Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Normas y cifras de otras fuentes comprobadas el 6 de noviembre de 2026. Cambian, así que confírmalas en la fuente antes de apoyarte en ellas.
Información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Las normas dependen de tu país y de tu situación, así que consulta con tu gestor cualquier cosa que tenga consecuencias fiscales o legales.
La mayoría de los gastos reembolsables llevan IVA. Si compraste algo para hacer tu propio trabajo, como un viaje, forma parte de tu prestación, así que cobras IVA por él al tipo que aplicas normalmente. Un suplido de verdad, pagado como agente de tu cliente y trasladado a coste exacto, queda fuera de tu IVA. La prueba es quién recibió la prestación.
Esta guía trata del IVA. La parte de la facturación, incluido cómo configurar y redactar las líneas de gastos para un cliente, está en la guía de cómo facturar gastos reembolsables.
¿Cuál es la diferencia entre una repercusión de gastos y un suplido?
La diferencia entre una repercusión de gastos y un suplido está en de quién fue la compra. Si el tercero te prestó el servicio a ti, trasladar el coste es una repercusión de gastos. Si el tercero se lo prestó a tu cliente y tú solo pagaste en su nombre, puede ser un suplido.
| Repercusión de gastos | Suplido | |
|---|---|---|
| Quién recibió los bienes o servicios | Tú | Tu cliente |
| IVA en tu factura | Sí, al tipo que aplicas normalmente | No |
| Puedes recuperar el IVA que te cobraron | Sí, con una factura con IVA válida | No |
| Puedes añadir un margen | Sí, y se le aplica IVA | No, solo el coste exacto |
| Indicado por separado en la factura | A tu elección | Obligatorio |
La normativa de la UE traza la misma línea. El artículo 78(b) de la Directiva del IVA incluye en tu base imponible los gastos accesorios cargados al cliente, como el transporte y el seguro. El artículo 79(c) deja fuera solo los reembolsos de gastos «incurred in the name and on behalf of the customer» (efectuados en nombre y por cuenta del cliente) y registrados en una cuenta transitoria, y exige la prueba del importe real y te prohíbe deducir cualquier IVA sobre ellos. Las normas nacionales varían en el detalle, así que comprueba las tuyas.
¿Cuándo puedes tratar un coste como suplido?
Puedes tratar un coste como suplido solo si se cumplen todas las condiciones, y en el Reino Unido la sección 25.1 del VAT Notice 700 de HMRC enumera ocho:
- Actuaste como agente de tu cliente cuando pagaste al tercero.
- Tu cliente recibió y utilizó los bienes o servicios.
- Tu cliente era responsable de pagar al tercero.
- Tu cliente te autorizó a pagar en su nombre.
- Tu cliente sabía que un tercero le proporcionaría los bienes o servicios.
- Muestras el coste por separado en tu factura.
- Recuperas solo el importe exacto que pagaste.
- Los bienes o servicios son claramente adicionales a lo que prestas tú mismo.
La condición 2 descarta a la mayoría de los candidatos, porque quienes usan el tren, el teléfono y el correo suelen ser tú mismo. La guía de HMRC sobre costes y suplidos y el Notice 700 dan estos ejemplos.
| Coste repercutido al cliente | Tratamiento | Por qué |
|---|---|---|
| Billete de avión para visitar al cliente | Repercusión de gastos | La aerolínea te prestó el servicio a ti |
| Tu envío postal al cliente | Repercusión de gastos | Un coste normal de tu negocio |
| Comisión por transferencia bancaria desde tu cuenta | Repercusión de gastos | El banco te prestó el servicio a ti, aunque su comisión esté exenta |
| Alojamiento web comprado para el cliente, con su acuerdo | Suplido | El cliente lo usa y sabía quién lo suministró |
| Consulta personal de un abogado al registro de la propiedad, para asesorar a un cliente | Repercusión de gastos | El abogado utilizó la información |
| Solicitud postal de un abogado, para obtener un documento para el cliente | Puede ser un suplido | El cliente usa el documento |
Los ejemplos del abogado muestran lo estrecha que se vuelve la línea, y los despachos jurídicos se topan con ella constantemente. Llamar «suplido» a una línea de tu factura no lo convierte en suplido a efectos del IVA.
Un ejemplo resuelto: una factura con ambos
Este es un ejemplo inventado, con la norma del Reino Unido y su tipo del 20 %. Un consultor factura unos honorarios de 4.000 £ y tres costes:
- Billetes de tren por 180 £, sobre los que no se cobró IVA.
- Un hotel a 250 £ más 50 £ de IVA, en una factura con IVA a nombre del consultor.
- Una tasa de registro legal de 120 £ que el cliente debía y que el consultor pagó con su permiso.
| Línea de la factura | Importe |
|---|---|
| Honorarios de consultoría | 4.000,00 £ |
| Billetes de tren (repercutidos) | 180,00 £ |
| Hotel (repercutido, sin IVA) | 250,00 £ |
| Importe sobre el que se debe IVA | 4.430,00 £ |
| IVA al 20 % | 886,00 £ |
| Suplido: tasa de registro pagada por cuenta del cliente | 120,00 £ |
| Total | 5.436,00 £ |
Los billetes de tren llevan IVA aunque el consultor no pagó ninguno, porque HMRC dice que cobras IVA por las repercusiones «whether you paid any VAT or not» (hayas pagado IVA o no). El consultor recupera las 50 £ del hotel de la forma habitual. El suplido queda debajo de la línea del IVA, detallado por separado, como hace la factura de ejemplo de HMRC.
¿Cómo evitar cobrar IVA sobre el IVA?
Evitas cobrar IVA sobre el IVA repercutiendo el coste sin IVA cuando puedes recuperar el IVA que pagaste. Es el error más común aquí, y viene de tratar el total del justificante como si fuera el coste.
| Recibo del hotel: 250 £ + 50 £ de IVA | Repercutido por | IVA añadido | El cliente paga |
|---|---|---|---|
| Correcto: repercutir el importe sin IVA | 250,00 £ | 50,00 £ | 300,00 £ |
| Incorrecto: repercutir el total del recibo | 300,00 £ | 60,00 £ | 360,00 £ |
En la versión incorrecta, el cliente paga de más 60 £. Además, el consultor ya ha recuperado 50 £, así que ha ganado dinero con un gasto que pretendía trasladar a coste.
Si no puedes recuperar el IVA, por ejemplo porque no estás registrado a efectos de IVA, el importe bruto sí es tu coste, y las cuentas cambian. Mira las preguntas frecuentes más abajo.
¿Compensa tratar un coste como suplido?
Tratar un coste como suplido suele compensar solo cuando el proveedor no cobró IVA o tu cliente no puede recuperar el IVA. HMRC lo dice directamente. Un suplido te impide recuperar el IVA, y puede que tu cliente tampoco pueda recuperarlo sin una factura con IVA válida.
| ¿El proveedor cobró IVA? | ¿El cliente puede recuperar el IVA? | Normalmente es mejor como |
|---|---|---|
| No | Cualquiera | Suplido, si se cumplen las condiciones |
| Sí | No | Suplido, si se cumplen las condiciones |
| Sí | Sí | Repercusión de gastos, para que el cliente obtenga un IVA que pueda recuperar |
Conserva las pruebas. La sección 25.1.2 del Notice 700 dice que guardes algo como un formulario de pedido o una copia de la factura que demuestre que podías excluir el pago, y que puedas demostrar que no recuperaste el IVA. Una línea que puedes copiar en la factura:
Suplido, pagado por cuenta del cliente y con su autorización, a coste y sin IVA añadido: [proveedor, referencia, fecha]. Se adjunta copia de la factura del proveedor.
¿Qué pasa con los gastos en una factura transfronteriza?
Los gastos en una factura transfronteriza normalmente siguen al servicio principal, porque una repercusión de gastos forma parte de tu propia prestación. Si tus honorarios a una empresa de otro país de la UE quedan bajo la inversión del sujeto pasivo, la repercusión de gastos queda bajo ella también y no lleva IVA por tu parte. Va en la misma base.
El IVA extranjero que pagaste por el camino es otra cuestión. El IVA de un hotel en otro país de la UE no va en tu declaración normal. Lo reclamas en línea a través de tu propia autoridad tributaria, y algunos países deniegan devoluciones de ciertos costes, como restaurantes, ocio y combustible. Así que, en una repercusión de gastos, lo que puedes recuperar decide cuál es tu coste real.
Cómo facturar repercusiones de gastos y suplidos en ERPFlow
ERPFlow registra tu parte de un gasto y te permite facturarlo, pero no conecta ambas cosas. Los gastos guardan el proveedor, la categoría, el IVA y un justificante adjunto. No están vinculados a clientes ni a trabajos, así que nada pasa a una factura por sí solo, y ERPFlow no muestra coste ni margen por cliente. Tampoco tiene liquidaciones de gastos de empleados, flujo de aprobación ni seguimiento de kilometraje.
- Añade cada coste como una línea de la factura, con una descripción clara y el importe sin IVA.
- Las repercusiones de gastos llevan tu tipo impositivo habitual, con el que ya empieza una línea nueva.
- Los suplidos no llevan IVA. Quita el tipo impositivo de esa línea y empieza su descripción con «Suplido:» para que quede detallada.
- Adjunta el justificante a la factura como archivo.
ERPFlow no comprueba si un coste cumple los requisitos, así que las ocho condiciones siguen en tus manos. Una línea de suplido cuenta en el subtotal y el total de la factura como cualquier otra, y no hay un subtotal de suplidos aparte, así que añade uno en Notas si quieres que se vea claramente. El tratamiento de cuenta transitoria del artículo 79(c) corresponde a tu contabilidad, así que dile a tu contable cuáles son esas líneas. La exportación XML Peppol trata cualquier línea sin impuesto como tasa cero, así que consulta a tu operador de facturas electrónicas antes de enviar un suplido de esa manera.