Última atualização em 6 de novembro de 2026
Regras e valores de outras fontes conferidos em 6 de novembro de 2026. Eles mudam, então confirme na fonte antes de se basear neles.
Informações gerais, não aconselhamento fiscal ou jurídico. As regras dependem do seu país e da sua situação, então confirme com seu contador qualquer ponto com consequência fiscal ou jurídica.
Para fazer fatura como freelancer, envie uma fatura numerada com seu nome e endereço, a razão social do cliente, o que você fez e quando, o valor e o IVA, se houver, a data de vencimento e seus dados bancários. Cobrar ou não IVA depende do seu registro e de onde o cliente está, então resolva isso primeiro.
Os passos gerais estão em como fazer uma fatura para clientes. Este guia trata do que muda quando o negócio é uma pessoa só.
O que um freelancer precisa colocar na fatura?
A fatura de um freelancer traz os mesmos dados de qualquer outra, com uma diferença: você é a pessoa jurídica, então seu próprio nome vai nela. No Reino Unido, o GOV.UK diz que os sole traders (autônomos) devem mostrar o nome e qualquer nome comercial que usem e, se usarem um nome comercial, um endereço onde documentos legais possam ser entregues. Se você trabalha por meio de uma sociedade limitada, a fatura mostra a razão social completa registrada da empresa.
Um nome fantasia chamativo pode aparecer ao lado do seu nome legal, mas nunca no lugar dele.
Seu endereço também precisa constar. Se você prefere não imprimir o endereço de casa, pergunte ao seu contador o que o seu país aceita no lugar. Seu país também pode pedir um número de registro fiscal ou empresarial. Confira uma vez e coloque a resposta no seu modelo, para a dúvida não voltar.
Um freelancer deve cobrar IVA?
Um freelancer cobra IVA somente se estiver registrado no IVA e, uma vez registrado, o local e a condição do cliente definem o tratamento.
| Sua situação | O que a fatura mostra |
|---|---|
| Sem registro de IVA, abaixo do limite do seu país | Sem IVA e sem número de IVA. Onde o seu país exigir, uma breve referência à isenção para pequenas empresas |
| Registrado no IVA, cliente no seu próprio país | Seu número de IVA, a alíquota e o valor do IVA |
| Registrado no IVA na UE, cliente empresarial em outro país da UE | Em geral sem cobrança de IVA, os dois números de IVA e as palavras "Reverse charge". Veja faturar clientes da UE e o texto da inversão do sujeito passivo |
| Registrado no IVA, cliente fora da UE e do Reino Unido | Em geral sem IVA da sua parte, embora dependa do serviço. Veja faturar clientes internacionais |
| Pessoa física em outro país | Aplicam-se regras diferentes. Pergunte ao seu contador antes de enviar |
O limite de registro no Reino Unido é de £90.000 de faturamento tributável em 12 meses. Na UE, cada país decide se isenta as pequenas empresas, e qualquer limite que fixe tem teto de €85.000 (artigo 284 da Diretiva do IVA).
Acrescentar IVA sem estar registrado é o erro caro nesse caso. O guia de IVA da HMRC diz que só uma pessoa registrada no IVA pode emitir uma fatura com IVA e que há penalidades financeiras para quem o faz sem registro. Um freelancer que copia o modelo de um amigo com uma linha de IVA pode cometer esse erro sem querer.
Como é uma fatura de freelancer?
Aqui está um exemplo inventado: um desenvolvedor freelancer emite uma fatura em 31 de março por um trabalho feito naquele mês, com prazo de 14 dias e IVA de 20% só para ilustrar.
| Descrição | Quantidade | Valor | Líquido |
|---|---|---|---|
| Desenvolvimento, valor por dia, 2 a 13 de março de 2026 | 8 dias | €480,00 | €3.840,00 |
| Reuniões de revisão de código | 3,5 horas | €70,00 | €245,00 |
| Licença de fonte comprada para o projeto, repassada pelo custo | 1 | €60,00 | €60,00 |
| Total líquido | €4.145,00 | ||
| IVA a 20% | €829,00 | ||
| Total a pagar até 14 de abril de 2026 | €4.974,00 |
Dois detalhes evitam discussões. As datas na linha do valor por dia permitem que o cliente confira com o próprio calendário. E as horas são escritas como decimais: três horas e meia é 3,5. Se você escrever 3,30, alguém vai ler 3,3 horas, o que dá €231 em vez de €245, e você acabou de dar ao cliente uma dúvida e a si mesmo um prejuízo de €14.
A licença da fonte leva IVA aqui porque é um custo do trabalho repassado como parte do seu preço. Faturar despesas reembolsáveis explica quando isso é correto e quando não é.
O que perguntar a um cliente novo antes da primeira fatura?
Pergunte a um cliente novo os dados de cobrança e o processo de pagamento antes de começar, porque a primeira fatura é onde os problemas de papelada aparecem. Basta uma mensagem:
Antes de enviar minha primeira fatura, você poderia confirmar três coisas? A razão social e o endereço que devo cobrar, se vocês precisam do número de uma ordem de compra na fatura e para qual endereço as faturas devem ser enviadas. Se eu precisar ser cadastrado antes como fornecedor, ou se vocês pagam em datas fixas, me avisem o que precisam de mim.
Empresas maiores muitas vezes não pagam um fornecedor que não esteja cadastrado no sistema delas, e esse cadastro pode demorar mais do que o trabalho. Pergunte cedo e devolva qualquer formulário no mesmo dia.
Como os freelancers recebem em dia?
Os freelancers recebem em dia, em grande parte, pelo que combinam antes de o trabalho começar.
- Peça um sinal aos clientes novos. Ele testa se o processo de pagamento funciona e divide o risco. Veja faturas de sinal e pagamento final.
- Fature trabalhos longos por etapas. Três meses de trabalho sem receber é um empréstimo grande para alguém que você talvez tenha encontrado duas vezes. O faturamento por etapas mostra como.
- Combine prazos de pagamento curtos por escrito, no orçamento ou no contrato, e não apenas na fatura.
- Faça a fatura no dia em que terminar. A maioria dos prazos conta a partir da fatura, então uma fatura atrasada significa dinheiro atrasado.
- Cobre no dia seguinte ao vencimento. A sequência de lembretes traz textos para copiar.
Freelancers também não são credores de segunda classe. A Diretiva da UE sobre Atrasos de Pagamento abrange uma empresa "mesmo quando essa atividade é exercida por uma única pessoa" ("even where that activity is carried out by a single person"), então, se um cliente empresarial paga com atraso, você pode cobrar juros e um valor fixo como qualquer outro.
Os erros típicos de quem trabalha sozinho
- Salvar por cima da fatura do mês passado. Um modelo em Word ou planilha leva junto a data, o número ou o cliente antigos se você não perceber, e só você está conferindo.
- Numerar por cliente. ACME-001 e BETA-001 parecem organizados, mas dificultam mostrar que suas faturas formam uma única sequência. Como numerar faturas traz formatos que se sustentam.
- Cobrar a pessoa que contratou você. O nome do seu contato não é o cliente. O cliente é a empresa que deve o dinheiro a você.
Fazer fatura como freelancer no ERPFlow
O faturamento no ERPFlow funciona para uma pessoa só. O plano Free inclui um membro, 5 faturas por mês, 10 clientes e 5 serviços. Ele funciona apenas na sua moeda base, e os PDFs levam um rodapé "Generated by ERPFlow.ai". Os limites dos planos maiores estão na página de preços.
Você informa uma vez sua razão social, endereço, dados bancários e número de IVA, se tiver, em Configurações > Informações do negócio, e eles são impressos em todas as faturas. A numeração é automática. Um valor por dia ou por hora pode ficar em um serviço, de modo que uma nova linha significa escolher o serviço e digitar a quantidade. Se você não é registrado no IVA, deixe a alíquota de fora da linha. Um orçamento vira um rascunho de fatura sem precisar digitar de novo.
O ERPFlow não tem cronômetro nem folhas de horas. O trabalho por hora é cobrado informando um valor e uma quantidade na fatura. O controle de horas, incluindo a conversão do tempo registrado em faturas, vai chegar. Por enquanto, o cartão de um projeto tem um campo de tempo gasto que você digita em horas e minutos, e que soma por projeto e por cliente, mas esse total não vira linhas de fatura. Você lê o total e digita a quantidade por conta própria.
Um cliente com mensalidade pode ir para uma fatura recorrente, que é emitida e enviada por e-mail ou deixada como rascunho para você conferir. Ela fatura o cliente e nunca cobra o dinheiro, porque o ERPFlow não tem pagamento online por cartão nem cobrança automática. Você registra cada pagamento quando ele chega.