Campos de una plantilla de factura con IVA, explicados

Una plantilla de factura con IVA necesita todos los campos del artículo 226 de la Directiva del IVA de la UE: fecha de emisión, número secuencial, nombre y dirección de ambas partes, tu NIF-IVA, lo que se suministró, la fecha de la operación si es distinta, la base imponible por tipo, el precio unitario, el tipo de IVA y el importe del IVA. Añade el NIF-IVA del cliente y cualquier mención obligatoria cuando proceda.

¿Qué campos debe incluir una plantilla de factura con IVA?

Una plantilla de factura con IVA debe incluir los datos del artículo 226 de la Directiva del IVA, que dice que «only the following details are required for VAT purposes» (solo se exigen los datos siguientes a efectos del IVA). La Comisión Europea publica la misma lista con palabras más sencillas.

El punto 4 y los demás datos condicionales vienen a continuación, porque no todas las facturas los llevan.

¿Qué campos aparecen solo en algunas facturas con IVA?

Los campos condicionales aparecen en una factura con IVA solo cuando la venta los requiere, y omitir uno cuando procede es un defecto real.

Una plantilla de factura con IVA rellena

Este es un ejemplo inventado, relleno. Las empresas son ficticias, el NIF-IVA es un marcador de posición y los dos tipos están ahí para la aritmética.

Factura INV-2026-0042. Emitida el 12 de marzo de 2026. Prestación del 1 al 28 de febrero de 2026.

De: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. NIF-IVA XX000000000.

Para: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.

La tabla resumen es el punto 8 en acción. El contable de un cliente puede pasarla directamente a la declaración de IVA sin sumar las líneas.

¿Es obligatoria la fecha de vencimiento en una factura con IVA?

La fecha de vencimiento no es obligatoria en una factura con IVA, ni tampoco los datos bancarios ni un logotipo. Ninguno aparece en el artículo 226. Aun así, conviene incluirlos, porque son la forma de cobrar, y nuestra guía de condiciones de pago tiene la redacción. El derecho de sociedades de tu país puede añadir sus propios elementos, como un número de registro, así que pregunta a tu asesor qué necesita tu forma jurídica.

La Comisión dice que las empresas siempre pueden añadir información además de la lista exigida, así que los extras no hacen daño. Aquí también tienen cabida los números de orden de compra y las referencias de proyecto.

¿Cuándo se puede usar una factura simplificada con IVA?

Se permite una factura simplificada con IVA para importes pequeños: hasta 100 € en la UE, o hasta 400 € cuando un país ha optado por ello según el artículo 238. Solo necesita la fecha de emisión, quién eres, el tipo de bienes o servicios y el importe del IVA o los datos necesarios para calcularlo.

No está disponible para todo. Las notas de la Comisión la excluyen para las ventas a distancia, las ventas exentas de bienes a otros países de la UE y las ventas transfronterizas con inversión del sujeto pasivo, sea cual sea el importe.

¿En qué se diferencian las facturas con IVA del Reino Unido?

Las facturas con IVA del Reino Unido siguen la sección 4 del Notice 700/21 de HMRC, que coincide en gran parte con la lista de la UE pero difiere en algunos puntos:

• La factura muestra el momento de la operación, además de la fecha de emisión cuando ambas difieren.
• El IVA total debe estar en libras esterlinas, aunque todo lo demás esté en otra moneda.
• Debe indicarse el porcentaje de cualquier descuento por pronto pago ofrecido.
• Normalmente se emite la factura en los 30 días siguientes a la operación.
• Hay una factura simplificada disponible hasta 250 £ con IVA incluido, y no puede incluir operaciones exentas.

Una empresa de Irlanda del Norte que vende bienes a un cliente de la UE también necesita en la factura el prefijo XI y el NIF-IVA de la UE del cliente.

Cómo rellenar una factura con IVA en ERPFlow

En ERPFlow, el PDF de la factura se construye a partir del registro, así que no hay plantilla que rellenar ni mantener. Imprime tu razón social, dirección y NIF-IVA, lo mismo del cliente, las fechas de emisión y de vencimiento, y la cantidad, el precio unitario, el descuento y el tipo impositivo de cada línea. Los totales muestran una fila de impuesto por tipo y porcentaje. Al emitirla se asigna un número como INV-2026-0042 y la factura queda definitiva, con los datos de ambas partes fijados.

Algunos campos necesitan tu ayuda, porque ERPFlow no tiene un lugar específico para ellos:

• Fecha de la operación. No hay un campo aparte. Ponla en la descripción de la línea o en Notas cuando difiera de la fecha de emisión.
• Base imponible por tipo. Los totales dan el impuesto por tipo y un único subtotal. En una factura con un solo tipo, ese subtotal basta. En una factura con varios tipos, cada línea muestra su propio importe, y puedes añadir la base por tipo en Notas si tu contable quiere el resumen de arriba.
• IVA en moneda nacional. El PDF muestra solo la moneda del propio documento, así que una factura en moneda extranjera con IVA necesita esa cifra en Notas.
• Menciones como «Cash accounting» o «Self-billing». Van también en Notas. «Inversión del sujeto pasivo» se imprime sola cuando una línea usa un tipo de ese tipo.

ERPFlow no decide qué tipo o qué mención corresponde a una venta, así que esa comprobación sigue siendo tuya. Para corregir una factura emitida, usa Marcar como anulada y Duplicar, como explica la guía de facturas rectificativas, porque ERPFlow no tiene un documento de factura rectificativa aparte.