Como controlar horas faturáveis e não faturáveis

Para controlar horas faturáveis e não faturáveis, registre todo o seu tempo de trabalho, e não só a parte cobrável, marque cada entrada como faturável ou não e dê um código de motivo curto às entradas não faturáveis. No fim do mês você vê quantas horas geraram dinheiro e para onde foram as outras.

Qual é a diferença entre horas faturáveis e não faturáveis?

Horas faturáveis são o tempo que você pode cobrar de um cliente pelo acordo que tem com ele. Horas não faturáveis são tudo o mais que você trabalha, e isso inclui parte do trabalho para clientes além de tarefas internas como vendas e administração.

Quem traça a linha é o acordo, então a mesma tarefa pode cair de lados diferentes para clientes diferentes. Uma ligação que é cobrável num trabalho por hora pode estar incluída no valor de um retainer.

Esta tarefa é faturável? Uma tabela de decisão

Para uma tarefa que não está na lista, pergunte se o trabalho deste cliente precisou dela, se o seu acordo permite cobrar por ela e se você ficaria à vontade para descrevê-la numa linha da fatura dele. Um não a qualquer uma dessas perguntas a torna não faturável.

Como configurar o controle?

Acrescente duas colunas ao seu registro de horas: Faturável (Sim ou Não) e Motivo. Mantenha a lista de motivos curta, porque uma lista de vinte códigos termina com tudo em "Outros".

Nomeie o cliente no trabalho não faturável feito para clientes. A refação num trabalho faz parte do que esse trabalho realmente custou, e você vai querer esse dado ao precificar o próximo.

Marque cada entrada ao registrá-la, já que quem faz o trabalho sabe melhor se foi refação. Se as suas colunas forem intervalos nomeados, o total faturável de um mês numa planilha é =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), e a mesma fórmula com Reason dá cada código.

Exemplo prático: lendo os números de um mês

Eis um exemplo inventado. Uma consultora que cobra €90 por hora registra 160 horas em março.

Refação e cortesia são as linhas para ler primeiro. Juntas, são 12 horas de trabalho para clientes, no valor de €1.080 ao valor normal, e não renderam nada. Se você só registra o tempo faturável, esse número não existe.

Os 65% são uma participação nas horas registradas. Eles alimentam diretamente um valor da hora cobrado do cliente, mas não são exatamente a mesma medida que a taxa de utilização, que costuma ser calculada sobre as horas disponíveis. O guia sobre taxa de utilização e horas faturáveis explica a diferença.

Quando uma hora faturável vira redução de valor faturado?

Uma hora faturável vira redução de valor faturado quando você pretendia cobrá-la e depois decide cobrar menos. O tempo não faturável nunca ia ser cobrado, então os dois devem ficar separados nos seus registros.

Mantenha essas horas marcadas como faturáveis e registre a redução como abatimento no momento de faturar. Se você as remarcar discretamente como não faturáveis, o registro deixa de mostrar que o trabalho estourou. Redução de valor faturado e baixa explica como registrar cada uma.

Os erros que tornam os números inúteis

• Registrar só o tempo faturável. Você obtém o que precisa para as faturas e não aprende nada sobre o resto da semana.
• "Outros" como motivo. Se passar de uma ou duas linhas por mês, você precisa de um código novo.
• Perseguir tempo não faturável zero. Vendas e treinamento mantêm o negócio em pé. A meta é uma participação sensata.
• Punir as pessoas pelo número. Se fizer isso, o tempo não faturável passa a ser registrado como faturável, ou deixa de ser registrado.

Separando o tempo faturável no ERPFlow

O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas hoje. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Um cartão em Projetos tem um campo Tempo gasto digitado, e ele não tem marcação de faturável, código de motivo nem relatório por pessoa.

Você ainda pode separar o tempo com quadros, porque os totais são somados por quadro. Mantenha o trabalho cobrável em quadros vinculados a um cliente e ponha vendas, administração, treinamento e trabalho para clientes não cobrado num quadro interno sem cliente. A página do cliente mostra então o tempo cobrável de cada quadro vinculado, com um total.

É uma convenção, não um relatório. O tempo num cartão não tem data, então o total de um quadro não diz o que aconteceu em março, e o exemplo prático acima ainda pertence a uma planilha. As horas faturadas só existem quando alguém as digita numa fatura.