Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Para controlar las horas facturables y no facturables, registra todo tu tiempo de trabajo y no solo la parte cobrable, marca cada entrada como facturable o no y da a las entradas no facturables un código de motivo breve. A fin de mes podrás ver cuántas horas generaron ingresos y adónde fueron las demás.
¿Cuál es la diferencia entre horas facturables y no facturables?
Las horas facturables son tiempo que puedes cobrar a un cliente según tu acuerdo con él. Las horas no facturables son todo lo demás que trabajas, e incluyen parte del trabajo para clientes además de tareas internas como las ventas y la administración.
El acuerdo marca la línea, así que la misma tarea puede caer de un lado o del otro según el cliente. Una llamada que se cobra en un encargo por horas puede estar incluida en la tarifa de una iguala.
¿Es facturable esta tarea? Una tabla de decisión
| Tarea | Normalmente | Qué lo decide |
|---|---|---|
| Hacer el trabajo acordado | Facturable | Nada, este es el encargo |
| Llamadas y correos sobre el encargo | Facturable | Algunas tarifas incluyen un nivel de contacto |
| Investigación para el encargo de un cliente | Facturable | La lectura general que ayuda a todos los clientes no lo es |
| Cambios que pidió el cliente | Facturable | Si quedan fuera del alcance y se acordaron por escrito |
| Corregir tu propio error | No facturable | Nada, el cliente no debe pagar por esto |
| Desplazamientos | Depende | Tu presupuesto. Consulta cómo facturar el tiempo de desplazamiento |
| Redactar un presupuesto o una propuesta | No facturable | Una fase de definición de alcance de pago es la excepción |
| Aprender una herramienta que necesita el encargo | Normalmente no facturable | Facturable solo si el cliente lo pidió y lo aceptó |
| Preparar y reclamar facturas | No facturable | Nada |
| Reuniones internas, formación, administración | No facturable | Nada |
Para una tarea que no está en la lista, pregúntate si el encargo de este cliente la necesitó, si tu acuerdo te permite cobrarla y si te sentirías cómodo describiéndola en una línea de su factura. Un no a cualquiera de ellas la hace no facturable.
¿Cómo se organiza el control?
Añade dos columnas a tu registro de horas: Facturable (Sí o No) y Motivo. Mantén breve la lista de motivos, porque con veinte códigos todo acaba en «Otros».
| Motivo | Úsalo para | ¿Nombrar al cliente? |
|---|---|---|
| Repetición | Corregir tu propio error | Sí |
| Cortesía | Trabajo extra que decidiste no cobrar | Sí |
| Ventas | Presupuestos, propuestas, reuniones con posibles clientes | Si lo hay |
| Administración | Facturación, contabilidad, agenda | No |
| Formación | Cursos, lectura, práctica | No |
Nombra al cliente en el trabajo para clientes no facturable. El trabajo repetido en un encargo forma parte de lo que ese encargo costó de verdad, y lo querrás cuando pongas precio al siguiente.
Marca cada entrada al registrarla, ya que quien hace el trabajo sabe mejor que nadie si fue trabajo repetido. Si tus columnas son rangos con nombre, el total facturable de un mes en una hoja de cálculo es =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), y la misma fórmula con Reason te da cada código.
Un ejemplo resuelto: leer las cifras de un mes
Este es un ejemplo inventado. Una consultora que cobra 90 € la hora registra 160 horas en marzo.
| Categoría | Horas | Proporción | Valor a 90 € | Qué preguntarse |
|---|---|---|---|---|
| Facturable | 104 | 65,00 % | 9.360 € | ¿Se facturó todo? |
| Repetición | 8 | 5,00 % | 720 € | ¿Qué salió mal y en qué encargo? |
| Cortesía | 4 | 2,50 % | 360 € | ¿Fue a propósito? |
| Ventas | 18 | 11,25 % | ¿Está entrando trabajo como resultado? | |
| Administración | 16 | 10,00 % | ¿Qué se puede recortar o delegar? | |
| Formación | 10 | 6,25 % | ¿Estaba planificada? | |
| Total | 160 | 100,00 % |
Repetición y cortesía son las filas que hay que leer primero. Juntas son 12 horas de trabajo para clientes por valor de 1.080 € a la tarifa normal, y no generaron ingresos. Si solo registras el tiempo facturable, esa cifra no existe.
El 65 % es una proporción de las horas registradas. Alimenta directamente una tarifa de facturación al cliente, pero no es exactamente la misma medida que la tasa de ocupación, que normalmente se calcula sobre las horas disponibles. La guía de tasa de ocupación frente a horas facturables explica la diferencia.
¿Cuándo una hora facturable se convierte en una corrección a la baja?
Una hora facturable se convierte en una corrección a la baja cuando pensabas cobrarla y luego decides cobrar menos. El tiempo no facturable nunca se iba a cobrar, así que ambos deben mantenerse separados en tus registros.
Mantén esas horas marcadas como facturables y registra la reducción como corrección a la baja al facturar. Si las remarcas discretamente como no facturables, el registro ya no puede mostrar que el encargo se pasó de horas. Corrección a la baja o pérdida por incobrable explica cómo registrar cada una.
Los errores que dejan las cifras inservibles
- Registrar solo el tiempo facturable. Obtienes lo que necesitas para las facturas y no aprendes nada del resto de la semana.
- «Otros» como motivo. Si son más de una o dos líneas al mes, necesitas un código nuevo.
- Aspirar a cero tiempo no facturable. Las ventas y la formación mantienen vivo el negocio. El objetivo es una proporción razonable.
- Castigar a las personas por la cifra. Si lo haces, el tiempo no facturable se registra como facturable o deja de registrarse.
Cómo separar el tiempo facturable en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Una tarjeta de Proyectos tiene un campo Tiempo dedicado escrito a mano, y no tiene indicador de facturable, código de motivo ni informe por persona.
Aun así puedes separar el tiempo con tableros, porque los totales se suman por tablero. Mantén el trabajo cobrable en tableros vinculados a un cliente, y pon las ventas, la administración, la formación y el trabajo para clientes no cobrado en un tablero interno sin cliente. La página del cliente muestra entonces el tiempo cobrable de cada tablero vinculado, con un total.
Es una convención, no un informe. El tiempo de una tarjeta no tiene fecha, así que el total de un tablero no puede decirte lo que pasó en marzo, y el ejemplo resuelto de arriba sigue siendo cosa de una hoja de cálculo. Las horas facturadas solo existen cuando alguien las escribe en una factura.