Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Para controlar horas y materiales y facturar a un cliente, abre una hoja de trabajo por cada trabajo, anota la mano de obra por persona y día, anota cada material con su coste y su precio de venta, y guarda los tickets junto al trabajo. A la hora de facturar, suma la mano de obra y los materiales. Una app solo ayuda si recoge ambas cosas en la obra.
¿Cómo es una hoja de trabajo de horas y materiales?
Una hoja de trabajo de horas y materiales tiene dos tablas, una de mano de obra y otra de materiales, bajo el mismo número de trabajo. Este es un ejemplo inventado: una empresa de calefacción que sustituye una caldera con un contrato de horas y materiales, con la mano de obra a 55 € la hora para un instalador y 30 € para un aprendiz.
Mano de obra, trabajo 2026-118
| Fecha | Persona | Trabajo | Horas | Tarifa | Neto |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de marzo | Instalador | Desmontaje, primera fase | 7,5 | 55 € | 412,50 € |
| 4 de marzo | Instalador | Tuberías | 8,0 | 55 € | 440,00 € |
| 4 de marzo | Aprendiz | Tuberías | 8,0 | 30 € | 240,00 € |
| 5 de marzo | Instalador | Puesta en marcha | 4,5 | 55 € | 247,50 € |
| Total de mano de obra | 28,0 | 1.340,00 € |
Materiales, trabajo 2026-118
| Artículo | Origen | Cant. | Coste unitario | Margen | Venta unitaria | Neto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Válvula de radiador | Ticket 1182 | 6 | 14,00 € | 20 % | 16,80 € | 100,80 € |
| Tubo de cobre de 22 mm, por metro | Ticket 1182 | 18 | 6,50 € | 20 % | 7,80 € | 140,40 € |
| Caldera | Factura de proveedor 5521 | 1 | 1.150,00 € | 10 % | 1.265,00 € | 1.265,00 € |
| Total de materiales | 1.506,20 € |
Los materiales costaron 1.351,00 € y se venden por 1.506,20 €. El trabajo se compone así:
| Importe | |
|---|---|
| Mano de obra | 1.340,00 € |
| Materiales | 1.506,20 € |
| Neto | 2.846,20 € |
| IVA al 20 % | 569,24 € |
| Total a pagar | 3.415,44 € |
La columna Origen es la que más se salta la gente. No cuesta nada rellenarla el mismo día, y te permite responder a «¿de dónde salen estos 140 €?» en un minuto en vez de en una tarde. Para la parte de mano de obra por separado, la guía para convertir horas facturables en una factura profundiza más.
¿Cómo evitas que los materiales se queden fuera de la factura?
Los materiales se pierden en el camino entre el mostrador del proveedor y la oficina, así que se evita recogiéndolos justo ahí. La mano de obra suele quedar anotada, porque alguien recuerda el día que trabajó. Una válvula de 14 € se olvida el viernes.
- Pon el número de trabajo en la compra. Dáselo al proveedor para que salga impreso en el ticket o en la factura de cuenta.
- Fotografía cada ticket el mismo día. Nombra el archivo con el número de trabajo. Una carpeta compartida por trabajo basta para empezar.
- Apunta el material de la furgoneta cuando lo uses. No tiene ticket, así que una nota es el único registro. Usa una lista de precios fija para los artículos habituales.
- Cierra el trabajo con un repaso final. Antes de facturar, pregunta a quien hizo el trabajo qué más se ha usado. Quita lo que volvió al proveedor.
¿Puedes aplicar un margen a los materiales?
Puedes aplicar un margen a los materiales si el cliente lo ha aceptado, y el sitio para acordarlo es el presupuesto. Una cláusula como esta también fija el tope:
La mano de obra se factura a 55 € la hora para un instalador y a 30 € la hora para un aprendiz, registrada por persona y día. Los materiales se facturan a coste más un 20 %, o a coste más un 10 % en cualquier artículo de más de 500 €, y los tickets están disponibles si los solicitas. No superaremos los 3.500 € más IVA sin tu acuerdo por escrito.
Hay dos cosas que pillan a la gente. Un margen del 20 % sobre el coste no es un margen bruto del 20 %: un artículo de 100 € vendido a 120 € deja 20 € sobre 120 €, que es el 16,7 %. Y si le dijiste al cliente «a precio de coste», es difícil defender un descuento comercial que te quedas tú, así que «coste» debe significar lo que realmente pagaste.
¿Cómo se aplica el IVA a los materiales en un trabajo por horas y materiales?
El IVA normalmente se aplica a los materiales de un trabajo por horas y materiales sobre su precio de venta completo, porque forman parte de lo que suministras. La Directiva del IVA de la UE incluye en la base imponible los gastos accesorios que cargas al cliente (artículo 78). Excluye los importes devueltos por gastos hechos en nombre y por cuenta del cliente (artículo 79), que es un verdadero suplido y rara vez lo que ocurre cuando compras una válvula por tu cuenta.
El tipo depende de tu país y de tu trabajo, y algunos servicios de construcción tienen tipos reducidos o inversión del sujeto pasivo, así que consúltalo en tu país. Las guías sobre el IVA en gastos reembolsables y suplidos y sobre cómo facturar gastos reembolsables explican la diferencia.
¿Qué debe hacer una app de horas y materiales?
Una app de horas y materiales debe recoger la mano de obra y los materiales en el propio trabajo, y convertirlos en líneas de factura sin volver a teclear. Una hoja de cálculo y una carpeta de fotos pueden bastar para una o dos furgonetas. Busca una app cuando las horas lleguen tarde o se pierdan tickets, y prueba esto en un trabajo real durante el periodo de prueba:
| Debe | Por qué | Cómo probarlo |
|---|---|---|
| Registrar las horas por persona y trabajo desde el móvil | Las horas anotadas en la furgoneta son correctas. Las anotadas el viernes no | Registra un trabajo en la obra, con poca cobertura |
| Archivar la foto de un ticket en el trabajo | Los materiales se pierden entre el proveedor y la oficina | Archiva tres y búscalos desde el trabajo una semana después |
| Guardar un coste y un precio de venta por material | Necesitas los dos para la factura y para tu margen | Añade una pieza con un margen del 20 % y comprueba la suma |
| Convertir la hoja de trabajo en líneas de factura | Volver a teclear es donde empiezan los errores | Factura un trabajo de prueba y compáralo línea por línea |
| Exportar todo | Querrás los datos para tu gestor, o por si te vas | Exporta un trabajo y abre el archivo |
Cómo facturar un trabajo por horas y materiales en ERPFlow
ERPFlow no es una app de control de horas y materiales. No tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Tampoco tiene hojas de trabajo ni captura en la obra, y los gastos no se vinculan a clientes ni a trabajos, así que no hay coste ni margen por trabajo. Guarda la hoja de trabajo en otro sitio.
ERPFlow entra en juego en la factura, lo que encaja con empresas de servicios para el hogar y de servicios de campo que ya tienen sus totales:
- Mano de obra: un servicio con la unidad en horas y un precio. En la factura, elígelo y escribe las horas como cantidad.
- Materiales: un producto lleva un precio y un nivel de existencias, y puede ir en la misma factura que la mano de obra. Cada línea es cantidad por precio, con un descuento en % opcional y su propio tipo impositivo. Crear una factura con una línea de producto descuenta esa cantidad de las existencias.
- Tus costes: los gastos registran lo que pagaste con una categoría, un proveedor y el IVA, y puedes adjuntar el recibo. Te dan totales por periodo y por proveedor, nunca por trabajo.