Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Un informe de tiempo por tarea muestra cuántas horas dedicó cada persona a cada tipo de trabajo en un mes dado, con totales. Lo montas a partir de líneas de hoja de horas que llevan una fecha, una persona, un proyecto y un código de tarea, con una tabla dinámica. Compara unos cuantos meses y verás hacia dónde se desplazan las horas.
¿Qué aspecto tiene un informe de tiempo por tarea?
Un informe de tiempo por tarea tiene las tareas como filas, las personas como columnas y un total y un porcentaje a la derecha. Aquí va uno inventado para marzo, de un estudio de diseño con tres personas, una de ellas a tiempo parcial:
| Tarea | Anna | Ben | Carla | Total | Parte |
|---|---|---|---|---|---|
| Planos | 62 | 96 | 60 | 218 | 49,5 % |
| Revisiones | 24 | 40 | 34 | 98 | 22,3 % |
| Propuestas | 30 | 0 | 10 | 40 | 9,1 % |
| Reuniones con clientes | 18 | 6 | 8 | 32 | 7,3 % |
| Administración | 14 | 8 | 8 | 30 | 6,8 % |
| Visitas de obra | 12 | 10 | 0 | 22 | 5,0 % |
| Total | 160 | 160 | 120 | 440 | 100 % |
Leer por filas te muestra quién hace qué. Anna se lleva tres cuartas partes de las propuestas y más de la mitad de las visitas de obra. Leer por columnas te muestra cómo se gastó el mes de una persona. Ben dedicó una cuarta parte del suyo a revisiones.
Trabajos distintos necesitan cortes distintos de los mismos datos, así que no confundas este informe con horas presupuestadas frente a horas reales, que compara las horas con el plan de un trabajo, ni con la tasa de ocupación, que mide la parte facturable.
¿Cómo se lee el tiempo por tarea mes a mes?
Para leer el tiempo por tarea mes a mes, pon la parte de cada tarea en una fila y busca una tendencia constante más que un mes raro. Una parte corrige los meses con más o menos horas, algo que las horas en bruto no hacen.
Aquí va el mismo estudio inventado, siguiendo una tarea durante cuatro meses:
| Ene | Feb | Mar | Abr | |
|---|---|---|---|---|
| Horas totales | 430 | 410 | 440 | 420 |
| Revisiones, horas | 52 | 61 | 98 | 109 |
| Revisiones, parte | 12,1 % | 14,9 % | 22,3 % | 26,0 % |
Las revisiones se han más que duplicado mientras las horas totales se mantuvieron planas. Las 109 horas de abril son 57 más que las 52 de enero. Con un coste interno inventado de 60 € la hora, son 3.420 € de coste extra en un mes, y en trabajos a tarifa fija nadie los paga. Ningún informe de trabajo muestra esto, porque cada trabajo por separado solo parece pasarse un poco.
El remedio habitual es comercial. Consigue la conformidad en cada fase y cobra los cambios hechos después. La guía de servicios adicionales explica cómo acordarlos y facturarlos.
| Qué ves | Qué suele significar | Qué probar |
|---|---|---|
| Las revisiones suben | Las conformidades son débiles, o el encargo cambia después de ellas | Conformidades por fase y cobrar los cambios posteriores |
| Muchas propuestas, pocas ganadas | Estás presupuestando trabajo que no vas a conseguir | Calificar las consultas antes de redactarlas |
| Una persona lleva casi todas las reuniones | Un cuello de botella, o un trabajo que depende de una persona | Incorporar a otra persona al contacto con el cliente |
| La administración sube en quienes generan ingresos | Trabajo que podría hacer otra persona | Trasladarlo, o contratar para ello |
| Una tarea que casi nadie usa | El código no es útil | Fusionarlo |
Son puntos de partida, no diagnósticos. Pregunta a la persona antes de decidir qué significa una cifra.
¿Cómo se monta un informe de tiempo por tarea?
Montas un informe de tiempo por tarea manteniendo una fila por línea de hoja de horas y resumiéndolas, nunca tecleando totales en una tabla mensual. Una lista plana se puede cortar de cualquier forma más adelante, mientras que un resumen no se puede volver a desarmar.
| Fecha | Mes | Persona | Proyecto | Tarea | Horas |
|---|---|---|---|---|---|
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-114 | Planos | 4,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Anna | P-118 | Reuniones con clientes | 1,5 |
| 02/03/2026 | 2026-03 | Ben | P-114 | Revisiones | 7,0 |
| 03/03/2026 | 2026-03 | Carla | Interno | Administración | 1,0 |
La columna Mes es una fórmula, como =TEXT(A2,"yyyy-mm"), para que nadie la teclee. Después, o bien inserta una tabla dinámica con Tarea como filas, Persona como columnas, Horas como valores y Mes como filtro, o bien usa una fórmula para cada celda:
=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")
Usa una lista desplegable para la columna de tarea. Una tabla dinámica trata «Revisiones», «revisiones» y «Revisión» como tareas distintas, y eso daña a estos informes más que ninguna otra cosa. La plantilla de hoja de horas de equipo tiene un formato semanal para recoger estas líneas.
¿Cuántos códigos de tarea conviene tener?
Entre 6 y 12 códigos de tarea, compartidos por todos los proyectos, es un rango razonable para una empresa pequeña. La prueba de cada código es si puedes nombrar una decisión que cambiaría. «Revisiones» la pasa, porque una cifra alta cambia cómo das conformidad a las fases. «Impresión» normalmente no, porque no vas a hacer nada distinto diga lo que diga.
Usa los mismos códigos en todos los proyectos y deja el proyecto en su propia columna. Un código como «Planos de Riverside» mezcla las dos cosas, y nunca podrás sumar los planos de todos los trabajos. Incluye un código de Administración, o ese tiempo quedará escondido dentro de cualquier trabajo de cliente que la gente tuviera abierto. Y después deja la lista en paz unos meses, porque un código que renombras a mitad de camino rompe la comparación que estás construyendo.
Sacar el tiempo por tarea de ERPFlow
ERPFlow no tiene informe de tiempo por tarea ni informes de tiempo por persona. ERPFlow no tiene hoy cronómetro ni hojas de horas. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente, pero eso no cubre un informe como este, así que el método de arriba se queda en una hoja de cálculo.
Lo más parecido hoy es el campo de tiempo dedicado de una tarjeta de Proyectos, que se teclea en horas y minutos. Si cada tarjeta es una tarea, obtienes un total por tarea. La lista de tableros suma el tiempo por proyecto, y la página del cliente lo suma en todos sus tableros.
También puedes exportar las tarjetas como CSV, con título, descripción, proyecto, columna, fecha límite y tiempo dedicado en minutos. El archivo no incluye responsables ni fechas, porque una tarjeta guarda un total acumulado y no entradas con fecha. Así que puedes ver el tiempo por tarjeta, pero no quién lo dedicó ni en qué mes. Para obtener una cifra mensual aproximada por tarjeta, exporta al final de cada mes y resta los minutos del archivo anterior a los del actual.