Como agências de recrutamento e de trabalho temporário faturam seus clientes

As agências de trabalho temporário faturam seus clientes toda semana ou quinzena, multiplicando as horas aprovadas na folha de horas por um valor cobrado combinado. As agências de recrutamento faturam um honorário único de colocação, em geral uma porcentagem do salário do candidato, quando ele aceita ou começa. As buscas exclusivas são faturadas em parcelas conforme a busca avança.

Que fatura cada tipo de agência envia?

Cada tipo de agência fatura uma coisa diferente, então a fatura, o momento e a prova por trás dela mudam.

Como funciona uma fatura de trabalho temporário?

Uma fatura de trabalho temporário cobra as horas aprovadas pelo valor cobrado combinado, linha por linha, para uma semana declarada. Um exemplo inventado da fatura semanal de um cliente de armazém, com 20% de IVA.

O que facilita o pagamento dessas faturas é o rastro de referências: a ordem de compra ou o centro de custo do cliente, a data de fim da semana e uma folha de horas aprovada por trás de cada linha. Se o cliente aprovou as horas, sobra pouco a discutir. Se não aprovou, a fatura volta. Um modelo de folha de horas da equipe dá um layout que alimenta uma linha como esta.

Clientes grandes podem conduzir o processo por conta própria, num sistema de gestão de fornecedores, às vezes com autofaturação, em que o cliente emite a fatura em seu nome. O artigo 224 da Diretiva do IVA permite isso com acordo prévio e um procedimento de aceitação de cada fatura, e a fatura deve trazer a menção “Self-billing” (artigo 226(10a)). Não temos certeza do texto oficial dessa menção em português, então mantemos aqui a menção em inglês, como na Diretiva.

Qual é a diferença entre markup e margem?

O markup mede o valor cobrado em relação ao pagamento do trabalhador, enquanto a margem mede o que sobra em relação ao valor cobrado, e agências que citam um quando querem dizer o outro são uma fonte comum de preços errados.

Com valores inventados para o mesmo valor cobrado de €24:

Um markup de 60% parece generoso. Ele deixa €6 por hora para pagar o seu escritório, seus consultores e qualquer cliente que pague atrasado. O trabalho temporário também tem uma defasagem de caixa que um honorário de recrutamento não tem: com prazo de 30 dias, você pode pagar quatro ou cinco folhas semanais antes de o primeiro pagamento do cliente chegar. Defina seus prazos de pagamento com isso em mente.

Como funciona uma fatura de honorário de colocação?

Uma fatura de honorário de colocação cobra uma única vez por uma contratação bem-sucedida, em geral como porcentagem do salário combinado do candidato. Os níveis de honorário são questão comercial das suas condições de contratação, então os números abaixo são inventados.

Um honorário de 20% sobre um salário de €48.000 é €9.600, mais 20% de IVA de €1.920, num total de €11.520. Defina “salário” nas suas condições antes de precisar: se ele inclui bônus, comissão ou auxílio de carro, o honorário pode mudar mais do que a porcentagem que você negociou.

Honorário de colocação: Gerente de Operações, candidato J. Exemplo, data de início 1º de fevereiro de 2027. 20% do salário-base combinado do primeiro ano de €48.000, conforme as condições de contratação de 5 de outubro de 2026. Condições de reembolso: cláusula 7.

Reembolsos. Muitas condições devolvem parte do honorário se a pessoa contratada sai cedo. Uma escala inventada sobre aquele honorário de €9.600.

Um reembolso reduz uma fatura que você já emitiu, então normalmente vai numa nota de crédito e não numa edição da fatura original.

Busca exclusiva. O honorário de uma busca exclusiva é dividido ao longo da busca. Num exemplo inventado, 30% de um salário de €75.000 são €22.500, faturados em três parcelas de €7.500: na contratação da busca, na lista final e na colocação. A mecânica é a do faturamento por etapas, com uma busca no lugar de um projeto.

Que IVA se aplica à fatura de uma agência?

O IVA na fatura de uma agência depende de a agência fornecer o trabalhador ou apenas apresentá-lo. A HMRC traça essa linha com clareza no VAT Notice 700/34:

• Fornecer pessoal como principal: o IVA incide sobre o total cobrado, incluindo os custos de pessoal repassados ao cliente (parágrafo 2.3). Na fatura acima, é IVA sobre os €3.048 inteiros, e não sobre a margem da agência.
• Atuar como agente, apresentando um trabalhador que contrata direto com o cliente: é um serviço de apresentação, e o IVA incide sobre o que a agência cobra (parágrafo 5.1.2).

O custo do IVA sobre o total cobrado recai sobre clientes que não podem recuperá-lo, então espere essa conversa com eles. Outros países chegam a respostas próprias, então confira a do seu. Para clientes no exterior, veja o guia sobre faturar clientes da UE.

Que regras sobre trabalhadores temporários afetam a fatura?

As regras sobre trabalhadores temporários afetam a fatura principalmente pelo valor cobrado e pela taxa de transferência. As regras variam por país e mudam, então trate estes pontos como indicações para conferir com um consultor.

• Igualdade de tratamento: na UE, a Diretiva 2008/104/CE, artigo 5 diz que as condições básicas de trabalho e de emprego de um temporário devem ser, no mínimo, as que teria se tivesse sido contratado diretamente, e as leis nacionais aplicam isso de formas diferentes. No Reino Unido, o direito equivalente começa depois de 12 semanas corridas na mesma função com o mesmo cliente. Se o pagamento sobe nesse ponto, as suas condições precisam permitir que o valor cobrado acompanhe.
• Passagem para efetivo: a lei da UE anula cláusulas que impedem um cliente de contratar um temporário depois de uma missão, mas permite à agência uma compensação razoável pelos seus serviços (artigo 6(2)). No Reino Unido, uma taxa de transferência só pode ser cobrada em condições definidas, e a taxa deve constar do seu contrato com o cliente.
• Cobrança dos trabalhadores: o artigo 6(3) da mesma Diretiva proíbe as agências de cobrar dos trabalhadores taxas por organizar a contratação deles pelo cliente.
• Licenciamento: alguns países e setores exigem que a agência tenha uma licença. Confira antes de faturar um cliente num país novo.

O governo do Reino Unido tem consultado sobre mudanças nesse arcabouço, então confira a situação atual por lá.

Faturando clientes de recrutamento e trabalho temporário no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Ele não tem folha de pagamento, escala de turnos nem acompanhamento de candidatos, então cuida da fatura e não da colocação.

• Valores: cadastre cada função como um serviço com a unidade hr e o valor cobrado. Valores que diferem entre clientes são digitados por cima na linha.
• Faturas semanais: digite as horas aprovadas como quantidade numa linha da fatura e ponha a semana e o trabalhador na descrição. Duplicar copia a fatura da semana passada para um novo rascunho, o que poupa redigitar as linhas. Uma fatura recorrente não serve aqui, porque suas linhas são idênticas a cada execução.
• Referências: o campo Número do pedido guarda a ordem de compra do cliente e é impresso no PDF.
• Folhas de horas como prova: anexe a folha de horas aprovada à fatura. Os anexos ficam no seu registro e não são enviados por e-mail com a fatura, então envie a folha de horas à parte se o cliente quiser.
• Honorários de colocação: uma linha numa fatura, com o texto acima na descrição.
• Reembolsos: o ERPFlow não tem um documento de nota de crédito. Marcar como cancelada e Duplicar resolvem um cancelamento total com reemissão, mas um reembolso parcial exige uma nota de crédito do seu sistema contábil.

O registro de cada cliente mostra a receita líquida e o que está em aberto. O ERPFlow não mostra margem por trabalhador, por cliente nem por colocação.