Como convidar sua equipe para o ERPFlow

Para convidar sua equipe para o ERPFlow, abra Configurações > Membros, digite o e-mail de cada pessoa, escolha uma função (Administrador ou Membro) e clique em Enviar convite. O link do e-mail funciona por 7 dias. Você precisa de um plano pago para adicionar alguém, porque o plano Free cobre um membro.

Como convidar alguém para o ERPFlow?

Você convida alguém para o ERPFlow em Configurações > Membros, e só o proprietário ou um administrador pode fazer isso.

1. Confira se há um assento livre. Configurações > Assinatura mostra os membros em uso em relação ao seu limite de assentos.
2. Envie o convite. Em Convidar um colega, digite o e-mail, escolha a função e clique em Enviar convite. Só o proprietário pode convidar alguém direto como administrador.
3. A pessoa entra. Ela segue o link do e-mail e entra com o e-mail convidado. Se não tem conta, cria uma na hora. Quem já está conectado com um e-mail verificado também vê o convite na página inicial, com um Aceitar de um clique.
4. Termine a configuração. Atribua uma função personalizada, se você as usa, e vincule a pessoa ao registro de equipe dela.

Avise as pessoas sobre um detalhe: o convite pertence ao e-mail que você digitou. Quem foi convidado no e-mail do trabalho e entra com uma conta pessoal do Google recebe a informação de que o convite foi para outro e-mail. Uma mensagem curta antes poupa a ida e vinda:

Convidei você para a nossa conta do ERPFlow em [e-mail do trabalho]. Procure o e-mail do ERPFlow, siga o link e entre com esse mesmo e-mail. O link dura 7 dias. Se nada chegar até amanhã, me avise e eu envio de novo.

Quantas pessoas você pode convidar em cada plano do ERPFlow?

O número de pessoas que você pode convidar num plano do ERPFlow é o dos membros incluídos mais os assentos extras que você comprar. Os preços são por mês, em euros, mais IVA.

Os convites pendentes também contam. Membros e convites não expirados são somados, então você não consegue enfileirar convites além do seu limite. Um convite expirado não ocupa assento, mas reenviá-lo toma o assento de volta, e um reenvio no limite é recusado.

Veja o que uma equipe paga só em assentos, calculado a partir dessa tabela:

A partir de 13 membros, o Business é o que custa menos em assentos. Mas os assentos muitas vezes não são o que decide. O Starter permite 15 faturas por mês, o Growth 30, e o Business tira os limites mensais, então confira os limites na página de preços em relação ao que você realmente emite. Uma mudança de plano ou do número de assentos depois do primeiro pagamento vale imediatamente, com a diferença calculada proporcionalmente.

Uma nova pessoa deve ser Administrador ou Membro?

Uma nova pessoa deve ser Membro, a menos que precise administrar a organização com você. Um administrador tem todas as permissões do sistema, convida e remove membros, gerencia a assinatura, edita alíquotas de imposto e categorias e lê o registro de atividades.

O erro é presumir que Membro significa limitado. Numa organização recém-criada, a função Membro começa com ver e gerenciar em Leads, Clientes, Orçamentos, Pedidos, Faturas, Produtos, Serviços, Fornecedores, Ativos, Despesas, Receitas, Equipe, Locais, Notas, Projetos, Favoritos, Férias e Agendamento. Gerenciar inclui criar, editar e excluir. A função começa sem salários, informações sensíveis da equipe, formulários de captura de leads, integrações, o registro de atividades e o gerenciamento de funções.

Se isso é demais para a sua empresa, restrinja antes de enviar os convites. A função Membro embutida pode ser editada em Configurações > Funções, e a mudança vale para todos que a têm.

Como funcionam as funções personalizadas com os convites?

Uma função personalizada no ERPFlow é atribuída depois que a pessoa entra, porque o convite oferece só Administrador ou Membro. Crie a função em Configurações > Funções com uma chave e um nome. Ela começa sem nada concedido. Abra Editar permissões e ligue o que a função precisa: cada chave vale no momento em que você a aciona, sem botão de salvar. Depois use Atribuir a um membro no mesmo painel.

Até você atribuí-la, a pessoa tem o que a sua função Membro concede. Para alguém que deve ver muito pouco, como um contador temporário, deixe a função pronta e atribua-a assim que a pessoa aceitar. A página de funções e permissões lista o que pode ser controlado.

E se um convite expirou ou nunca chegou?

Um convite do ERPFlow expirado ou perdido se resolve com Reenviar, em Convites pendentes em Configurações > Membros. Os convites vencem 7 dias depois de enviados, e a lista os marca como Expirada. Reenviar manda um novo link com mais 7 dias e faz o link antigo parar de funcionar, então diga à pessoa para usar o e-mail mais recente. Cancelar remove um convite e o seu link.

Convidar o mesmo e-mail de novo é recusado enquanto o convite dele ainda está valendo. Depois de expirado, um novo convite simplesmente o substitui.

Os registros de equipe precisam de um assento?

Os registros de equipe não precisam de um assento, porque um membro e um registro de equipe são coisas diferentes no ERPFlow. Um membro entra e usa o sistema. Um registro de equipe é o registro de RH de alguém que você escala e paga, e essa pessoa não precisa de conta. Os registros de equipe têm limite próprio: 1 no Free, 3 no Starter, 6 no Growth e sem limite no Business.

Quem precisa dos dois fica com os dois. Criar membro da equipe na linha de um membro preenche um novo registro a partir da conta e vincula os dois, e Vincular a um membro da equipe… liga um registro que você criou antes. Quem tira folga precisa de um registro de equipe, entre ou não no sistema, porque a folga é registrada na lista de Equipe.

Com todos dentro, cada membro que pode ver Projetos vê os mesmos quadros. Os guias sobre como os projetos funcionam e sobre registrar tempo num cartão são o que enviar a eles em seguida.

Gerenciando o acesso da sua equipe no ERPFlow

Proprietários e administradores mudam funções e removem membros em Configurações > Membros. Remover alguém encerra o acesso imediatamente, e o registro de equipe permanece com o histórico. Um administrador pode mover pessoas entre Membro e Administrador, mas não pode alterar nem remover outro administrador, o que só o proprietário pode fazer. Uma organização tem um proprietário, que passa o posto com Transferir propriedade em Configurações > Organização e se torna administrador. As integrações conectadas não ocupam assento.

Algumas coisas o ERPFlow não faz. O acesso é por e-mail e senha ou Google, sem SAML nem SCIM. A autenticação em dois fatores é escolha de cada pessoa, e ninguém pode exigi-la dos outros. As permissões valem por área, não por registro nem por local: uma função que pode ver faturas vê todas as faturas, e não há quadros de projeto privados.