Cómo facturar a un cliente paso a paso

Para facturar a un cliente, acuerda primero el precio y las condiciones de pago, y después emite un documento con número único, los datos de las dos partes, la fecha de emisión, la descripción del trabajo, los importes y el IVA que corresponda, la fecha de vencimiento y la forma de pago. Envíalo en PDF a quien paga las facturas y haz seguimiento hasta que se cobre.

Una factura cumple dos funciones. Reclama un pago y, si tu empresa está registrada en el IVA, también es un documento fiscal que tu cliente puede usar para deducirse el IVA. La función fiscal decide qué debe incluir. La función de cobro depende de ti, porque las normas del IVA no piden ni fecha de vencimiento ni datos bancarios.

¿Qué debe incluir una factura?

Una factura con IVA de la UE debe incluir los datos del artículo 226 de la Directiva del IVA. Aquí los tienes en el orden en que se rellenan, con el número de punto y el error más habitual de cada uno.

Esa lista es lo que pide la ley del IVA. La fecha de vencimiento y tus datos de pago no están en ella, y los necesitas igualmente. Una factura sin ellos puede ser perfectamente válida y aun así no cobrarse.

La lista cambia en algunos casos:

• En el Reino Unido, la guía del IVA de HMRC da una lista muy parecida en el apartado 16.3.1 y pide además el momento de la operación, conocido como «tax point».
• Si no estás registrado en el IVA, no repercutes IVA y no emites facturas con IVA. La lista de GOV.UK para facturas ordinarias sigue pidiendo un número único, los datos de ambas partes, una descripción clara, la fecha de la operación, la fecha de la factura y los importes.
• Para importes pequeños, los países de la UE deben permitir una factura simplificada de hasta 100 € (artículo 220 bis, con excepciones en algunas ventas transfronterizas). El Reino Unido permite una de hasta 250 £ si el cliente está de acuerdo (apartado 16.6.1 de la guía de HMRC).
• Tu país puede añadir más. El artículo 226 solo se ocupa del IVA. El derecho mercantil o tributario puede exigir otros datos, como un número de registro, así que pregúntaselo una vez a tu gestor e incorpora la respuesta a tu plantilla.

Cada campo se explica a fondo en los campos de una plantilla de factura con IVA.

Cómo facturar a un cliente, paso a paso

1. Acuerda antes el precio y las condiciones. Pon el alcance, el precio y el plazo de pago en un presupuesto o en un correo al que el cliente haya respondido. Una factura es un mal sitio para que el cliente descubra cuánto cuesta algo.
2. Reúne los datos de facturación antes de necesitarlos. Necesitas la razón social, la dirección de facturación, el NIF-IVA si lo tiene, el número de pedido si lo hay y la dirección a la que deben llegar las facturas. La persona que te contrató a menudo no los sabe, así que pídele que los averigüe.
3. Elige el momento de facturar. Puede ser al terminar, con un anticipo, por fases o cada mes. La tabla de más abajo te ayuda a decidir.
4. Redacta las líneas para que un desconocido pueda aprobarlas. Alguien de administración que no te ha visto nunca aprobará «Rótulo de fachada, 2,4 m, instalado el 10 de abril». «Rotulación» provoca una consulta.
5. Calcula el impuesto de cada línea. Las ventas nacionales llevan normalmente el tipo de tu país. Si la operación cruza una frontera, lee antes cómo facturar a clientes de la UE o cómo facturar a clientes internacionales.
6. Fija las fechas. La fecha de emisión es hoy. Haz que el vencimiento sea una fecha concreta, calculada a partir de tus condiciones de pago, porque «28 de abril de 2026» deja menos margen para discutir que «a 14 días».
7. Indica cómo pagar. Pon el titular de la cuenta, el IBAN y el BIC, y pide que usen el número de factura como referencia del pago para poder cuadrarlo cuando llegue el dinero.
8. Emítela y no la toques más. En ese momento se asigna el número y la factura pasa a ser definitiva. Un error que se descubra después se corrige con una factura rectificativa o anulando y volviendo a emitir, nunca con una edición discreta.
9. Envíala a la bandeja correcta. Manda el PDF al correo de administración con copia a tu contacto, con un correo breve que dé el número, el importe y el vencimiento en las primeras líneas. Comprueba que basta con un PDF, porque algunos países ya exigen facturas electrónicas estructuradas. Bélgica lo exige entre empresas sujetas al IVA desde el 1 de enero de 2026.
10. Registra el pago o reclámalo. Anota la fecha de vencimiento. Si el dinero no ha llegado al día siguiente, empieza tu secuencia de recordatorios.

Una factura completa, paso a paso

Este es un ejemplo inventado: un rotulista factura a una cafetería un letrero nuevo para la fachada, con un 20 % de IVA a modo de ilustración.

Tres decisiones de esa factura son deliberadas. La fecha de la operación aparece porque es distinta de la de emisión. Si facturas el mismo día en que terminas, una sola fecha cumple las dos funciones. El trabajo de diseño muestra horas y tarifa porque HMRC considera la tarifa por hora como el precio unitario de un servicio (apartado 16.3.2), mientras que el letrero es una sola unidad a su precio completo. Y el número de pedido del cliente figura porque algunos departamentos de administración no liberan el pago sin él.

¿Cuándo hay que enviar una factura?

Debes enviar la factura en cuanto llegue el momento de facturación acordado, porque las condiciones de pago suelen contar desde la fecha de la factura o desde que el cliente la recibe.

Las normas del IVA fijan el límite máximo. En el Reino Unido, una factura con IVA se emite normalmente en los 30 días siguientes al «tax point» (apartado 16.2.3 de la guía de HMRC). En la UE, los servicios transfronterizos sujetos a inversión del sujeto pasivo deben facturarse antes del día 15 del mes siguiente (artículo 222), y cada país puede fijar límites para otras operaciones.

¿Qué pasa si una factura no tiene fecha de vencimiento acordada?

Una factura sin fecha de pago acordada se considera vencida 30 días después de que el cliente la reciba, o 30 días después de la entrega si esta fue posterior, para clientes empresariales de la UE (artículo 3 de la Directiva sobre morosidad) y del Reino Unido (GOV.UK).

Así que, si quieres 14 días, acuerda 14 días antes de empezar. Escribirlo por primera vez en la factura es más débil que tenerlo en el presupuesto que el cliente aceptó. Los plazos acordados entre empresas pueden llegar a 60 días, y más solo si se pactan expresamente y no son abusivos.

¿Por qué devuelven las facturas?

Las facturas suelen devolverse porque administración no puede relacionarlas con algo ya aprobado. Estas son las que conviene revisar antes de pulsar enviar:

• La entidad legal equivocada. El contrato es con una sociedad holding y la factura nombra la tienda.
• Falta el número de pedido, cuando el sistema del cliente no acepta facturas sin él.
• Una descripción que nadie puede aprobar. La persona que paga no estuvo en la reunión.
• Un total distinto del presupuesto, sin ninguna línea que explique el porqué.
• Un NIF-IVA ausente o erróneo, que puede impedir que el cliente se deduzca el IVA.
• La bandeja equivocada. Tu contacto está de vacaciones y la factura se ha ido de vacaciones con él.

Facturar a clientes con ERPFlow

En ERPFlow, una factura empieza como borrador sobre una ficha de cliente. Añades líneas eligiendo un servicio o un producto que rellena la descripción y el precio, con un descuento opcional y un tipo impositivo en cada línea. El vencimiento parte de 14 días después de la fecha de emisión y puedes cambiarlo. Tu razón social, tu NIF-IVA, tu dirección y tus datos bancarios salen de Configuración > Información de la empresa.

Emitir asigna a la factura su número, por ejemplo INV-2026-0042, y la hace definitiva. Enviar por correo entrega el PDF, en cualquiera de los 19 idiomas, y registra el envío. Después, Registrar pago controla los pagos totales o parciales, el filtro Vencida muestra lo que va con retraso y Enviar recordatorio de pago manda un recordatorio por correo, factura a factura.

Hay límites que conviene conocer. ERPFlow no tiene un campo aparte para la fecha de la operación, así que, cuando difiere de la de emisión, escríbela en la descripción de la línea o en Notas. No hay pago online con tarjeta. No comprueba los NIF-IVA en VIES ni elige un tipo según el país del cliente. Las facturas electrónicas se exportan como XML Peppol BIS Billing 3.0 para que se las pases a tu operador de facturación electrónica, y ERPFlow no las envía por sí mismo a través de la red Peppol.