Cómo facturar a clientes internacionales

Para facturar a un cliente internacional, averigua dónde tributa la venta y emite una factura normal con la razón social y el número fiscal del cliente, el tratamiento fiscal que corresponda, la moneda indicada y los datos bancarios completos. Los bienes y los servicios siguen reglas distintas, y que el cliente sea una empresa importa más que la distancia a la que esté.

Esta guía está escrita desde el punto de vista de un vendedor de la UE registrado a efectos de IVA, con el Reino Unido más abajo. Si vendes desde otro lugar, son las reglas de tu propio país las que deciden qué cobras, aunque las preguntas son las mismas.

¿Se cobra IVA al facturar a un cliente en el extranjero?

Si cobras IVA en una factura al extranjero depende de lo que vendas, de si el cliente es una empresa y de si está dentro de la UE. Estas son las respuestas habituales para un vendedor de la UE registrado a efectos de IVA.

Los números de artículo remiten a la Directiva del IVA de la UE. La cifra de 10.000 € es el umbral común a toda la UE, y cuenta juntos los servicios digitales y los bienes enviados a consumidores. Se aplica a vendedores establecidos en un solo país de la UE y se comprueba con el año natural en curso y el anterior (Irish Revenue explica las condiciones).

Algunos servicios no siguen esta tabla. Los trabajos sobre terrenos o edificios, la entrada a eventos, el transporte de pasajeros y la restauración y el catering tienen sus propias reglas en los artículos 47 a 55 y suelen tributar donde se prestan. Revísalas antes de fiarte de la tabla.

¿Qué debe incluir una factura para un cliente extranjero?

Una factura para un cliente extranjero necesita todo lo que lleva una factura nacional, que enumera nuestra guía de los campos de una factura con IVA, más los datos que respaldan el tratamiento fiscal y facilitan el cobro.

• Razón social, dirección y país del cliente. La empresa que figura en el contrato, no la persona de contacto que te escribió.
• El número fiscal del cliente. El artículo 226(4) exige el NIF-IVA de un cliente de la UE cuando es el cliente quien debe el IVA. Fuera de la UE, un NIF-IVA o un identificador empresarial similar forma parte de la prueba de que el cliente es una empresa, según el artículo 18(3) del Reglamento de Ejecución 282/2011.
• Una línea que explique el impuesto. Un IVA a cero sin motivo parece un error. La guía de la redacción de la inversión del sujeto pasivo tiene texto para copiar.
• Una fecha que nadie pueda malinterpretar. Escribe «3 de abril de 2026». En Estados Unidos, 03/04/2026 significa 4 de marzo.
• El código de la moneda. «USD 3,000.00» es claro. Un símbolo de dólar a secas puede ser estadounidense, canadiense o australiano.
• Datos bancarios que funcionen en el extranjero. Indica el IBAN y el BIC/SWIFT, y di quién asume las comisiones bancarias.
• Su referencia. Las empresas grandes a menudo no pueden pagar sin un número de orden de compra.

Las normas de facturación de tu propio país suelen aplicarse cuando el IVA lo liquida el cliente o cuando la venta se realiza fuera de la UE (artículo 219 bis). Es decir, sigues el formato de tu país, no el de tu cliente.

¿Cómo se redacta una factura para un cliente de fuera de la UE?

Una factura para una empresa de fuera de la UE normalmente no lleva IVA y sí una línea que explica por qué. La normativa de la UE no fija una redacción concreta para este caso, así que comprueba qué espera tu autoridad tributaria. Una frase sencilla es un buen punto de partida:

No EU VAT charged. Services supplied to a business established outside the EU (Article 44, Directive 2006/112/EC). (Sin IVA de la UE. Servicios prestados a una empresa establecida fuera de la UE, artículo 44 de la Directiva 2006/112/CE.)

Para los bienes, la frase cambia:

VAT exempt: export of goods outside the EU (Article 146, Directive 2006/112/EC). (Exento de IVA: exportación de bienes fuera de la UE, artículo 146 de la Directiva 2006/112/CE.)

Guarda las pruebas que respaldan esa frase. En el caso de los servicios, son las que demuestran que el cliente ejerce una actividad empresarial. En el de los bienes, la prueba de que salieron de la UE, como un documento de transporte o un registro de aduanas. Los bienes que cruzan una frontera aduanera también necesitan una factura comercial.

Hay otras dos cosas que pueden pillarte desprevenido. Un país de la UE puede decidir cobrar IVA por un servicio que se utiliza realmente en su territorio, aunque el cliente esté en el extranjero (artículo 59 bis). Y algunos países obligan al cliente a retener impuesto sobre la renta en los pagos por servicios. Pregunta antes de presupuestar, porque una retención del 10 % sobre 3.000 € te deja 2.700 €. Un convenio fiscal puede reducirla, normalmente a cambio de un certificado de residencia fiscal.

¿Cómo se factura a un cliente del Reino Unido desde la UE?

A efectos de IVA, un cliente del Reino Unido cuenta como un cliente de fuera de la UE. El servicio VIES de la Comisión Europea dejó de validar los NIF-IVA británicos (GB) el 1 de enero de 2021, así que usa en su lugar el servicio Check a UK VAT number de HMRC. Una empresa británica que compra tus servicios liquida el IVA británico con su propia inversión del sujeto pasivo, y tus bienes son una exportación desde la UE.

Irlanda del Norte es la excepción, solo para bienes. Una empresa que comercia con bienes bajo el Marco de Windsor usa un NIF-IVA con el prefijo XI, que VIES sí comprueba. Los servicios no entran en esos acuerdos.

Si eres tú el vendedor británico, el panorama se invierte. El Notice 741A de HMRC considera que la mayoría de los servicios prestados a una empresa en el extranjero se prestan donde está establecido el cliente, de modo que quedan fuera del ámbito del IVA británico, y el NIF-IVA de un cliente de la UE es la mejor prueba de que es una empresa. Los bienes enviados desde Gran Bretaña a la UE siguen las normas de exportación del Notice 703.

Un ejemplo resuelto: tres clientes en un mes

Este es un ejemplo inventado. Un estudio de diseño de la UE, registrado a efectos de IVA con un tipo nacional del 20 %, factura 3.000 € de trabajo de diseño a cada uno de tres clientes.

Solo la tercera factura suma al IVA que el estudio ingresa. La venta a Alemania, además, va en el listado recapitulativo de operaciones intracomunitarias (EC Sales List) del estudio. La venta a España no cuenta para el umbral de 10.000 €, porque el trabajo de un diseñador no es un servicio prestado por vía electrónica. El artículo 7 del Reglamento de Ejecución reserva ese término para servicios esencialmente automatizados, así que enviar los archivos por correo no cambia la respuesta.

Cómo facturar a clientes internacionales en ERPFlow

En ERPFlow, el identificador de IVA del cliente está en la ficha del cliente y se imprime junto al tuyo en el PDF de la factura. Ambos quedan fijados al emitir la factura, de modo que las ediciones posteriores de la ficha no la afectan.

• Eliges el impuesto en cada línea. Una línea nueva empieza con tu tipo por defecto, así que cámbialo en una venta transfronteriza. ERPFlow no elige un tipo según el país del cliente. Los tipos impositivos pueden ser del tipo inversión del sujeto pasivo, exento o tasa cero. El tipo es una etiqueta y es el porcentaje el que hace la cuenta, así que los creas al 0 %.
• El número de tipos depende de tu plan: uno en Free, dos en Starter, tres en Growth e ilimitados en Business y Enterprise.
• La frase explicativa va en Notas, que se imprimen en el PDF.
• La moneda extranjera requiere un plan de pago. Multi-moneda te da una moneda adicional en Growth y las que quieras en Business y Enterprise. Free y Starter facturan solo en la moneda base.
• El PDF está disponible en 19 idiomas, que se elige en cada factura.

ERPFlow no tiene consulta a VIES y no presenta declaraciones de IVA, listados recapitulativos (EC Sales List) ni declaraciones de One Stop Shop. Las facturas se exportan como XML Peppol BIS Billing 3.0, que entregas a tu operador de facturas electrónicas. ERPFlow no las envía por sí mismo a través de la red Peppol.