Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
Un presupuesto ofrece un precio antes del trabajo. Una factura pide el pago cuando el trabajo está acordado o hecho y suele ser el documento fiscal. Un recibo confirma que el dinero ha llegado. Marcan momentos distintos de una misma venta, y normalmente solo la factura lleva los datos de IVA que tu cliente necesita para deducirse el impuesto.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto, una factura y un recibo?
La diferencia entre un presupuesto, una factura y un recibo está en la pregunta que responde cada uno y en lo que ocurre a raíz de ello.
| Presupuesto | Factura | Recibo | |
|---|---|---|---|
| Pregunta que responde | ¿Cuánto costará? | ¿Qué se debe y para cuándo? | ¿Has pagado? |
| Cuándo se emite | Antes del trabajo | En el momento de facturación acordado | Cuando llega el dinero |
| Quién se apoya en él | El cliente, al decidir | Administración del cliente y la autoridad tributaria | Los registros del cliente |
| Efecto legal | Una oferta que la aceptación suele convertir en contrato | Recoge lo que se debe | Prueba del pago |
| Número | De su propia serie | Secuencial y único, a efectos del IVA | No obligatorio, salvo que sirva también de factura simplificada |
| Efecto en el IVA | Ninguno | Normalmente registra o devenga el IVA | Ninguno por sí mismo |
| ¿Puede el cliente deducirse el IVA con él? | No | Sí, si es válida | Solo si cumple las normas de la factura simplificada |
| Si es incorrecto | Reemítelo antes de la aceptación | Rectifícala con un documento nuevo | Emite uno nuevo |
Buena parte de la confusión viene de tratarlos como versiones de un mismo documento. No lo son. Un presupuesto reescrito con «FACTURA» arriba suele carecer de la mitad de lo que necesita una factura. Convertir un presupuesto en factura explica lo que hay que cambiar.
¿Es vinculante un presupuesto?
Un presupuesto suele ser vinculante cuando el cliente lo acepta, porque una oferta aceptada normalmente forma un contrato, mientras que una estimación generalmente no lo es, porque es solo una conjetura informada. El derecho contractual de cada país decide los detalles, y en algunos países una oferta con fecha de validez no se puede retirar antes de esa fecha.
Así que llama al documento por lo que es. Si el precio puede variar, escribe «Estimación» arriba y di qué podría cambiarlo. Si te comprometes, escribe «Presupuesto», indica el alcance y pon una fecha de validez, para que no se pueda aceptar un precio antiguo un año después.
¿Es lo mismo una factura que un recibo?
Una factura no es lo mismo que un recibo, porque una factura reclama un dinero que no se ha pagado y un recibo registra un dinero que sí. Una factura marcada como pagada, con la fecha y el importe, puede cumplir las dos funciones, y muchas pequeñas empresas la usan así.
El solapamiento que debes conocer es la factura simplificada. Un ticket de caja puede servir como documento de IVA en una venta pequeña si muestra los datos requeridos:
- En la UE, los países deben permitir una factura simplificada de hasta 100 €, con excepciones para algunas ventas transfronterizas. Necesita como mínimo la fecha de emisión, tu identificación, el tipo de bienes o servicios y el importe del IVA o los datos para calcularlo (artículos 220 bis y 226 ter de la Directiva del IVA).
- En el Reino Unido, se permite una factura simplificada cuando la operación es de 250 £ o menos y el cliente está de acuerdo. Muestra tu nombre, dirección y NIF-IVA, el «tax point», una descripción, y el total y el tipo de IVA (guía del IVA de HMRC, apartado 16.6.1).
Por encima de esos límites, un cliente empresarial necesita una factura completa para respaldar una deducción del IVA. Algunos países exigen además un recibo para ventas al por menor o en efectivo, a veces desde una caja registradora homologada, así que comprueba el tuyo si vendes en mostrador.
¿Dónde encajan las estimaciones, las proformas y los pedidos de compra?
Las estimaciones, las proformas y los pedidos de compra rodean a los tres documentos principales, y dos de ellos se confunden a menudo con facturas.
| Documento | Qué es | Error que evitar |
|---|---|---|
| Estimación | Un precio aproximado, sujeto a cambios | Llamarla presupuesto y que te la exijan |
| Factura proforma | Una oferta con forma de factura, a menudo para cobrar antes de entregar | Tratarla como documento fiscal. HMRC dice que no puede respaldar una deducción del IVA y que debe marcarse «this is not a VAT invoice» (apartado 17.3), y debe seguirle una factura con IVA en regla |
| Pedido de compra | El documento del propio cliente que le compromete a comprar | Dejar su número fuera de tu factura |
| Albarán | Prueba de que llegó la mercancía | Enviarlo en lugar de una factura |
| Factura rectificativa | Reduce o anula una factura emitida | Editar la factura en su lugar |
| Extracto de cuenta | Lista lo pendiente y lo pagado de un cliente | Esperar que sustituya a las facturas |
Un trabajo, todos los documentos: un ejemplo resuelto
Este es un ejemplo inventado. Un electricista reforma la instalación de una tienda por 2.000 € más un 20 % de IVA, con el 30 % a pagar al aceptar.
| Fecha | Documento | Base | IVA | Total | Lo que debe el cliente después |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de marzo | Presupuesto QUO-2026-0031 | 2.000 € | 400 € | 2.400 € | 0 €: todavía nada |
| 6 de marzo | Factura INV-2026-0107, anticipo del 30 % | 600 € | 120 € | 720 € | 720 € |
| 7 de marzo | Recibo del anticipo | 720 € | 0 € | ||
| 24 de marzo | Factura INV-2026-0119, saldo del 70 % | 1.400 € | 280 € | 1.680 € | 1.680 € |
| 30 de marzo | Recibo del saldo | 1.680 € | 0 € |
Las dos facturas suman el presupuesto: 600 € y 1.400 € de base, 120 € y 280 € de IVA, 720 € y 1.680 € en total. El presupuesto en sí nunca entró en la contabilidad. Recogió lo acordado, y esa es toda su función. Cómo se aplica el IVA al anticipo se explica en facturas de anticipo y de pago final.
Si un cliente pide un recibo, este texto basta:
Recibidos con agradecimiento 720,00 € el 7 de marzo de 2026 por transferencia bancaria, en pago de la factura INV-2026-0107 de Bright Spark Electrical Ltd. Saldo pendiente de esta factura: 0,00 €.
Confusiones que causan problemas reales
- Deducirse el IVA con un presupuesto o una proforma. El cliente no tiene un documento válido y la deducción puede caerse si se revisa.
- Compartir una misma serie numérica entre presupuestos y facturas. Los presupuestos rechazados dejan entonces huecos en tu numeración de facturas y tendrías que explicar cada uno.
- Emitir una factura por un trabajo que no se ha aceptado. Puede generar una obligación de IVA por una venta que nunca se produce, y anularla exige otro documento más.
- Tratar un comprobante de tarjeta como recibo a efectos del IVA. Un comprobante que solo muestra el importe pagado no nombra el IVA, así que no respaldará una deducción.
Presupuestos, facturas y recibos con ERPFlow
Los presupuestos y las facturas son documentos distintos en ERPFlow, cada uno con su propia numeración, como QUO-2026-0031 e INV-2026-0107. Convertir en factura copia un presupuesto en un nuevo borrador y vincula los dos. Marcas tú mismo un presupuesto como aceptado o rechazado, porque los clientes no pueden aceptarlo ni firmarlo online.
ERPFlow no tiene documento de recibo ni proforma. Una vez registrado un pago, dos cosas hacen las veces de recibo. Reenviar por correo una factura pagada la envía con una línea que indica que se ha pagado por completo, y el PDF de una factura pagada parcialmente imprime Pagada e importe pendiente. El PDF de una factura pagada por completo no imprime un sello de pagado, así que, si un cliente necesita un recibo formal, redacta uno con el texto de arriba.
Los recibos que recibes de tus proveedores van en un gasto, donde puedes adjuntar el archivo o, desde un teléfono, fotografiarlo. ERPFlow no lee las cifras de la imagen, así que las escribes tú.