Como fazer uma fatura para clientes (passo a passo)

Para fazer uma fatura para um cliente, combine o preço e o prazo de pagamento e depois emita um documento com número único, os dados das duas partes, a data de emissão, a descrição do trabalho, os valores e o IVA, se houver, a data de vencimento e a forma de pagar. Envie em PDF a quem paga as contas e acompanhe até o pagamento.

A fatura faz dois trabalhos. Ela pede dinheiro e, para uma empresa registrada no IVA, também é um registro fiscal que o cliente pode usar para recuperar o IVA. O lado fiscal define o que precisa constar nela. O lado da cobrança fica por sua conta, porque as regras do IVA não pedem data de vencimento nem dados bancários.

O que uma fatura precisa conter?

Uma fatura com IVA na UE precisa conter os dados listados no artigo 226 da Diretiva do IVA. Aqui estão eles na ordem em que você os preenche, com o número do ponto e o erro que cada um costuma provocar.

Essa lista é o que a lei do IVA pede. A data de vencimento e seus dados de pagamento não estão nela, e você precisa deles do mesmo jeito. Uma fatura sem eles pode ser perfeitamente válida e mesmo assim não ser paga.

A lista muda em algumas situações:

• No Reino Unido, o guia de IVA da HMRC traz uma lista muito parecida no parágrafo 16.3.1 e pede o momento da operação, conhecido como tax point.
• Se você não é registrado no IVA, não cobra IVA e não emite fatura com IVA. A lista do GOV.UK para faturas comuns continua pedindo número único, dados das duas partes, descrição clara, data da operação, data da fatura e os valores.
• Para valores pequenos, os países da UE precisam permitir uma fatura simplificada de até €100 (artigo 220-A, com exceções para algumas vendas transfronteiriças). O Reino Unido permite uma de até £250, se o cliente concordar (parágrafo 16.6.1 do guia da HMRC).
• Seu país pode exigir mais. O artigo 226 trata apenas do IVA. O direito societário ou tributário pode acrescentar dados, como um número de registro da empresa, então pergunte ao seu contador uma vez e coloque a resposta no seu modelo.

Cada campo é explicado por inteiro em campos do modelo de fatura com IVA.

Como fazer uma fatura para um cliente, passo a passo

1. Combine o preço e as condições antes. Coloque o escopo, o preço e o prazo de pagamento em um orçamento ou em um e-mail que o cliente tenha respondido. A fatura é um péssimo lugar para o cliente descobrir quanto algo custa.
2. Reúna os dados de cobrança antes de precisar deles. Você quer a razão social, o endereço de cobrança, o número de IVA, se houver, o número de uma ordem de compra e o endereço para onde as faturas devem ir. Quem contratou você muitas vezes não sabe disso, então peça que descubra.
3. Escolha o momento da cobrança. Pode ser na conclusão, com um sinal, por etapas ou todo mês. A tabela mais abaixo ajuda.
4. Escreva as linhas de modo que um estranho consiga aprová-las. Alguém do financeiro que nunca conheceu você aprova "Placa de fachada, 2,4 m, instalada em 10 de abril". "Sinalização" gera uma pergunta.
5. Calcule o imposto de cada linha. Vendas dentro do país normalmente levam a alíquota local. Para qualquer coisa que cruze uma fronteira, leia antes como faturar clientes da UE ou como faturar clientes internacionais.
6. Defina as datas. A data de emissão é hoje. Faça da data de vencimento uma data de verdade, calculada a partir do seu prazo de pagamento, porque "28 de abril de 2026" deixa menos espaço para discussão do que "14 dias".
7. Diga como pagar. Informe o nome da conta, o IBAN e o BIC, e peça o número da fatura como referência do pagamento, para conseguir identificar o dinheiro quando ele chegar.
8. Emita e não mexa mais. É neste momento que o número é atribuído e a fatura se torna definitiva. Um erro encontrado depois pede uma nota de crédito ou o cancelamento e uma nova emissão, nunca uma edição silenciosa.
9. Envie para a caixa de entrada certa. Mande o PDF por e-mail ao endereço do financeiro, com cópia para o seu contato, junto com um e-mail curto que traga número, valor e vencimento nas primeiras linhas. Confira se o PDF basta, porque alguns países já exigem faturas eletrônicas estruturadas. A Bélgica exige isso entre empresas sujeitas ao IVA desde 1º de janeiro de 2026.
10. Registre o pagamento ou cobre. Anote a data de vencimento. Se o dinheiro não tiver chegado no dia seguinte, comece sua sequência de lembretes.

Uma fatura completa, passo a passo

Aqui está um exemplo inventado: um fabricante de placas cobra um café por uma nova placa de fachada, com IVA de 20% só para ilustrar.

Três escolhas nessa fatura são deliberadas. A data da operação aparece porque é diferente da data de emissão. Se você fatura no dia em que termina, uma data só cumpre as duas funções. O trabalho de projeto mostra horas e um valor da hora porque a HMRC trata o valor por hora como o preço unitário de um serviço (parágrafo 16.3.2), enquanto a placa é um item único, pelo preço cheio. E o número do pedido do cliente está ali porque algumas equipes de contas a pagar não liberam o pagamento sem ele.

Quando enviar uma fatura?

Envie a fatura assim que chegar o momento de cobrança combinado, porque os prazos de pagamento costumam contar a partir da data da fatura ou de quando o cliente a recebe.

As regras do IVA definem o limite máximo. No Reino Unido, você normalmente emite a fatura com IVA em até 30 dias do tax point (parágrafo 16.2.3 do guia da HMRC). Na UE, serviços transfronteiriços sob a inversão do sujeito passivo precisam ser faturados até o dia 15 do mês seguinte (artigo 222), e cada país pode fixar limites para outras operações.

O que acontece se a fatura não tem data de vencimento combinada?

Uma fatura sem data de pagamento combinada é tratada como atrasada 30 dias depois de o cliente recebê-la, ou 30 dias depois da entrega, se esta for posterior, no caso de clientes empresariais na UE (artigo 3 da Diretiva sobre Atrasos de Pagamento) e no Reino Unido (GOV.UK).

Portanto, se você quer 14 dias, combine 14 dias antes de começar. Imprimir o prazo pela primeira vez na fatura é mais fraco do que tê-lo no orçamento que o cliente aceitou. Entre empresas, os prazos combinados podem chegar a 60 dias, e a mais que isso apenas se for expressamente acordado e justo.

Por que as faturas são devolvidas?

As faturas costumam ser devolvidas porque o financeiro não consegue associá-las a algo já aprovado. Estes são os pontos a conferir antes de enviar:

• A pessoa jurídica errada. O contrato é com uma holding e a fatura traz o nome da loja.
• Falta o número da ordem de compra, quando o sistema do cliente não aceita fatura sem ele.
• Uma descrição que ninguém consegue aprovar. Quem paga não estava na reunião.
• Um total diferente do orçamento, sem nenhuma linha explicando o motivo.
• Número de IVA ausente ou errado, o que pode impedir o cliente de recuperar o IVA.
• A caixa de entrada errada. Seu contato está de férias, e a fatura foi de férias junto.

Como fazer uma fatura para clientes no ERPFlow

No ERPFlow, uma fatura começa como rascunho ligado a um cadastro de cliente. Você acrescenta linhas, escolhendo um serviço ou produto para preencher a descrição e o preço, com desconto opcional e uma alíquota de imposto em cada linha. A data de vencimento começa em 14 dias após a data de emissão, e você pode alterá-la. Sua razão social, seu número de IVA, seu endereço e seus dados bancários vêm de Configurações > Informações do negócio.

Emitir dá à fatura o número, como INV-2026-0042, e a torna definitiva. Enviar por e-mail entrega o PDF, em qualquer um dos 19 idiomas, e registra o envio. Depois disso, Registrar pagamento acompanha pagamentos totais ou parciais, o filtro Vencida mostra o que está atrasado e Enviar lembrete de pagamento manda um lembrete por e-mail, uma fatura de cada vez.

Há limites que você precisa conhecer. O ERPFlow não tem um campo separado para a data da operação, então, quando essa data é diferente da data de emissão, escreva-a na descrição da linha ou em Notas. Não há pagamento online por cartão. Ele não confere números de IVA no VIES nem escolhe a alíquota a partir do país do cliente. As faturas eletrônicas são exportadas como XML Peppol BIS Billing 3.0 para você repassar ao seu operador de faturas eletrônicas, e o ERPFlow não as envia pela rede Peppol por conta própria.