Cómo facturar a un cliente como autónomo

Para facturar a un cliente como autónomo, envía una factura numerada con tu nombre y dirección, la razón social del cliente, lo que hiciste y cuándo, el importe y el IVA que corresponda, la fecha de vencimiento y tus datos bancarios. Si cobras IVA o no depende de tu registro y de dónde esté el cliente, así que aclara eso primero.

Los pasos generales están en cómo facturar a un cliente. Esta guía cubre lo que cambia cuando el negocio es una sola persona.

¿Qué tiene que poner un autónomo en una factura?

La factura de un autónomo lleva los mismos datos que cualquier otra, con una diferencia: tú eres la entidad legal, así que va tu propio nombre. En el Reino Unido, GOV.UK indica que los «sole traders» deben mostrar su nombre y el nombre comercial que usen y, si usan un nombre comercial, una dirección donde puedan entregárseles documentos legales. Si trabajas a través de una sociedad limitada, la factura muestra en su lugar la razón social completa de la sociedad.

Un nombre comercial atractivo está bien junto a tu nombre legal, pero nunca en su lugar.

También tiene que aparecer tu dirección. Si prefieres no imprimir la de tu casa, pregunta a tu gestor qué admite tu país en su lugar. Tu país puede pedir además un número de registro fiscal o mercantil. Compruébalo una vez y pon la respuesta en tu plantilla para que la duda no vuelva a surgir.

¿Debe un autónomo cobrar IVA?

Un autónomo cobra IVA solo si está registrado en el IVA y, una vez registrado, la ubicación y la condición del cliente deciden el tratamiento.

El umbral de registro en el Reino Unido es de 90.000 £ de facturación sujeta a impuestos en 12 meses. En la UE, cada país decide si exime a las pequeñas empresas, y cualquier umbral que fije tiene un tope de 85.000 € (artículo 284 de la Directiva del IVA).

Añadir IVA cuando no estás registrado es el error caro en este punto. La guía del IVA de HMRC dice que solo una persona registrada en el IVA puede emitir una factura con IVA y que hay sanciones económicas por hacerlo sin estar registrado. Un autónomo que copia la plantilla de un amigo con una línea de IVA puede incurrir en esto sin querer.

¿Cómo es una factura de autónomo?

Este es un ejemplo inventado: un desarrollador autónomo emite el 31 de marzo una factura por el trabajo de ese mes, a 14 días, con un 20 % de IVA a modo de ilustración.

Dos detalles ahorran discusiones. Las fechas de la línea de tarifa diaria permiten al cliente comprobarla con su calendario. Y las horas se escriben en decimales: tres horas y media son 3,5. Si lo escribes como 3,30, alguien lo leerá como 3,3 horas, que son 231 € en lugar de 245 €, y acabas de regalar al cliente una consulta y a ti mismo una pérdida de 14 €.

La licencia de la tipografía lleva IVA aquí porque es un coste del trabajo que se repercute como parte de tu precio. Facturar gastos reembolsables explica cuándo eso es correcto y cuándo no.

¿Qué preguntar a un cliente nuevo antes de la primera factura?

Debes pedir a un cliente nuevo sus datos de facturación y su proceso de pago antes de empezar, porque la primera factura es donde salen los problemas de papeleo. Basta un mensaje:

Antes de enviarte mi primera factura, ¿puedes confirmarme tres cosas? La razón social y la dirección a las que debo facturar, si necesitas un número de pedido en la factura y a qué dirección de correo debo enviar las facturas. Si tengo que darme de alta antes como proveedor, o si pagáis en fechas fijas, dime qué necesitas de mi parte.

Las empresas grandes suelen negarse a pagar a un proveedor que no está dado de alta en su sistema, y ese alta puede tardar más que el propio trabajo. Pregunta pronto y devuelve los formularios el mismo día.

¿Cómo cobran a tiempo los autónomos?

Los autónomos cobran a tiempo sobre todo por lo que acuerdan antes de empezar el trabajo.

• Pide un anticipo a los clientes nuevos. Comprueba que el proceso de pago funciona y reparte el riesgo. Mira las facturas de anticipo y de pago final.
• Factura los trabajos largos por fases. Tres meses de trabajo sin cobrar son un préstamo enorme a alguien a quien quizá has visto dos veces. La facturación por hitos te enseña cómo.
• Acuerda por escrito unas condiciones de pago cortas, en el presupuesto o el contrato y no solo en la factura.
• Factura el día en que termines. La mayoría de los plazos de pago cuentan desde la factura, así que una factura tardía es dinero tardío.
• Reclama el día después del vencimiento. La secuencia de recordatorios tiene textos para copiar.

Los autónomos tampoco son acreedores de segunda. La Directiva de la UE sobre morosidad cubre a una empresa «aunque esa actividad la ejerza una sola persona», así que, si un cliente empresarial paga tarde, puedes cobrar intereses y una cantidad fija como cualquier otro.

Los errores propios de trabajar en solitario

• Guardar encima de la factura del mes pasado. Una plantilla de Word o de hoja de cálculo arrastra la fecha, el número o el cliente anteriores si no te das cuenta, y eres el único que lo revisa.
• Numerar por cliente. ACME-001 y BETA-001 quedan ordenadas, pero hacen difícil demostrar que tus facturas forman una única secuencia. Cómo numerar las facturas tiene formatos que aguantan.
• Facturar a la persona que te contrató. El nombre de tu contacto no es el cliente. El cliente es la empresa que te debe el dinero.

Facturar como autónomo con ERPFlow

Facturación en ERPFlow funciona para una sola persona. El plan Free incluye un miembro, 5 facturas al mes, 10 clientes y 5 servicios. Funciona solo en tu moneda base y sus PDF llevan el pie «Generated by ERPFlow.ai». Los límites de los planes superiores están en la página de precios.

Introduces una vez tu razón social, tu dirección, tus datos bancarios y tu NIF-IVA, si lo tienes, en Configuración > Información de la empresa, y salen en todas las facturas. La numeración es automática. Una tarifa diaria o por hora puede vivir en un servicio, de modo que una línea nueva consiste en elegir el servicio y escribir la cantidad. Si no estás registrado en el IVA, deja la línea sin tipo impositivo. Un presupuesto se convierte en un borrador de factura sin volver a escribirlo.

ERPFlow no tiene cronómetro ni hojas de horas. El trabajo por horas se factura introduciendo una tarifa y una cantidad en la factura. El control del tiempo, incluida la conversión del tiempo registrado en facturas, llegará próximamente. Por ahora, la tarjeta de un proyecto tiene un campo de tiempo dedicado que escribes en horas y minutos y que se suma por proyecto y por cliente, pero ese total no se convierte en líneas de factura. Lo lees y escribes tú mismo la cantidad.

Un cliente con cuota mensual puede ir en una factura recurrente, que se emite y se envía por correo o se deja como borrador para que la revises. Factura al cliente y nunca cobra el dinero, porque ERPFlow no tiene pago online con tarjeta ni cobro automático. Registras cada pago cuando llega.