Última actualización: 6 de noviembre de 2026
La planificación de recursos de un equipo de servicios consiste en comparar, semana a semana, las horas disponibles de cada persona con las horas ya prometidas a proyectos. Disponibles menos reservadas muestra quién está libre, y un número negativo muestra quién está sobrecargado. Para un equipo pequeño, una cuadrícula en hoja de cálculo actualizada cada semana hace el trabajo.
Este es un método que llevas tú. ERPFlow no planifica recursos, y la última sección explica lo que sí muestra.
¿Cómo calculas las horas disponibles de una persona?
Las horas disponibles de una persona son sus horas de contrato, menos las vacaciones y los festivos, menos una reserva realista para el trabajo interno. Una diseñadora con 37,5 horas, con un festivo en la semana y 5 horas de reuniones internas y administración, tiene 25 horas para planificar. Planificar sobre 37,5 es la forma de que un calendario se venga abajo el miércoles.
La reserva es el número que la gente adivina. Mídelo en su lugar: pide al equipo que anote su tiempo interno durante un mes y usa eso. Si llevas un control de ausencias, te da directamente la columna de vacaciones.
¿Cómo ves quién está libre y quién está sobrecargado?
Ves quién está libre y quién está sobrecargado poniendo una fila por persona y una columna por proyecto en una cuadrícula semanal, y restando después las horas reservadas de las disponibles. Esta es una semana inventada en un estudio de cuatro personas. «Libres» es disponibles menos reservadas.
| Persona | Contrato | Vacaciones | Interno | Disponibles | Alder | Birch | Cedar | Reservadas | Libres |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Diseñadora principal | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Desarrollador | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Diseñadora a tiempo parcial | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Desarrollador junior | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Equipo | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Lee las filas e ignora la esquina inferior derecha. El total del equipo dice que hay 19 horas libres, lo que sugiere que todo va bien. En realidad la diseñadora principal está 6 horas por encima, y la mayor parte del tiempo libre pertenece a un desarrollador junior que no puede asumir trabajo de diseño.
La solución aquí se ve en la cuadrícula: pasar 6 horas de diseño a la diseñadora a tiempo parcial, a la que entonces le queda 1 hora. La media hora de más del desarrollador no merece una reunión.
¿Qué haces cuando alguien está sobrecargado?
Cuando alguien está sobrecargado, prueba las opciones en el orden de lo que te cuestan, empezando por la más barata.
| Opción | Úsala cuando | Qué cuesta |
|---|---|---|
| Dejarlo | Se pasa una hora o dos, durante una semana | Nada. Vuelve a comprobarlo la semana siguiente |
| Pasarlo a alguien con la misma habilidad | Un compañero tiene horas libres | Un traspaso, y posiblemente algo de margen |
| Pasarlo a una semana posterior | La fecha es interna o flexible | Nada, si el cliente no se ve afectado |
| Pedir al cliente que mueva la fecha | La fecha es del cliente y nadie puede cubrirla | Algo de buena voluntad, menos cuanto antes lo pidas |
| Incorporar a un colaborador externo | Se pasa durante varias semanas | La diferencia entre su tarifa y lo que cobras |
| Rechazar o repreciar trabajo nuevo | Se pasa durante meses | Ingresos, a cambio de mantener las promesas ya hechas |
Hay una séptima opción, y es lo que ocurre cuando nadie decide: la persona trabaja hasta tarde y la reserva para trabajo interno baja en silencio a cero. Eso te saca de una semana. Hazlo durante un trimestre y la formación, la administración y las propias personas empiezan a resentirse.
Si necesitas mover la fecha de un cliente, pídelo pronto y dale una opción:
Estamos planificando las dos próximas semanas, y la revisión del diseño prevista para el día 14 choca con otro plazo. Podemos entregarla el 18 sin cambio de coste, o mantener el 14 incorporando a una segunda diseñadora a la tarifa acordada. ¿Cuál prefieres?
Antes de pasar trabajo a una persona más barata, comprueba qué efecto tiene en el margen del trabajo. La respuesta difiere entre el trabajo por horas y el de tarifa fija, como muestra la guía de rentabilidad de proyectos por persona.
¿Cómo planificas el trabajo que aún no está confirmado?
Planifica el trabajo no confirmado manteniéndolo en una fila aparte y probando el plan con el trabajo dentro y fuera, en lugar de reservar un porcentaje de él. Un 50 % de probabilidad de un trabajo de 40 horas no significa 20 horas la semana que viene. Significa o nada o 40 horas, y un plan construido sobre 20 es incorrecto en ambos casos.
Con la semana de arriba, el equipo tiene 19 horas libres. Si ese trabajo de 40 horas llega, te faltan 21 horas, así que decide ya qué harías: qué trabajo se mueve, o a qué colaborador externo llamarías. Si no llega, nada cambia. Cuando el cliente firme, pasa a las columnas de reservadas.
¿Con cuánta antelación debe planificar un equipo de servicios?
Un equipo pequeño de servicios debe planificar unas dos semanas con detalle, proyecto por proyecto, y de seis a ocho semanas con totales aproximados. Más allá de eso, el plan refleja sobre todo lo que esperas vender. La guía de la plantilla de planificación de capacidad da el formato para mirar varias semanas adelante.
Una vez al mes, compara lo que reservaste con las horas que la gente dedicó realmente. Si los trabajos siguen llevando un 20 % más de lo planificado, tu cuadrícula está subestimando las horas reservadas en esa proporción, así que la gente está menos libre de lo que muestra, y la solución está en tus estimaciones. Presupuesto frente a horas reales muestra cómo hacer esa comparación en un trabajo de tarifa fija, y la tasa de ocupación te da la mirada atrás de todo el equipo.
Cómo ver quién está fuera y quién tiene reservas en ERPFlow
ERPFlow no hace planificación de recursos. No tiene informes de capacidad ni de ocupación, ni turnos, ni forma de reservar las horas de una persona en un proyecto, así que la cuadrícula y sus sumas se quedan en tu hoja de cálculo.
Lo que ERPFlow sí muestra es un dato de entrada útil para la cuadrícula:
- El calendario de una persona: la pestaña Calendario de una ficha de personal muestra las horas reservables, las reservas, las vacaciones y los festivos, por semana o por mes. Las horas reservables y las reservas vienen de las páginas de reservas, así que quien no figura en una no tiene horas reservables que mostrar. Cada rol ve solo lo que tiene permitido.
- Quién está ausente: Vacaciones tiene un calendario del equipo, una cuadrícula mensual con una fila por miembro del personal, ausencias dibujadas como barras y festivos rayados. Una ausencia aprobada también saca a esa persona de los huecos libres de una página de reservas configurable.
- Qué vence: las tarjetas de proyecto muestran quién está asignado y cuándo vence cada una, y se ponen en ámbar y luego en rojo al acercarse una fecha límite. Nada suma cuántas horas compromete eso a cada persona.