Facturación por hitos: cómo facturar un proyecto por fases a medida que avanza el trabajo

La facturación por hitos, también llamada facturación por certificaciones o por fases, consiste en facturar un proyecto por partes a medida que avanza el trabajo, en lugar de con una sola factura al final. Acuerdas las fases y los importes antes de empezar, facturas cada una cuando se alcanza y muestras un total acumulado, para que el cliente vea siempre lo que se ha facturado y lo que queda.

¿Qué es la facturación por hitos?

La facturación por hitos es una forma de cobrar un trabajo largo en pagos, cada uno ligado a una fase alcanzada o a trabajo medido. Acerca los cobros al momento en que salen tus costes, y limita lo que puedes perder si un cliente deja de pagar a mitad de camino.

Hay cuatro maneras habituales de organizarla. Se diferencian en lo que activa cada factura.

Un anticipo no es facturación por hitos, aunque a menudo va delante como primer pago. La guía sobre las facturas de anticipo y pago final trata los trabajos que solo necesitan esos dos. La retención de garantía es otra cosa distinta: es dinero que el cliente retiene de cada pago de avance, y la retención de garantía en una factura tiene su propia guía.

¿Cuándo conviene usar la facturación por hitos?

Usa la facturación por hitos cuando un trabajo dura lo bastante, o cuesta lo bastante, como para que de otro modo pagues salarios y proveedores durante semanas sin ver nada de dinero. Esta es una prueba sencilla: suma lo que vas a gastar antes de que termine el trabajo. Si perder esa suma por una sola deuda incobrable te dolería, factura por fases.

En algunos lugares la ley dice algo sobre los pagos por fases además del contrato.

• Inglaterra, Gales y Escocia: la sección 109 de la Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 da derecho a una parte de un contrato de construcción a pagos a plazos, por fases o periódicos, salvo que el trabajo esté especificado o estimado en menos de 45 días. Los contratos con ocupantes residenciales quedan excluidos.
• UE: el artículo 5 de la Directiva sobre morosidad deja a las empresas libres para acordar calendarios de pagos a plazos, sujetos a la normativa nacional. Si un plazo se retrasa, los intereses y la indemnización se calculan solo sobre el importe vencido.

Para la mayoría del trabajo que queda fuera de esas normas, tu contrato es lo único que te da el derecho, así que deja las fases por escrito.

Cómo configurar la facturación por hitos, paso a paso

1. Pon las fases en el presupuesto. Cada fase recibe un nombre y un importe o porcentaje, y el cliente los acepta junto con el precio. Las fases inventadas después son una renegociación.
2. Define cada fase con algo que ambas partes puedan ver. «Segunda fase de instalación terminada e inspeccionada» funciona. «A mitad de camino» no.
3. Di quién confirma una fase y cómo. Un correo del cliente o una nota de obra firmada basta, siempre que hayáis acordado cuál.
4. Compara las fases con tus costes. Pon el importe acumulado de cada fase frente a lo que esperas haber gastado para entonces. Si estás en números rojos hasta la última factura, las fases no están cumpliendo su función.
5. Deja algo por pagar a la finalización. El cliente quiere que se retenga una suma hasta que el trabajo termine, lo cual es una petición razonable. Espera resistencia si casi no queda nada.
6. Factura la semana en que se alcanza la fase, con las condiciones de pago acordadas. Una factura tardía te devuelve la ventaja de tesorería que negociaste.
7. Muestra el total acumulado en cada factura, y da a cualquier cambio del trabajo su propia línea.
8. Cuadra todo en la última factura. Las facturas juntas deben igualar el contrato más las modificaciones acordadas.

Un ejemplo resuelto: cuatro facturas y una modificación

Este es un ejemplo inventado. Una empresa de reformas acuerda un contrato de 48.000 € más un 20 % de IVA, facturado con un 20 % a la firma, un 30 % en la primera fase de instalación, un 30 % en la segunda y un 20 % a la finalización. Durante el trabajo el cliente acepta por correo una modificación de 3.200 €, y la empresa la factura con la tercera fase.

Los porcentajes se mantienen sobre los 48.000 € originales, así que siguen sumando el 100 %. La modificación se factura una sola vez, entera, en su propia línea. Si recalculas los porcentajes sobre el nuevo total, o bien facturarás la modificación dos veces o pasarás una tarde explicando por qué no lo has hecho.

Comprueba la última fila siempre. 48.000 € más 3.200 € son 51.200 €, y la columna del neto también.

Pon un total acumulado breve en cada factura. La factura 3 podría llevar esto:

Pago de la fase 3 de 4: segunda fase de instalación terminada, presupuesto QUO-2026-0042. Contrato original 48.000 €, modificación acordada 3.200 €, contrato revisado 51.200 €. Facturado antes de esta factura 24.000 €. Esta factura 17.600 €. Pendiente de facturar 9.600 €. Todas las cifras excluyen el IVA.

Esa nota responde a la primera pregunta del departamento de administración del cliente, que tiene que casar tu factura con un contrato que no escribió.

¿Cómo se factura por porcentaje completado?

La facturación por porcentaje completado calcula cada factura multiplicando el valor del contrato por la parte de trabajo terminada y restando después todo lo ya facturado.

This invoice = (revised contract × % complete) − billed to date

Es decir: esta factura = (contrato revisado × % completado) − facturado hasta la fecha. Toma el mismo contrato y supón que mides el trabajo en un 70 % completado tras dos facturas. 51.200 € × 70 % son 35.840 €. Resta los 24.000 € ya facturados y esta factura es de 11.840 € netos, o 14.208 € con un 20 % de IVA.

Resta siempre lo facturado hasta la fecha en lugar de facturar el aumento del mes. Así una estimación generosa del mes pasado se corrige este mes, y el total no puede desviarse del contrato.

Acuerda cómo se mide el avance antes de la primera factura: cantidades instaladas, coste incurrido o la valoración de un inspector. El trabajo comercial en EE. UU. suele formalizarlo en una relación valorada de partidas (schedule of values), que la guía sobre AIA G702 y G703 explica paso a paso. El trabajo que has hecho pero aún no has facturado es lo que sigue un informe de trabajo en curso.

¿Cómo funciona el IVA en las facturas de avance?

El IVA de una factura de avance se cobra normalmente sobre el importe de esa factura, no sobre todo el contrato al principio. Lo que varía según el país es cuándo se devenga el IVA.

• UE: el artículo 64 de la Directiva del IVA considera que una entrega que da lugar a pagos sucesivos o a extractos de cuenta se completa al final de los periodos a los que se refieren. Un pago cobrado antes de terminar el trabajo hace exigible el IVA en el momento del cobro, sobre el importe recibido (artículo 65). Los Estados miembros pueden vincular la fecha a la factura o al pago (artículo 66).
• Reino Unido: en los contratos de construcción con pagos periódicos, el momento de la operación (tax point) es el más temprano entre recibir el pago o emitir una factura con IVA (VAT Notice 708, apartado 23.1.3).

La consecuencia práctica es que, donde emitir la factura fija la fecha, puedes deber el IVA de una fase antes de que el cliente la haya pagado. Si la tesorería está justa, pregunta a tu gestor si donde estás se permite una solicitud de pago que no sea una factura con IVA, con la factura con IVA a continuación cuando se pague.

Un cambio de tipo a mitad del contrato también puede dividir un contrato en dos tipos de IVA, porque cada fase tiene su propia fecha.

¿Qué suele salir mal con la facturación por hitos?

La facturación por hitos suele fallar en el papeleo más que en el trabajo.

• Facturar una fase que no está terminada. Una sola factura discutida puede bloquear todo lo que viene después.
• Meter una modificación en el importe de la siguiente fase. El cliente ve una fase que no coincide con el contrato y para el pago.
• No llevar un total acumulado. El departamento de administración del cliente tiene que reconstruir el historial, y eso tarda más que tus condiciones de pago.
• Una factura final que vuelve a enunciar el contrato. Factura lo que queda. Si necesitas mostrar el contrato entero, muéstralo en el total acumulado.
• Tratar lo facturado como cobrado. El total acumulado muestra lo que has facturado. Lo que realmente se ha pagado hay que seguirlo fase por fase.
• Seguir adelante cuando una fase queda sin pagar. Cada fase adicional aumenta lo que tienes en riesgo, así que plantéalo la semana en que se venza.

Facturar un proyecto por fases en ERPFlow

ERPFlow no tiene un módulo de facturación por hitos. No calcula el porcentaje completado, no guarda una relación valorada de partidas, no genera certificaciones ni gestiona retenciones. Un trabajo en ERPFlow es un presupuesto más las facturas que emites contra él, lo que cubre la facturación por hitos en trabajos a precio cerrado. Los contratos con certificaciones por fases lo encontrarán demasiado escaso, y la página para empresas de construcción también lo dice.

• Factura cada fase desde el presupuesto. Abre el presupuesto y elige Convertir en factura una vez por fase. Cada conversión crea un borrador nuevo de todo el presupuesto, que editas hasta dejarlo en la parte de esa fase antes de emitir la factura. El presupuesto se queda como se aceptó, y cada factura aparece en Documentos vinculados.
• Lleva tú el total acumulado. Documentos vinculados enumera las facturas pero no calcula lo que queda por facturar. Escribe el total acumulado en las Notas de la factura, que se imprimen en el PDF.
• No busques una línea negativa. ERPFlow rechaza un precio o una cantidad negativos, así que una fila de «menos facturado hasta la fecha» no puede entrar en la tabla de líneas. Factura el importe de la fase como una línea normal y indica la deducción en Notas.
• Si entregas antes de facturar, convierte el presupuesto en un pedido y factura desde ahí. Cada factura de un pedido también parte del pedido completo. Los pedidos no están en el plan gratuito.
• Gestiona el trabajo en un tablero. Un proyecto vinculado al cliente también puede vincularse al presupuesto y a sus facturas. No tiene presupuestos ni costes de trabajo.

Los pagos se registran a mano, tantos como quieras por factura, y Pagada parcialmente aparece sola. Un recordatorio de una fase vencida sale solo cuando eliges enviarlo.