Política de reembolso de gastos para una empresa pequeña de proyectos

Una política de reembolso de gastos para una empresa pequeña de proyectos dice qué puede reclamar el personal, qué necesita aprobación previa, qué justificantes adjuntar, en qué plazo reclamar y cómo llegan los costes al cliente. Basta una página. La redacción de abajo está lista para copiar. Fija tus propios límites y contrasta las líneas fiscales con tu contable.

Ejemplo de política de reembolso de gastos que puedes copiar

Esta política de reembolso de gastos está escrita para una empresa inventada. Las cifras entre corchetes son ejemplos que debes sustituir por las tuyas, no importes recomendados.

1. El principio. Reembolsamos los costes razonables que pagues personalmente mientras trabajas para [Empresa]. No debes salir ni mejor ni peor parado.

2. Pregunta antes. Obtén la aprobación de tu responsable de proyecto antes de cualquier viaje con pernocta y antes de gastar más de [100 €] en un solo concepto.

3. Justificantes. Adjunta un justificante de cada concepto. El resguardo de la tarjeta no basta, porque no muestra qué se compró ni el IVA. Para cualquier cosa por encima de [100 €], pide una factura con IVA a nombre de la empresa. Si pierdes un justificante, dilo en la reclamación y [nombre] decidirá.

4. Códigos de proyecto. Pon el código de proyecto en cada coste de proyecto e indica si puede repercutirse al cliente.

5. Plazo. Presenta las reclamaciones antes del [5] del mes siguiente. Podemos rechazar cualquier cosa de más de [tres meses].

6. Aprobación. Tu responsable de proyecto o tu jefe directo aprueba tu reclamación. Nadie aprueba la suya. Las reclamaciones de los directores van a [otro director o al contable].

7. Pago. Pagamos las reclamaciones aprobadas por transferencia bancaria en [10] días laborables. No depende de que el cliente nos haya pagado.

8. Tarjetas de empresa. El gasto con tarjeta de empresa necesita los mismos justificantes y códigos de proyecto, en el mismo plazo.

9. Reclamaciones falsas. Una reclamación deliberadamente falsa es un asunto disciplinario. Un error honesto simplemente se corrige.

Después añade una tabla de lo que se puede reclamar, porque es la parte que el personal consultará de verdad:

¿Cómo es una reclamación de gastos resuelta?

Una reclamación de gastos resuelta muestra cada concepto con su código de proyecto, si puede repercutirse y el neto, el IVA y el total por separado. Una inventada, con un IVA del 20 %, y con un billete de tren que no lleva IVA:

De este formulario salen tres cifras distintas:

• Al empleado se le reembolsan 252,00 €, el total que realmente gastó.
• El coste para la empresa es de 218,00 €, si puede recuperar los 34,00 € de IVA.
• Al cliente se le repercuten 158,00 € netos (48 € + 110 €), más IVA si se aplica a la repercusión. Los otros 60,00 € siguen siendo coste propio de la empresa.

El error que hay que evitar es repercutir el hotel a 132 € y añadir después el IVA, porque eso cobra al cliente IVA sobre IVA. Cómo tributa una repercusión depende de si es un suplido o parte de tu propio servicio. Las guías sobre facturar gastos reembolsables y IVA de los gastos reembolsables repasan ambos casos.

¿Qué necesita una empresa para recuperar el IVA de los gastos del personal?

Para recuperar el IVA de un gasto del personal, una empresa necesita en general una factura o un recibo con IVA adecuado de un coste empresarial genuino, y algunas categorías están bloqueadas diga lo que diga el papeleo.

• En la UE, el artículo 178, letra a), de la Directiva del IVA hace de la posesión de una factura válida una condición para deducir el IVA, y el artículo 176 excluye los gastos que no sean estrictamente empresariales, como los de lujo, recreo o representación. Los Estados miembros aplican además sus propios límites, así que lo bloqueado varía según el país.
• En el Reino Unido, un proveedor puede emitir una factura de IVA simplificada para entregas de 250 £ o menos, de modo que puede bastar un tique de caja que muestre el nombre, la dirección y el NIF-IVA del proveedor, la fecha, una descripción, el total y el tipo de IVA. El IVA de las atenciones empresariales está en general bloqueado, con una excepción para clientes extranjeros. Atender a tus propios empleados se trata de otra manera.

En la práctica, trata las atenciones a clientes como un coste que incluye su IVA salvo que tu contable te diga otra cosa. Por eso la política pide los nombres de los asistentes además de un justificante.

¿Tributan para el empleado los gastos reembolsados?

Los gastos reembolsados en general no tributan cuando devuelven un coste empresarial genuino, pero las normas varían según el país y se endurecen para las asignaciones pagadas sin prueba del gasto.

En el Reino Unido, la exención de HMRC para gastos pagados o reembolsados significa que un empleador no necesita declarar un gasto que el empleado podría deducir por completo. No cubre los pagos por kilometraje del vehículo propio de un empleado, que tienen sus propias tarifas. Los pagos a tanto alzado por tarifa tienen condiciones propias, así que pregunta antes de pagar uno.

En EE. UU., la Publicación 463 del IRS describe un accountable plan: el gasto tiene relación con el negocio, el empleado lo justifica en un periodo razonable y devuelve cualquier exceso. Justificarlo en 60 días se considera razonable. Los importes que queden fuera de esas reglas se tratan como salario.

En otros países, pregunta a tu contable qué asignaciones a tanto alzado acepta tu país. Cuidado con la asignación de suma fija pagada cada mes «por gastos», que normalmente pertenece a la nómina.

¿Qué errores en las reclamaciones de gastos le cuestan dinero a una empresa?

Los errores en las reclamaciones de gastos que le cuestan dinero a una empresa son sobre todo silenciosos y nunca aparecen como un fallo.

• Costes repercutibles sin marcar. Una factura de hotel sin código de proyecto nunca llega a la factura del cliente, y la empresa simplemente la absorbe.
• Reclamaciones acumuladas durante un trimestre. Para entonces el IVA puede pertenecer a una declaración anterior, y el trabajo puede haberse facturado ya.
• Autoaprobación. Rara vez es deshonesta. Simplemente elimina la única comprobación de si un código o una cifra son correctos.
• Resguardos de tarjeta en lugar de justificantes. Prueban el pago pero no lo comprado, lo que no respaldará una recuperación de IVA.
• Anticipos sin conciliar. Un fondo en efectivo sin reclamación que lo respalde es un préstamo o un salario, y conviene saber cuál.

Registrar las reclamaciones de gastos en ERPFlow

ERPFlow no tiene reclamaciones de gastos de empleados, flujo de aprobación ni reembolso, así que el formulario de reclamación y su aprobación se quedan fuera, en una hoja de cálculo o en papel.

Una vez aprobada una reclamación, registra cada coste como un gasto con un nombre, importe, categoría, impuesto y, si procede, proveedor, y adjunta el justificante. En un móvil o tableta, Tomar foto adjunta una imagen del justificante en un solo paso. No hay lectura de justificantes, así que tecleas las cifras. Los totales de este mes, el mes pasado, este año y el histórico figuran encima de la lista.

Un gasto en ERPFlow no está vinculado a un cliente ni a un trabajo, así que no te mostrará costes por proyecto. Pon el código de proyecto en el nombre del gasto para poder encontrarlo después, y conserva el formulario de reclamación como tu registro por trabajo. Para repercutir un coste, añádelo tú como línea de la factura. El permiso para gestionar gastos cubre todos los gastos y no solo los de cada persona, así que lo más seguro es que la introducción la haga una sola persona.