Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Un flujo práctico de tiempo facturable para contables fija una base de honorarios por encargo, registra el tiempo a diario por cliente y tarea, cierra el registro cada mes, revisa las horas frente a los honorarios y luego factura o aplica una corrección a la baja antes de que se abra el período siguiente. Registra también el trabajo de tarifa fija, porque ese registro te muestra qué tarifas no compensan.
¿Por qué deben los contables registrar el tiempo del trabajo a tarifa fija?
Registrar el tiempo del trabajo a tarifa fija te dice lo que rinde realmente cada tarifa por hora. El cliente nunca lo ve, y no cambia la factura. Es para ti.
Dos clientes con la misma tarifa mensual pueden llevar cantidades de tiempo muy distintas, normalmente por el estado de sus registros. No sabrás cuál es cuál por las facturas. La guía de la contabilidad a tarifa fija explica cómo fijar el precio de esas tarifas en primer lugar. Esta cubre la rutina que muestra si funcionan.
¿A qué deben asociar el tiempo los contables?
Asocia el tiempo al cliente, al servicio y al período, para que una cifra pueda compararse después con la tarifa que la cubre. Una lista breve de códigos basta:
| Código | Cubre | Base de honorarios habitual |
|---|---|---|
| BK | Contabilidad mensual | Fija mensual |
| VAT | Preparar y presentar declaraciones de IVA | Fija, por declaración |
| PAY | Nóminas | Fija, por ejecución o por empleado |
| YE | Cuentas anuales | Fija, anual |
| TAX | Declaraciones de impuestos | Fija, anual |
| QRY | Consultas rutinarias, reclamar registros | Dentro de la tarifa, registrado igualmente |
| ADV | Asesoramiento fuera de la tarifa | Por horas |
Una entrada se lee entonces «Cliente A, VAT, T1 2026, 1,5 horas, conciliado el libro de compras». QRY es el código que compensa el esfuerzo, porque señala a los clientes que más te cuestan en reclamaciones.
El flujo mensual, paso a paso
- Cada día: cada persona registra el tiempo por cliente, código y período, incluidas las llamadas breves. La guía del registro de horas tiene las columnas.
- Cada viernes: rellena los huecos mientras la semana aún está en la memoria.
- Primer día laborable: cierra el mes anterior. Las entradas posteriores necesitan la aprobación del revisor.
- Antes del tercer día laborable: el revisor compara las horas con los honorarios y señala todo lo que esté fuera de alcance. Para cada aviso, decide si lo facturas, lo asumes o lo planteas al cliente.
- Antes del quinto día laborable: emite las facturas del mes: tarifas fijas, asesoramiento por horas y extras acordados.
- El mismo día: actualiza tu informe de trabajo en curso (WIP) con lo que se ha devengado pero aún no se ha facturado.
- Cada trimestre: revisa la tarifa de cada cliente frente a las horas de los últimos 12 meses.
Los días son una sugerencia. Lo que importa es que la revisión se haga antes de facturar y que el mes se cierre en una fecha conocida, para que las cifras dejen de moverse.
¿Cómo evitas que se escape el trabajo fuera de alcance?
El trabajo fuera de alcance se escapa porque un cliente hace una pregunta rápida y nadie consulta la carta de encargo. Hacen falta dos cosas: una carta que enumere lo que incluye la tarifa, como se explica en la sección de honorarios de una carta de encargo, y un correo enviado antes de empezar el trabajo.
Esto queda fuera de nuestra tarifa mensual, que cubre la contabilidad y las declaraciones de IVA. Calculo unas 3 horas a 85 € la hora, es decir, 255 € más IVA. ¿Seguimos adelante?
Es un correo corto, y los clientes rara vez se quejan de que se les pregunte primero. De lo que se quejan es de una sorpresa en la factura. Guarda la respuesta junto con las entradas de tiempo.
Un ejemplo resuelto: cuánto rinde por hora cada tarifa fija
Este es un ejemplo inventado. Un pequeño despacho quiere que su trabajo a tarifa fija rinda al menos 75 € la hora, una cifra que calculó con el método de la tarifa de facturación al cliente.
| Cliente | Tarifa mensual | Horas este mes | Tarifa por hora | Frente a 75 € |
|---|---|---|---|---|
| A | 450 € | 5,5 | 81,82 € | +6,82 € |
| B | 300 € | 6,0 | 50,00 € | −25,00 € |
| C | 900 € | 10,0 | 90,00 € | +15,00 € |
| Los tres | 1.650 € | 21,5 | 76,74 € | +1,74 € |
El total parece correcto, y así es como el cliente B queda oculto. Con 6 horas al mes, el cliente B necesita una tarifa de 450 € (6 × 75 €), o hay que reducir el trabajo a 4 horas (300 € ÷ 75 €).
Un mes demuestra poco en contabilidad, porque el cierre del ejercicio y los trimestres de IVA concentran horas en meses concretos. Compara las tarifas con las horas de los últimos 12 meses antes de hablar con nadie. Si la causa son las horas QRY, una conversación sobre entregar los registros a tiempo puede resolverlo sin tocar la tarifa.
¿Qué haces con el tiempo que no puedes facturar?
El tiempo por horas que decides no cobrar es una corrección a la baja, y una factura que no puedes cobrar es una pérdida por incobrable. Corrección a la baja o pérdida por incobrable explica cómo registrar cada una.
Un exceso en una tarifa fija no es ninguna de las dos. No se iba a facturar nada por él, así que simplemente entra en la revisión de la tarifa. Resiste la tentación de borrarlo del registro, porque es la prueba que querrás cuando la tarifa llegue a su renovación.
Cómo llevar este flujo en ERPFlow
ERPFlow no tiene hoy un cronómetro ni hojas de horas, y el tiempo de una tarjeta no se convierte en líneas de factura. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. ERPFlow gestiona el despacho y no los libros de tus clientes, y no es un libro mayor. Así encaja el flujo hoy:
- Trabajo y plazos: un tablero de proyecto por cliente, vinculado a su ficha de cliente, con una tarjeta por tarea y período, como «Declaración de IVA, T1 2026». Cada tarjeta tiene una fecha límite y responsables. El vínculo con el cliente está en el tablero, así que un tablero por cliente te da un total de tiempo por cliente.
- Tiempo: escrito en el campo Tiempo dedicado de cada tarjeta, con totales por tablero y por cliente. No hay códigos de tarea ni informes por persona. El tiempo tampoco tiene fecha, y por eso una tarjeta por período es lo que mantiene separados marzo y abril.
- Tarifas fijas: las facturas recurrentes se emiten según un calendario, mensual o cada tres meses por ejemplo, una factura por cliente en cada ejecución, enviada por correo o dejada como borrador. Facturan y nunca cobran.
- Asesoramiento por horas: un servicio con tu precio por hora en una factura normal, con las horas escritas como cantidad.
- La revisión: la pestaña Analíticas de un cliente muestra los ingresos, y la pestaña Proyectos muestra el tiempo. Dividir una cifra por la otra es una cuenta que haces tú, porque ERPFlow no tiene tarifas, presupuestos ni coste o margen por cliente. Tampoco tiene informe WIP.