y una tarifa media ponderada de 85 £ la hora:
| Fase | Honorarios | Menos el 10 % reservado | Horas presupuestadas a 85 £ |
|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 6.000 £ | 5.400 £ | 63 |
| 3 Spatial Coordination | 8.400 £ | 7.560 £ | 88 |
| 4 Technical Design | 11.600 £ | 10.440 £ | 122 |
Las horas se redondean a la baja. Si redactaste la propuesta de honorarios a partir de horas pasadas, el presupuesto debería acercarse a lo que estimaste entonces. Dile la cifra al equipo. Un presupuesto que solo conoce el director no puede influir en el martes de nadie.
¿Cómo controlas el tiempo del equipo frente a los honorarios de una fase?
Controla el tiempo del equipo frente a los honorarios de una fase haciendo que todos registren horas en el proyecto y en la fase al menos cada semana, y comparando después el total con una estimación sincera de cuánto de la fase está hecho.
Tres reglas hacen utilizables las cifras:
- Registra en la fase, no solo en el proyecto. «Casa Smith: 6 horas» no puede decirte de qué honorarios salieron.
- Registra los servicios adicionales por separado. Se cobran aparte, así que las horas dedicadas a ellos no deben comerse el presupuesto de la fase. Mira servicios adicionales.
- Estima el avance a partir de lo producido. Cuenta los planos y las tareas que quedan, e ignora las horas usadas. Si no, la comprobación no demuestra nada.
El propio seguimiento puede ser una fila por fase. Aquí está para el mismo trabajo inventado, cuatro semanas dentro de la Fase 3:
| Fase | Horas presupuestadas | Horas usadas | Presupuesto usado | Trabajo hecho | Total proyectado | Exceso o ahorro |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 63 | 58 | 92 % | 100 % | 58 | 5 por debajo |
| 3 Spatial Coordination | 88 | 62 | 70 % | 50 % | 124 | 36 por encima |
| 4 Technical Design | 122 | 6 | 5 % | 5 % | 120 | 2 por debajo |
El total proyectado son las horas usadas divididas entre el trabajo hecho, así que la Fase 3 da 62 ÷ 50 % = 124. Son 36 horas por encima del presupuesto, o 3.060 £ a 85 £, más que las 840 £ de contingencia reservadas en esa fase. Ahora lo sabes con la mitad de la fase aún por delante. La guía sobre horas presupuestadas frente a horas reales profundiza en cómo leer estas cifras en un solo trabajo de tarifa fija.
¿Qué haces cuando una fase se pasa?
Cuando una fase se pasa, encuentra la causa antes de decidir nada, porque cada causa tiene una solución distinta.
| Causa | Qué hacer |
|---|---|
| El cliente cambió algo | Para y acuérdalo como servicio adicional |
| El diseño no se ha asentado | Haz que un director tome la decisión que lo bloquea |
| El trabajo es demasiado senior o demasiado junior para las personas asignadas | Cambia quién hace qué, porque la tarifa media ponderada también se mueve |
| Más coordinación con consultores de la que suponías | Revisa tus supuestos en el encargo y plantéalo si se han incumplido |
| La estimación fue demasiado baja | Termina la fase, asume la pérdida y corrige tus cifras para la próxima propuesta |
No tomes prestadas horas de la Fase 4 en silencio. El presupuesto de la fase siguiente es lo que paga la fase siguiente, y el déficit simplemente llega más tarde con menos tiempo para arreglarlo.
¿Cuándo debes facturar una fase: al final, cada mes o a plazos?
Factura una fase en el momento que indique tu encargo, y si no dice nada, cada mes por avance suele ser la mejor opción en fases que duran más de unas semanas.
| Patrón | Encaja en | Ojo con |
|---|---|---|
| Al final de cada fase | Fases cortas, trabajos pequeños | Financias toda la fase, y un proyecto parado la deja sin facturar |
| Cada mes, según el trabajo hecho | Fases 2 a 4 en trabajos grandes | Necesita una cifra de avance que el cliente acepte |
| Plazos mensuales iguales | Fase 5, durante el plazo de contrato | Indica qué ocurre si la obra se alarga |
Para la facturación mensual, factura el avance de la fase hasta la fecha menos lo que ya has facturado. En el trabajo inventado, la Fase 3 al 50 % devenga 4.200 £ de los 8.400 £ de honorarios. Si ya han salido 2.800 £, la factura de este mes es de 1.400 £ más IVA. Las horas usadas no intervienen. Las guías sobre honorarios por fases RIBA y facturación por hitos explican el texto y cómo configurar las fases.
¿Dónde suelen torcerse los proyectos como este?
Los proyectos de arquitectura de tarifa fija suelen torcerse por pequeños hábitos que esconden las cifras hasta que es demasiado tarde.
- Tiempo escrito semanas después. Nadie se acuerda, así que todo acaba en el proyecto que más ruido hace.
- Revisar solo al final de la fase. Para entonces las horas están gastadas y el cliente ha dado su visto bueno.
- Tratar las horas usadas como avance. Una fase que lleva el 70 % de sus horas no está hecha al 70 %.
- Sin responsable. Una persona designada debe revisar las cifras de cada proyecto cada semana, incluso en un estudio pequeño.
- «Pequeños favores» al cliente sin registrar. Cada uno es pequeño. Juntos suelen ser el exceso.
Llevar fases y facturas en ERPFlow
Hoy ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. ERPFlow no tiene presupuestos por fase, ni tarifas del personal, ni rentabilidad por proyecto, y los gastos no están vinculados a proyectos, así que el seguimiento anterior se queda en una hoja de cálculo. Esto es lo que ERPFlow sí cubre:
- El tablero. Un tablero en Proyectos por trabajo, vinculado a su cliente, con columnas que llevan el nombre de tus fases. El encargo firmado puede guardarse en los adjuntos del propio tablero. Mira cómo funcionan los proyectos. Los tableros son ilimitados en todos los planes, y el plan gratuito limita las tarjetas a 10.
- El trabajo. Una tarjeta por entregable o fase, con responsables, plazo, archivos, comentarios y el tiempo dedicado escrito en horas y minutos. Los totales se suman por proyecto y por cliente, y la exportación de tarjetas te da el tiempo de cada tarjeta para tu seguimiento.
- Los honorarios. Un presupuesto con una línea por fase. Un servicio puede guardar tu tarifa por hora para el trabajo adicional.
- La factura de la fase. Es una factura ordinaria con una línea editada. Convierte el presupuesto, borra las demás fases y deja la línea con el importe de este periodo, por ejemplo «Fase 3 del RIBA: 50 % de 8.400 £, menos 2.800 £ facturadas» por 1.400 £. El borrador conserva el proyecto del presupuesto, y los Documentos vinculados del presupuesto enumeran todas las facturas creadas a partir de él, así que puedes ver lo facturado hasta ahora.