Última atualização em 6 de novembro de 2026
Regras e valores de outras fontes conferidos em 6 de novembro de 2026. Eles mudam, então confirme na fonte antes de se basear neles.
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Uma política de folha de horas para uma empresa de projetos diz quem registra o tempo, em que unidade, até quando, em quais códigos, quem aprova e como os erros são corrigidos. Cabe numa página. O exemplo abaixo está pronto para copiar: troque as palavras entre colchetes e confira os pontos sobre jornada de trabalho com a lei do seu país.
O que uma política de folha de horas deve cobrir?
Uma política de folha de horas deve cobrir as decisões que as pessoas tomariam de maneiras diferentes umas das outras. Estes padrões servem para uma empresa de cerca de 5 a 20 pessoas, e o exemplo mais abaixo os usa.
| Decisão | Padrão sensato |
|---|---|
| Quem registra | Todos, diretores inclusive |
| Unidade | 15 minutos, ou 6 se um contrato com o cliente exigir |
| Quando se registra | Diariamente |
| Quando se envia | 10h do primeiro dia útil da semana seguinte |
| Quem aprova | Um aprovador nomeado para cada pessoa |
| Mudanças após a aprovação | Só com um motivo registrado |
Se você ainda está defendendo a ideia de registrar o tempo, comece por por que todas as pessoas da equipe devem registrar suas horas.
Exemplo de política de folha de horas para copiar
Este exemplo de política de folha de horas foi escrito para uma empresa inventada. Troque os colchetes, apague o que não se aplica e peça a alguém que conheça a sua legislação trabalhista que o leia antes de ele sair.
1. A quem se aplica. A todos que trabalham para a [Empresa], inclusive diretores e pessoas de meio período. Prestadores que nos faturam por hora seguem as cláusulas 3 a 6.
2. O que registrar. Registre todo o tempo que você trabalha, faturável ou não, em um código de projeto ou em um código interno. Se você trabalhou, registre, inclusive o tempo além da sua jornada contratada.
3. Como registrar. Registre até os 15 minutos mais próximos. Cada linha tem um código, uma tarefa e as horas. Não arredonde um dia para cima nem para baixo para chegar a uma meta.
4. Descrições. Nas linhas faturáveis, escreva algo que o cliente poderia ler: “Layout do nível 2 revisado após comentários do cliente”, e não “desenhos”.
5. Prazos. Registre diariamente. Envie a sua semana até as 10h do primeiro dia útil da semana seguinte. Se você vai se ausentar, envie antes de sair.
6. Códigos internos. Use ADMIN, SALES, TRAINING ou LEAVE. Pergunte a [nome] antes de acrescentar um novo. Nunca lance trabalho interno no código de um cliente.
7. Horas extras. Combine as horas extras com o seu gestor antes de trabalhá-las. Se acontecerem mesmo assim, registre. Uma hora não combinada continua sendo uma hora que você trabalhou.
8. Aprovação. [Aprovador] confere a sua folha de horas até o fim de [dia]. Se ela voltar, a nota dirá por quê. Corrija e envie de novo em até um dia útil.
9. Correções. Altere as suas próprias linhas livremente até enviar. Depois da aprovação, peça a [Aprovador]. Registramos o valor antigo, o novo, o motivo e a data, e ninguém muda as suas horas sem avisar você.
10. Como usamos as folhas de horas. Usamos para faturar clientes, para dar custo e preço aos projetos, para planejar cargas de trabalho e para manter registros de jornada. O seu aprovador, os líderes de projeto e o [financeiro] podem ver as suas horas. Guardamos por [período]. Não as usamos para vigiar como você gasta cada minuto do dia.
11. Folhas de horas atrasadas. Lembraremos você no mesmo dia. Atraso repetido é assunto para o seu gestor. Uma folha de horas atrasada não impede o pagamento do seu salário.
As cláusulas de aprovação e correção são um processo à parte, e o processo de aprovação de folhas de horas mostra como conduzi-las semana a semana.
Uma folha de horas é o mesmo que um registro de jornada?
Uma folha de horas não é automaticamente um registro de jornada, embora um documento possa cumprir as duas funções se for desenhado para isso.
Na UE, o Tribunal de Justiça decidiu no processo C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 de maio de 2019) que os Estados-Membros devem exigir que os empregadores instituam “um sistema objetivo, fiável e acessível” que meça a jornada diária de cada trabalhador. Cada Estado-Membro decide a forma desse sistema, então o detalhe está na sua lei nacional.
Na Grã-Bretanha, a regulation 9 das Working Time Regulations 1998 exige registros adequados para mostrar o cumprimento dos limites de jornada, guardados por dois anos. Desde 1º de janeiro de 2024, o empregador não precisa registrar as horas diárias de cada trabalhador se puder mostrar o cumprimento sem isso.
O teste prático é simples. Uma folha de horas de projeto só pode servir de registro de jornada se captar todas as horas realmente trabalhadas, inclusive as horas extras que ninguém jamais vai faturar. Uma folha limitada a 8 horas por dia, ou preenchida de antemão com as horas contratadas, não passa. É por isso que a cláusula 2 manda registrar tudo.
As folhas de horas também são dados pessoais pelo GDPR. A equipe precisa saber por que você coleta as horas dela, quem as vê e por quanto tempo você as guarda, que é para o que serve a cláusula 10. Os prazos de guarda variam com a finalidade, porque as regras fiscais e de contratos com clientes podem durar mais do que as de jornada, então pergunte ao seu contador antes de preencher esse colchete.
Qual deve ser o rigor de uma política de folha de horas?
Uma política de folha de horas deve ser tão rigorosa quanto o seu faturamento exige, e não mais. A empresa que envia horas aos clientes precisa de muito mais detalhe por linha do que a que apenas dá custo aos próprios trabalhos.
| Como você fatura | Unidade | Detalhe da linha | Por quê |
|---|---|---|---|
| Por hora, o cliente vê as horas | 6 ou 15 minutos | Legível pelo cliente | A folha de horas sustenta a fatura |
| Honorário fixo por etapa | 15 ou 30 minutos | Etapa e tarefa | Você precisa do custo por etapa, não de uma narrativa |
| Retainer mensal | 15 minutos | Cliente e tarefa | Você confere as horas contra o que o honorário cobre |
| Uma mistura destes | A mais rigorosa delas, para todos | Legível pelo cliente | As pessoas não mudam de hábito trabalho a trabalho |
Para a unidade, a tabela de incrementos de cobrança mostra o que cada escolha faz com uma fatura. Para o modelo de cobrança, veja consultoria: cobrança por hora ou por retainer.
Que erros de política de folha de horas causam mais problemas?
Os erros de política de folha de horas que causam mais problemas são os que deixam os números errados sem que ninguém perceba.
- Isentar os diretores. As horas deles costumam ser as mais caras da empresa, e todos os outros percebem a isenção.
- “Sem folha de horas, sem salário.” Parece um desestímulo eficaz e, em muitos países, é um problema legal. Cobre a folha de horas e pague o salário.
- Quarenta códigos. As pessoas escolhem o primeiro que parece próximo, e o relatório não significa nada. Acrescente um código só quando souber dizer a decisão que ele vai mudar.
- Tratar um estouro como má conduta. As pessoas respondem encurtando as horas, e os custos dos seus trabalhos ficam errados daí em diante. Um estouro é informação sobre o orçamento.
- Uma política que ninguém faz valer. Se as folhas de horas passam um mês sem leitura, a empresa disse às pessoas que elas não importam. Use um modelo de folha de horas da equipe simples e confira-o toda semana.
Aplicando uma política de folha de horas com o ERPFlow
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. O ERPFlow também não tem aprovação de folhas de horas, então esta política roda numa planilha e não depende de nenhum software em particular.
Algumas coisas no ERPFlow ficam ao lado dela. Um cartão em Projetos tem um campo de tempo gasto digitado em horas e minutos, que soma por projeto e por cliente, mas não registra quem gastou o tempo nem quando. Férias trata solicitações de folga e aprovações, então você pode conferir uma linha LEAVE com uma solicitação aprovada. Favoritos dá à equipe um lugar compartilhado para guardar o link da política. As horas que você fatura vão na fatura como uma quantidade e um valor que você mesmo digita.