Última atualização em 6 de novembro de 2026
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Para controlar horas e materiais e faturar o cliente, abra uma ficha de serviço para cada trabalho, registre a mão de obra por pessoa e por dia, registre cada material com o custo e o preço de venda e guarde os recibos junto do trabalho. Na hora de faturar, some mão de obra e materiais. Um sistema só ajuda se capturar os dois no local.
Como é uma ficha de serviço de horas e materiais?
Uma ficha de serviço de horas e materiais tem duas tabelas, uma para a mão de obra e outra para os materiais, sob o mesmo número de trabalho. Aqui vai um exemplo inventado: uma empresa de aquecimento trocando uma caldeira num contrato de horas e materiais, com a mão de obra a €55 por hora para um instalador e €30 para um aprendiz.
Mão de obra, trabalho 2026-118
| Data | Pessoa | Trabalho | Horas | Valor | Líquido |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 de março | Instalador | Remoção, primeira fase | 7,5 | €55 | €412,50 |
| 4 de março | Instalador | Tubulação | 8,0 | €55 | €440,00 |
| 4 de março | Aprendiz | Tubulação | 8,0 | €30 | €240,00 |
| 5 de março | Instalador | Comissionamento | 4,5 | €55 | €247,50 |
| Total da mão de obra | 28,0 | €1.340,00 |
Materiais, trabalho 2026-118
| Item | Origem | Qtd. | Custo unit. | Margem | Venda unit. | Líquido |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Válvula de radiador | Recibo 1182 | 6 | €14,00 | 20% | €16,80 | €100,80 |
| Tubo de cobre de 22 mm, por metro | Recibo 1182 | 18 | €6,50 | 20% | €7,80 | €140,40 |
| Caldeira | Fatura do fornecedor 5521 | 1 | €1.150,00 | 10% | €1.265,00 | €1.265,00 |
| Total dos materiais | €1.506,20 |
Os materiais custaram €1.351,00 e foram vendidos por €1.506,20. O serviço fecha assim:
| Valor | |
|---|---|
| Mão de obra | €1.340,00 |
| Materiais | €1.506,20 |
| Líquido | €2.846,20 |
| IVA de 20% | €569,24 |
| Total a pagar | €3.415,44 |
A coluna Origem é a que costuma ser pulada. Preenchê-la no dia não custa nada e permite responder "o que são esses €140?" em um minuto, e não numa tarde inteira. Para o lado da mão de obra isoladamente, o guia sobre como transformar horas faturáveis em fatura vai mais fundo.
Como evitar que materiais fiquem de fora da conta?
Os materiais somem da conta entre o balcão do fornecedor e o escritório, então evite isso capturando-os ali. A mão de obra costuma ser registrada, porque alguém se lembra do dia em que trabalhou. Uma válvula de €14 é esquecida até sexta-feira.
- Coloque o número do trabalho na compra. Passe-o ao fornecedor para que saia impresso no recibo ou na fatura da conta.
- Fotografe todo recibo no mesmo dia. Dê ao arquivo o número do trabalho. Uma pasta compartilhada por trabalho basta para começar.
- Registre o estoque da van quando usá-lo. Ele não tem recibo, então uma anotação é o único registro. Use uma lista de preços fixa para os itens comuns.
- Feche o trabalho com uma conferência final. Antes de faturar, pergunte a quem fez o serviço o que mais foi usado. Tire o que voltou para o fornecedor.
Dá para cobrar uma margem sobre os materiais?
Você pode cobrar uma margem sobre os materiais se o cliente concordou com ela, e o lugar de combinar isso é o orçamento. Uma cláusula como esta também define o teto:
A mão de obra é cobrada a €55 por hora para um instalador e a €30 por hora para um aprendiz, registrada por pessoa e por dia. Os materiais são cobrados a custo mais 20%, ou custo mais 10% em qualquer item acima de €500, e os recibos estão disponíveis mediante solicitação. Não ultrapassaremos €3.500 mais IVA sem a sua concordância por escrito.
Duas coisas pegam as pessoas de surpresa. Uma margem de 20% sobre o custo não é uma margem de 20% sobre a venda: um item de €100 vendido a €120 deixa €20 sobre €120, que são 16,7%. E se você disse ao cliente "a preço de custo", um desconto comercial que você fica para si é difícil de defender, então "custo" deve significar o que você realmente pagou.
Como o IVA se aplica aos materiais num serviço de horas e materiais?
O IVA normalmente se aplica aos materiais de um serviço de horas e materiais pelo preço de venda integral, porque fazem parte do que você fornece. A Diretiva do IVA da UE inclui na base de cálculo as despesas acessórias cobradas do cliente (artigo 78). Ela exclui os montantes reembolsados por gastos feitos em nome e por conta do cliente (artigo 79), que são um verdadeiro desembolso e raramente o que acontece quando você compra uma válvula por conta própria.
A alíquota depende do seu país e do seu trabalho, e alguns serviços de construção têm alíquotas reduzidas ou inversão do sujeito passivo, então confira localmente. Os guias sobre IVA em despesas reembolsáveis e desembolsos e como faturar despesas reembolsáveis explicam a distinção.
O que um sistema de horas e materiais deve fazer?
Um sistema de horas e materiais deve capturar mão de obra e materiais no próprio serviço e transformá-los em linhas de fatura sem digitar de novo. Uma planilha e uma pasta de fotos dão conta de uma ou duas vans. Procure um sistema quando as horas começarem a chegar atrasadas ou os recibos a se perder, e teste estes pontos num serviço real durante o período de teste:
| Ele deve | Por quê | Como testar |
|---|---|---|
| Registrar horas por pessoa e por serviço pelo celular | Horas registradas na van estão certas. Horas registradas na sexta-feira não estão | Registre um serviço no local, com sinal fraco |
| Arquivar a foto de um recibo no serviço | Os materiais se perdem entre o fornecedor e o escritório | Arquive três e encontre-os pelo serviço uma semana depois |
| Guardar um custo e um preço de venda por material | Você precisa dos dois, para a conta e para a sua margem | Adicione uma peça com 20% de margem e confira a soma |
| Transformar a ficha de serviço em linhas de fatura | Digitar de novo é onde os erros começam | Fature um serviço de teste e compare linha por linha |
| Exportar tudo | Você vai querer os dados para o contador, ou se for embora | Exporte um serviço e abra o arquivo |
Como faturar um serviço de horas e materiais no ERPFlow
O ERPFlow não é um sistema de controle de horas e materiais. Ele não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Também não tem fichas de serviço nem captura no local, e as despesas não se vinculam a clientes nem a serviços, então não há custo nem margem por serviço. Mantenha a ficha de serviço em outro lugar.
O ERPFlow entra na fatura, o que atende bem empresas de serviços residenciais e de serviços de campo que já têm seus totais:
- Mão de obra: um serviço com a unidade em horas e um preço. Na fatura, escolha-o e digite as horas como quantidade.
- Materiais: um produto tem preço e nível de estoque e pode ficar na mesma fatura da mão de obra. Cada linha é quantidade vezes preço, com desconto em % opcional e a própria alíquota de imposto. Criar uma fatura com uma linha de produto tira essa quantidade do estoque.
- Seus custos: as despesas registram o que você pagou, com categoria, fornecedor e IVA, e você pode anexar o recibo. Elas dão totais por período e por fornecedor, nunca por serviço.