Cómo facturar un anticipo y el pago final

Para facturar un anticipo y el pago final, emite dos facturas con números distintos: una por la parte acordada cuando vence el anticipo y otra por el saldo cuando el trabajo está hecho. Cada una muestra el IVA de su propio importe, y juntas deben sumar el total presupuestado.

¿Cómo se factura un anticipo?

Una factura de anticipo es una factura corriente por una parte del precio acordado. Necesita los mismos datos que cualquier otra, el siguiente número de tu serie habitual y una línea que diga a qué trabajo pertenece:

Anticipo: 30 % del presupuesto QUO-2026-0042, aceptado el 4 de mayo de 2026. Valor total del trabajo: 7.200,00 € con IVA incluido.

Acuerda el porcentaje antes de facturarlo. «30 % al aceptar» escrito en el presupuesto hace que la factura de anticipo no sorprenda a nadie, y la guía para convertir un presupuesto en factura cubre ese paso.

¿Cómo se factura el pago final?

Una factura final cobra lo que queda, en uno de dos formatos habituales. Solo el saldo muestra la parte restante como su línea y menciona el anticipo en una nota. Trabajo completo menos anticipo lista todo el trabajo y luego deduce lo facturado antes. Los clientes suelen preferir la segunda porque muestra todo el trabajo en una página. La primera es más difícil de malinterpretar, ya que el único total de la página es el importe a pagar.

Un ejemplo resuelto que suma

Este es un ejemplo inventado. Una carpintería presupuesta 6.000 € más IVA, al 20 % para simplificar la aritmética, con el 30 % a pagar al aceptar y el saldo al terminar.

En el formato de trabajo completo, la factura final se lee así:

El IVA que esta factura añade a tu declaración son 840 €, no 1.200 €. Si declaras 1.200 €, has pagado dos veces los 360 € del anticipo.

¿Se cobra IVA sobre un anticipo?

Sí, normalmente se debe IVA sobre un anticipo que cuenta a cuenta del precio. En la UE, el artículo 65 de la Directiva del IVA dice que, cuando se hace un pago a cuenta antes de la prestación, el IVA se devenga al recibir el pago y sobre el importe recibido. El artículo 220 exige una factura por un pago a cuenta de un cliente empresarial.

Los países pueden adelantar ese momento (artículo 66), así que consulta el tuyo. En el Reino Unido, el Notice 700 de HMRC dice que la mayoría de los anticipos son pagos por adelantado y que el «tax point» es la fecha en que emites una factura con IVA o recibes el dinero, lo que ocurra antes (apartados 14.2.2 y 14.2.3).

«Sobre el importe recibido» significa que un anticipo que presupuestaste como cifra redonda ya contiene su IVA. La cuenta es importe × tipo ÷ (100 + tipo), de modo que un anticipo de 1.000 € al 20 % contiene 166,67 € de IVA y 833,33 € de base. Añadir un 20 % encima de los 1.000 € es el error más común en este punto.

No todo el dinero que se cobra por adelantado se trata igual:

Si el tipo de IVA cambia entre el anticipo y la finalización, la regla por defecto en la UE es el tipo vigente cuando el IVA pasó a ser exigible (artículo 93), lo que puede dejar dos tipos en un mismo trabajo. Las normas nacionales de transición pueden anularlo, así que consulta a tu gestor cuando un cambio de tipo caiga a mitad de un trabajo. Si el dinero llega antes de que emitas la factura, esta debe mostrar también la fecha del pago (artículo 226).

¿Cuánto anticipo conviene pedir?

Un anticipo debe cubrir como mínimo lo que perderías si el cliente se echara atrás una vez que has empezado: materiales que debes comprar, subcontratistas que debes reservar, otros trabajos que rechazas. En el ejemplo anterior, 1.800 € de base tienen sentido si la carpintería debe comprar 1.500 € de madera antes de que nadie llegue a la obra. Parte de tus propios costes y redondea a un porcentaje fácil de escribir en el presupuesto.

¿Se puede pedir un anticipo sin emitir una factura?

Sí, en muchos países puedes pedir un anticipo con una solicitud de pago o una proforma, que no es un documento fiscal. HMRC dice que una proforma debe marcarse claramente «this is not a VAT invoice» y que no sirve para deducir el IVA (Notice 700, apartado 17.3). La factura real llega cuando llega el dinero.

Esto importa cuando emitir una factura generaría por sí mismo una obligación de IVA. Una factura enviada en marzo y pagada en mayo podría hacer que pagues IVA por un anticipo que aún no has recibido.

Los errores que estropean las facturas de anticipo

• IVA añadido a un anticipo con IVA incluido. Averigua qué cifra aceptó el cliente antes de añadir nada.
• Toda la cifra de IVA en la factura final. Tu declaración cuenta entonces dos veces el IVA del anticipo.
• Una factura final que muestra el total del trabajo como pendiente. Algunos clientes pagarán exactamente lo que diga la línea en negrita.
• Sin referencia cruzada. La factura final debe nombrar la factura de anticipo, para que ninguno de los dos tenga que deducirlo un año después.
• Llamar «no reembolsable» a un anticipo sin un acuerdo detrás. La palabra por sí sola puede no sostenerse, sobre todo con clientes particulares.

Para varias fases en lugar de dos, mira la facturación por hitos. Si un cliente simplemente paga una parte de una factura, eso es un pago parcial y no necesita una segunda factura.

Facturar un anticipo y el pago final con ERPFlow

ERPFlow no tiene un tipo de factura de anticipo. Un anticipo es una factura corriente con una línea editada.

Abre el presupuesto y elige Convertir en factura una vez por cada fase. Cada conversión crea un borrador nuevo de todo el presupuesto, vinculado a él en ambos sentidos, así que recorta ese borrador hasta la parte de la fase antes de emitirlo. Sustituir las líneas por una sola línea «Anticipo: 30 % del presupuesto…» suele leerse mejor. El vencimiento sale del plazo de pago del presupuesto, y emitir da a la factura su número y la hace definitiva.

El formato de trabajo completo de arriba no es posible en ERPFlow, porque una línea no puede ser negativa: la cantidad debe ser superior a cero y el precio no puede ser inferior a cero. Usa el formato de solo el saldo y menciona el anticipo en Notas, que se imprimen en el PDF:

Anticipo de 2.160,00 € pagado el 12 de mayo de 2026 con la factura INV-2026-0041.

Registra cada pago en su propia factura. Los tipos impositivos se aplican por línea y los informes de impuestos se leen de las propias facturas. ERPFlow no decide cuándo se devenga el IVA en tu país y no presenta tu declaración, así que avisa a tu gestor si un anticipo se facturó en un periodo y se pagó en otro. Tampoco hay documento de proforma, y los clientes no pueden pagar un anticipo online ni aceptar un presupuesto online: marcas tú mismo el presupuesto como aceptado.