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Guias de faturamento e cobrança
Como fazer a fatura, cobrar o IVA certo, faturar suas horas e receber no prazo. Exemplos com números e textos prontos para usar hoje.
Noções básicas de faturamento
- 8 min de leituraComo fazer uma fatura para clientes (passo a passo)O que a fatura precisa dizer, quando enviá-la e para quem, com um exemplo completo e as regras da UE e do Reino Unido por trás de cada campo.
- 6 min de leituraComo fazer fatura como freelancer para um clienteSeu nome, sua situação no IVA e seu valor por dia em uma página só. O que uma fatura de freelancer precisa ter, um exemplo completo e o que perguntar a um cliente novo antes da primeira cobrança.
- 6 min de leituraComo faturar serviços profissionaisPor hora, preço fixo ou retainer: o que cada linha deve dizer, quanto detalhe os clientes precisam e um exemplo completo que separa honorários, despesas e desembolsos.
- 4 min de leituraComo converter um orçamento em faturaO cliente disse sim. O que passa do orçamento para a fatura, o que precisa mudar e como cobrar tudo de uma vez ou por etapas sem redigitar uma linha.
- 6 min de leituraOrçamento, fatura e recibo: qual a diferençaUm oferece um preço, outro pede dinheiro, outro confirma que você recebeu. O que cada um faz na lei e para o IVA, onde entram as faturas pró-forma e todos os documentos de um mesmo trabalho, com as contas.
- 6 min de leituraComo numerar faturasO que as regras da UE e do Reino Unido realmente exigem, qual formato usar, o que fazer com lacunas e faturas canceladas e uma conferência de dois minutos para saber se a sua sequência se sustenta.
- 4 min de leituraComo emitir uma nota de créditoDepois que uma fatura foi enviada, você a corrige com um novo documento. O que a nota de crédito deve dizer, quando você precisa de uma e como funcionam os números.
- 7 min de leituraModelos de e-mail de fatura que o cliente consegue usarSete e-mails de fatura para copiar, da primeira fatura a uma fatura corrigida, com assuntos que o financeiro encontra depois e os dados de que precisa nas duas primeiras linhas.
- 8 min de leituraE-mail de cobrança de fatura vencida: sequência de lembretesUm lembrete opcional antes do vencimento e depois cinco passos até a notificação final, com textos para copiar em cada um, além do que enviar quando o cliente pagou parte ou contesta a fatura.
- 9 min de leituraComo cobrar multa por atraso em uma faturaO que a lei da UE e do Reino Unido permite cobrar de uma empresa que paga com atraso, as taxas deste semestre, um cálculo completo com a armadilha do arredondamento e textos para copiar nas suas condições e na fatura.
Como receber
- 7 min de leituraPrazo de pagamento na fatura: exemplos prontosNet 14, Net 30, fim do mês, desconto por pagamento antecipado e pagamentos por etapa: o que cada prazo significa, textos para copiar, os limites legais na UE e no Reino Unido e como escolher.
- 6 min de leituraComo faturar um sinal e o pagamento finalDuas faturas, dois números, um só total. Como redigir cada uma, o que o IVA faz sobre o sinal pelo artigo 65 e um exemplo completo que soma o valor do orçamento.
- 6 min de leituraComo faturar e registrar pagamentos parciaisUm pagamento parcial não precisa de nova fatura. Como registrá-lo, o que dizer ao cliente, o que acontece com o IVA e quando as parcelas pedem faturas separadas.
- 6 min de leituraComo faturar um retainer mensalA mesma fatura, no mesmo dia, indicando o período. Antecipado ou posterior, o que acontece com o IVA, como tratar horas acima ou abaixo da franquia e o texto para o contrato.
- 5 min de leituraContas a receber por idade de vencimento: como ler o relatório e agirUm relatório de contas a receber por idade de vencimento completo, o que cada coluna diz, o que fazer em cada faixa de idade e como montar um em planilha se o seu sistema não tem.
- 5 min de leituraConciliação de faturas para empresas de serviçosAssocie cada fatura ao banco, comprove o total e confira se todo o seu trabalho foi faturado. Um método de fechamento mensal com um exemplo completo e o que fazer quando os números não batem.
- 5 min de leituraComo faturar despesas reembolsáveisEm linha própria, com descrição e o IVA certo. Uma fatura completa com honorários, um repasse e um desembolso, o erro de IVA sobre IVA e o texto para combinar antes de gastar.
- 6 min de leituraComo escrever uma carta de reajuste de preços para clientesCartas para copiar para clientes por hora, de retainer e de projeto, quanto aviso dar, o que o cliente pode fazer e quanto trabalho você pode perder antes de um reajuste custar dinheiro.
- 6 min de leituraExtrato da conta do cliente: exemplo completo para a cobrançaO que é um extrato da conta do cliente, um exemplo completo, itens em aberto ou saldo anterior, a mensagem para enviar junto e o que fazer quando os números do cliente não batem.
Faturamento internacional e IVA
- 7 min de leituraComo faturar clientes internacionaisOnde a venda é tributada, o que a fatura precisa dizer e como a resposta muda para clientes da UE, do Reino Unido e de outros países. Com tabela de decisão e exemplo prático.
- 6 min de leituraComo faturar clientes da UE (IVA, inversão do sujeito passivo e VIES)Quando você não cobra IVA de um cliente da UE, o que a fatura precisa mostrar, como bens diferem de serviços, onde vale o limite de €10.000 e o que declarar depois.
- 6 min de leituraCampos do modelo de fatura com IVA, explicadosTodos os campos que uma fatura com IVA exige pelo artigo 226, o que costuma dar errado em cada um, as menções extras de que algumas faturas precisam e um exemplo preenchido com duas alíquotas.
- 6 min de leituraTexto da fatura com inversão do sujeito passivo: exemplo e checklistAs palavras exatas de que uma fatura da UE com inversão do sujeito passivo precisa, textos para copiar para bens, serviços e construção no Reino Unido, uma fatura de exemplo e uma checklist para rodar antes de enviar.
- 6 min de leituraComo consultar um número de IVA no VIESOs passos, o que significa cada resultado do VIES, por que um número real pode aparecer como inválido, como guardar a prova da consulta e o que fazer com números do Reino Unido.
- 6 min de leituraFatura comercial e fatura fiscal: qual a diferençaUma leva a mercadoria pela alfândega, a outra registra a venda para fins fiscais. O que cada uma deve conter, quando você precisa das duas e uma exportação de exemplo com os mesmos valores em cada.
- 6 min de leituraComo faturar em moeda estrangeiraO que a UE e o Reino Unido exigem quando você fatura em outra moeda, qual taxa de câmbio usar para o IVA e um exemplo prático da fatura ao pagamento, com a perda cambial.
- 7 min de leituraIVA sobre despesas reembolsáveis e desembolsosA maioria das despesas que você repassa a um cliente leva IVA. O teste para um desembolso de verdade, uma fatura de exemplo com as contas e o erro que cobra IVA sobre IVA.
Controle de horas e faturamento
- 5 min de leituraComo controlar horas faturáveisO que registrar em cada bloco de trabalho para um cliente, quando registrar e um registro de horas de exemplo que você pode copiar hoje para uma planilha.
- 5 min de leituraComo transformar horas faturáveis em faturaDe um mês de registros de horas a uma fatura que o cliente paga: a data de corte, a revisão, quanto detalhe mostrar e um exemplo prático que fecha na hora.
- 5 min de leituraComo controlar horas faturáveis e não faturáveisQuais tarefas você pode cobrar, um conjunto curto de códigos de motivo para as demais e como ler os números de um mês para ver para onde vão de fato as horas não pagas.
- 7 min de leituraComo funcionam os projetos no ERPFlow: quadros, cartões, prazos e pessoasO que é um projeto no ERPFlow, como dividir o trabalho em quadros, o que um cartão guarda, como se comportam os prazos e as notificações e o que os projetos não fazem.
- 4 min de leituraComo registrar horas no ERPFlow como membro da equipeComo registrar o seu tempo num cartão de projeto, por que você soma ao valor que já está lá, como manter uma nota de quem fez o quê e onde as horas aparecem.
- 5 min de leituraUm fluxo prático de controle de horas faturáveis para contadoresA que registrar o tempo, um fechamento mensal que você pode seguir, como impedir que o trabalho fora do escopo vaze e como ver quanto cada preço fixo rende por hora.
- 6 min de leituraComo cobrar o tempo de deslocamento até obras e reuniões com clientesAs formas de cobrar o deslocamento, quanto cada uma custa ao cliente numa viagem longa e numa curta, como dividir uma viagem compartilhada e um texto para o seu orçamento.
- 6 min de leituraUm fluxo de controle de horas para consultoria que sustenta o faturamentoCódigos de contratação, registros de tempo que o cliente não questiona, uma prévia da cobrança antes de cada fatura e uma conciliação mensal. Um fluxo para consultores, com um mês levado até a fatura.
- 5 min de leituraUm fluxo de controle de horas e faturamento para freelancersUm registro, uma conferência na sexta e um dia de faturamento. A rotina completa de quem cobra por hora, com o layout do registro, textos para o cliente e as horas de um mês transformadas numa fatura.
- 5 min de leituraComo controlar horas faturáveis numa agênciaAs horas de uma agência passam por várias pessoas, vários valores da hora e retainers que estouram em silêncio. Como configurar os códigos, o que é faturável e como conferir um retainer antes de o mês acabar.
- 5 min de leituraPlanejamento de recursos para equipes de serviços: veja quem está livre e quem está sobrecarregadoUma grade semanal que compara as horas disponíveis de cada pessoa com o que já foi prometido, e o que fazer com o resultado. Um método de planilha com uma semana de exemplo, para equipes de serviços pequenas.
- 5 min de leituraModelo de folha de horas da equipe: um layout semanal que suas faturas podem usarUm layout semanal de folha de horas para copiar numa planilha, preenchido para duas pessoas, com a fórmula que transforma tudo em quantidades de fatura e as somas conferidas a cada passo.
- 6 min de leituraComo controlar horas e materiais para faturar o clienteUm modelo de ficha de serviço para mão de obra e materiais, uma cláusula de margem para copiar, como o IVA se aplica e o que testar num sistema de horas e materiais, com um serviço de aquecimento calculado até a fatura.
- 5 min de leituraComo controlar horas faturáveis por projetoDê um código a cada projeto, faça cada registro de tempo citar um deles e mantenha as horas trabalhadas, faturadas, reduzidas e não faturadas numa única tabela. A configuração, as conferências e o que um total por projeto pode esconder.
Valor da hora e lucratividade
- 4 min de leituraValor médio da hora: como calcular e quando cotar umA fórmula, um exemplo calculado, por que uma média simples cobra a mais, o que uma mudança na equipe faz com a sua margem e um texto para o orçamento.
- 5 min de leituraComo calcular o valor da hora cobrado do cliente para a sua equipeA fórmula, quantas horas uma pessoa consegue faturar de verdade num ano, um exemplo calculado por nível e o erro de margem que custa milhares por ano sem ninguém notar.
- 6 min de leituraTabela de incrementos de faturamento: tabelas de 6, 10 e 15 minutosTabelas de conversão de minutos trabalhados em horas decimais faturáveis para faturamento de 6, 10 e 15 minutos, com o que cada incremento faz na conta de um dia real.
- 5 min de leituraHoras orçadas vs. horas reais: como acompanhar um projeto de design de preço fixoTransforme um preço fixo em orçamento de horas, compare-o toda semana com o progresso real, projete o fim do trabalho e saiba o que fazer quando as horas passam na frente.
- 5 min de leituraTaxa de utilização vs. horas faturáveis em serviços profissionaisHoras faturáveis são uma contagem e a taxa de utilização é uma proporção. Como cada uma é calculada, por que as mesmas horas podem significar coisas diferentes e como definir uma meta de utilização a partir dos seus próprios custos.
- 6 min de leituraLucratividade do projeto: fature por pessoa e veja quanto cada projeto rendeUm método de planilha: as horas de cada pessoa ao valor de faturamento e ao custo da hora, e depois a diferença. Com um projeto calculado, uma comparação com preço fixo e o erro que favorece a maioria das margens.
- 6 min de leituraRedução de valor faturado vs. baixa: o que cada uma significa para o seu faturamentoA redução diminui o que você cobra. A baixa desiste do que lhe devem. Quando cada uma se aplica, qual documento exige e onde entra o crédito de IVA sobre créditos incobráveis, com um trabalho calculado do começo ao fim.
Faturamento por setor
- 8 min de leituraFaturamento por etapas: como faturar um projeto em parcelas conforme o trabalho avançaComo dividir um contrato em faturas ligadas a etapas combinadas ou a trabalho medido, manter um total acumulado e tratar alterações e IVA, com um contrato calculado em quatro faturas.
- 6 min de leituraConsultor: faturamento por hora vs. retainerQuando um consultor deve faturar por hora e quando um retainer mensal compensa mais, com uma tabela de decisão, seis meses faturados das duas formas e um texto de retainer para copiar.
- 6 min de leituraUm fluxo de controle de horas e faturamento para escritórios de advocaciaOs oito passos da carta de contratação até a conta paga: registrar o tempo com uma descrição útil, revisar uma pré-fatura e onde entram as regras de dinheiro de clientes, com um exemplo calculado.
- 6 min de leituraComo emitir uma fatura de serviços contábeisO que a fatura de um contador precisa mostrar: a entidade certa, o período, honorários fixos e extras em linhas separadas e desembolsos fora da base do IVA, com um exemplo calculado e textos para copiar.
- 7 min de leituraAIA G702 e G703: como a solicitação de pagamento fecha as contasA G703 traz o progresso linha por linha e a G702 transforma os totais dela no valor devido. Cada coluna e cada linha explicadas, com uma solicitação calculada para você conferir os seus números.
- 6 min de leituraServiços adicionais em arquitetura: como combinar, registrar e faturarO trabalho extra é pago quando foi combinado antes. O que conta como serviço adicional, um texto para combiná-lo por escrito, um registro para manter tudo em ordem e como ele aparece na fatura.
- 5 min de leituraQuanto da semana de um arquiteto é faturável?Cerca de 70% para a equipe e menos da metade para os sócios, segundo os números do RIBA. Por que os parâmetros discordam, como definir a sua própria meta por função e o que ela faz com o valor da hora de que você precisa.
- 7 min de leituraComo escrever uma proposta de honorários de arquitetura a partir das suas horas passadasPrecifique o trabalho pelo que trabalhos parecidos realmente levaram. Como levantar as horas passadas por etapa, escalá-las e ajustá-las, transformá-las num honorário etapa por etapa e redigir as premissas que o protegem.
- 6 min de leituraGestão de projetos de arquitetura: acompanhe o tempo da equipe contra os honorários por etapa e fature os clientesTransforme os honorários de cada etapa num orçamento de horas, compare toda semana as horas usadas com o trabalho feito e fature no gatilho combinado. Um acompanhamento calculado que percebe um estouro enquanto você ainda pode agir.
- 7 min de leituraA cláusula de honorários da carta de contratação de um contadorO que a cláusula de honorários de uma carta de contratação precisa responder, textos de cláusulas que você pode adaptar e por que um honorário diluído em doze meses precisa de uma cláusula de saída, com a conta.
- 6 min de leituraComo escrever uma proposta de honorários de engenhariaDefina as entregas, estime as horas por nível, escolha a base dos honorários e registre o que você presumiu. Um cálculo completo, uma tabela de bases de honorários e textos de premissas para copiar.
- 5 min de leituraHonorário fixo na contabilidade: como precificar e conferir se compensaComo montar um honorário fixo para um cliente de contabilidade a partir das horas e de um valor-alvo, e depois testá-lo cliente por cliente, com números que mostram como uma boa média pode esconder um prejuízo.
- 7 min de leituraComo agências de recrutamento e de trabalho temporário faturam seus clientesO que trabalho temporário, recrutamento por resultado e busca exclusiva faturam, quando e como a conta funciona: valor cobrado e margem, reembolso de colocações, IVA sobre salários e taxas de transferência.
- 5 min de leituraValor global ou valor por hora: honorários de projeto e engenhariaQuem carrega o risco em cada base de honorários, uma tabela de decisão para trabalhos de projeto e engenharia, o ponto em que o valor global deixa de compensar e textos de honorários para copiar nos dois casos.
- 6 min de leituraComo criar um sistema de numeração de projetosQue formato de número de projeto escolher, como tratar fases e aditivos, por que números de projeto e de fatura devem ficar separados e as armadilhas de planilha que quebram um esquema de numeração.
- 6 min de leituraRetenção de garantia na fatura: a dedução, o total acumulado e a liberaçãoComo mostrar a retenção de garantia em cada fatura de etapa, manter o total acumulado, faturar a liberação e tratar a retenção e o IVA no Reino Unido. Com números, textos e onde a lei varia.
- 7 min de leituraHonorários por etapa RIBA: como dividir um honorário fixo pelo Plan of WorkO RIBA publica as etapas, mas não uma divisão de honorários. Como dividir um honorário fixo a partir das suas próprias horas estimadas, ajustá-lo por risco e fluxo de caixa e redigir os gatilhos de pagamento no contrato.
- 6 min de leituraRelatório de WIP: o que a sua empresa já ganhou e ainda não faturouUm relatório de WIP compara o valor do trabalho feito em cada projeto com o que você já faturou. Como valorar trabalho por hora e de honorário fixo, ler o resultado, montar um numa planilha e agir a partir dele.
Planejamento da equipe e folhas de horas
- 6 min de leituraComo convidar sua equipe para o ERPFlowOnde enviar o convite, que função escolher, quantas pessoas cada plano inclui e o que um novo membro pode ver e alterar já no primeiro dia.
- 6 min de leituraPlanilha de controle de folgas que também mostra a capacidade da equipeUm registro de folgas diz quem está ausente. Com uma grade semanal a mais, ele também diz quantas horas a equipe tem sobrando. O layout, a conta do saldo e um exemplo calculado.
- 5 min de leituraPor que todas as pessoas da equipe devem registrar suas horasAs horas que faltam de uma só pessoa podem fazer um trabalho deficitário parecer lucrativo. O que registros de tempo completos permitem decidir, quanto custa mantê-los e quando não valem a pena.
- 6 min de leituraPolítica de folha de horas: um exemplo prático para empresas de projetosUma política de folha de horas de uma página para copiar: quem registra, em que unidade, até quando, como funcionam as correções e por que uma folha de horas de projeto não é automaticamente um registro de jornada.
- 5 min de leituraModelo de planejamento de capacidade: horas disponíveis contra reservas, semana a semanaUm modelo de planejamento de capacidade que você monta numa planilha: as horas disponíveis de cada pessoa, o que está reservado, o que sobra e como ler quatro semanas à frente antes de dizer sim a um trabalho.
- 6 min de leituraPolítica de reembolso de despesas para uma pequena empresa de projetosUma política de reembolso de despesas de uma página para copiar: o que a equipe pode pedir, o que precisa de aprovação antes, que comprovantes guardar e como um pedido chega à fatura do cliente.
- 6 min de leituraModelo de reembolso de quilometragem para empresas de projetosUm modelo de reembolso de quilometragem para copiar, com os valores da HMRC para 2026 a 2027 (55p, e não os antigos 45p), um exemplo calculado na faixa de 10.000 milhas e quais deslocamentos até a obra contam.
- 5 min de leituraRelatório de tempo por tarefa: onde foram as horas de cada pessoa, mês a mêsComo montar um relatório de tempo por tarefa a partir das linhas das folhas de horas, como ele fica para uma equipe pequena, como ler quatro meses dele e quais códigos de tarefa valem a pena.
- 6 min de leituraProcesso de aprovação de folhas de horas para empresas de projetosUm processo semanal de aprovação de folhas de horas para uma pequena empresa de projetos: quem aprova, um calendário que se encaixa no seu faturamento, o que conferir e um texto para devolver uma folha de horas.
Perguntas frequentes
Guias do ERPFlow: perguntas frequentes
Tudo o que você precisa saber sobre o ERPFlow. Não achou a resposta? Estamos aqui para ajudar.
Fale com a gentePara quem são os guias do ERPFlow?
Os guias do ERPFlow são escritos para donos e responsáveis administrativos de pequenas empresas de serviços que emitem as próprias faturas. Eles não exigem conhecimento de contabilidade, e cada guia traz um exemplo real com números.
Preciso do ERPFlow para usar estes guias?
Não. Cada guia funciona por conta própria, com a ferramenta de faturamento ou a planilha que você usa hoje. Quando o ERPFlow cuida de uma etapa, o guia explica como, e quando o ERPFlow não faz algo, o guia também diz isso.
Os guias do ERPFlow são aconselhamento fiscal ou jurídico?
Não. Os guias explicam como faturamento, IVA e cobrança funcionam em geral, mas as regras dependem do seu país e da sua situação. Confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica antes de se basear nele.
O ERPFlow tem controle de horas?
Ainda não. O controle de horas no ERPFlow, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Hoje, um cartão em Projetos do ERPFlow registra o tempo gasto, digitado em horas e minutos, e esses totais são somados por projeto e por cliente. O trabalho por hora é faturado informando um valor e uma quantidade na fatura.
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