CRM, ERP y MRP: qué hace cada uno y cuál necesitas

Un CRM gestiona a los clientes y las ventas hasta el momento de un pedido. Un ERP gestiona el negocio a partir de ahí: pedidos, facturas, stock, compras, finanzas y personal. Un sistema MRP planifica la fabricación: qué materiales comprar o fabricar, cuántos y para cuándo. La mayoría de las pequeñas empresas de servicios necesitan un CRM y el núcleo de un ERP. Solo los fabricantes necesitan MRP.

Las tres siglas suenan a productos que compiten. En su mayoría responden a preguntas distintas, y por eso la pregunta útil es con cuál de ellos tiene problemas tu negocio.

¿Qué diferencia hay entre CRM, ERP y MRP?

La diferencia es la pregunta que responde cada uno y, por tanto, quién lo abre cada mañana.

¿Qué hace un CRM?

Un CRM guarda en un solo sitio todos los leads y clientes, junto con lo que se dijo y lo que ocurre después. Cuando alguien rellena tu formulario de consulta, el CRM lo registra, muestra quién se encarga del seguimiento y sigue la oportunidad por fases hasta que se gana o se pierde.

Su valor es la memoria. Un comercial que se va de vacaciones no debería llevarse consigo el estado de diez conversaciones. Un CRM suele detenerse en la venta. Sabe que se ganó una oportunidad de 8.000 € y, tradicionalmente, no sabe si se pagó la factura ni si tienes stock para entregar.

¿Qué hace un ERP?

Un ERP guarda los registros operativos y financieros del negocio en un sistema compartido. El pedido que introduce ventas es el mismo registro del que el almacén prepara el envío y con el que administración factura, así que nadie lo reteclea y los departamentos no pueden discrepar sobre las cifras.

Un ERP completo suele cubrir pedidos de venta, facturación, compras, stock, gastos, la contabilidad general y RR. HH. Esa amplitud es la razón de que las grandes suites tarden meses en implantarse. Por debajo hay un grupo creciente de aplicaciones de gestión más ligeras que cubren las mismas tareas diarias para equipos más pequeños sin el proyecto de implantación.

¿Qué hace un sistema MRP?

Un sistema MRP calcula qué materiales necesita una fábrica y cuándo pedirlos. Toma tres datos de entrada (el programa de producción, la lista de materiales y el stock actual, con los plazos de entrega de los proveedores) y produce una lista de qué comprar o fabricar y para qué fecha.

Un ejemplo inventado. Un taller de muebles debe entregar 100 mesas en la semana 10, y cada mesa lleva un tablero, cuatro patas y 16 tornillos.

Es una cuenta que podrías hacer en papel para un solo producto. El MRP justifica su coste cuando tienes cientos de productos que comparten piezas, subconjuntos dentro de conjuntos y un programa que cambia cada semana. Una hoja de cálculo deja de dar abasto más o menos en ese punto.

Los nombres también comparten historia. El MRP fue primero, en las décadas de 1960 y 1970. El MRP II (planificación de recursos de fabricación) añadió después la planificación de capacidad y de planta. El término ERP apareció hacia 1990 para sistemas que habían crecido más allá de la fábrica hasta las finanzas y el resto del negocio. Así que cuando un proveedor dice hoy «MRP», comprueba si se refiere solo a la planificación de materiales o a todo un sistema de producción.

¿Cómo trabajan juntos CRM, ERP y MRP?

CRM, ERP y MRP funcionan como una carrera de relevos, cada uno pasando un registro al siguiente. Para un fabricante, un pedido recorre este camino:

1. CRM: entra un lead, recibe un presupuesto y lo acepta.
2. ERP: el presupuesto aceptado se convierte en un pedido de venta. Así es como un presupuesto se convierte en factura sin reteclear.
3. MRP: el pedido suma demanda, y el plan dice qué comprar y qué fabricar.
4. ERP: llegan las compras, los productos terminados entran en stock y el pedido se envía.
5. ERP: sale la factura y se registra el pago.
6. CRM: el gestor de la cuenta ve el historial del cliente y empieza la siguiente conversación.

Sin producción, el paso 3 desaparece, y ese es el panorama completo de una agencia, una peluquería o una consultoría. Los traspasos son donde los sistemas separados cuestan dinero, porque cada uno es una reintroducción de datos, una integración que mantener o una hoja de cálculo que alguien exporta cada viernes.

¿Cuál necesita tu negocio?

Tu negocio necesita el sistema que arregle su hueco más caro hoy, y eso depende sobre todo de lo que vendes.

Algunas señales apuntan a un hueco concreto:

• Necesitas un CRM si las consultas se quedan sin respuesta, si los seguimientos viven en la cabeza de alguien o si no puedes decir qué hay en el embudo.
• Necesitas el núcleo de ERP si los mismos datos se teclean en presupuestos, facturas y hojas de cálculo, o si hoy nadie puede decir qué se te debe.
• Necesitas MRP si te quedas sin una pieza mientras compras de más otra, o si un cambio de programa significa una tarde reconstruyendo una hoja de planificación.

¿Necesitas tres sistemas distintos?

Normalmente no. La mayoría de las pequeñas empresas se sirven mejor con una sola aplicación que cubra el CRM y las tareas básicas de ERP, porque entonces el cliente de la factura es el mismo registro que el cliente del embudo. Las herramientas separadas, las mejores de su clase, tienen sentido cuando una función es lo bastante grande como para justificar su propio sistema especializado y alguien que cuide las integraciones.

El inconveniente es la profundidad. Una aplicación todo en uno no igualará la automatización de ventas de un CRM específico ni el motor de planificación de una suite de fabricación. Así que comprueba que hace las tareas que haces a diario y sé sincero sobre qué funciones avanzadas usarías de verdad.

Dónde encaja ERPFlow

ERPFlow cubre el CRM y las tareas básicas de ERP para pequeñas empresas, sobre un único conjunto de registros. Los leads y los clientes cubren la parte de CRM. Los presupuestos, los pedidos, la facturación, los productos y el stock, los gastos y el personal cubren la parte operativa, y para facturar a un cliente trabajas desde el mismo registro de cliente en que se convirtió el lead.

El MRP llegará próximamente. Hoy ERPFlow no tiene listas de materiales, órdenes de producción, rutas ni planificación de materiales. Un fabricante pequeño puede llevar materiales y productos terminados como productos separados y registrar el movimiento de stock entre ellos, pero una empresa que planifique hoy una producción de varios niveles necesita un sistema que ya tenga MRP.

Tampoco es un libro contable completo. ERPFlow no tiene contabilidad por partida doble, así que tu contable lleva los libros a partir de lo que exportas.